Unterschwellenvergaben für den Mittelstand

Die Unterschwellenvergabe ist das Verfahren, das eine Vergabestelle für alle Beschaffungen unterhalb der EU-Schwellenwerte nutzt. Sie ist mit Abstand das häufigste Verfahren nach Anzahl der Aufträge und die Stufe, auf der ein kleines oder mittleres Unternehmen die besten Chancen auf seinen ersten öffentlichen Auftrag hat. Dieser Leitfaden erklärt, warum das so ist, wo diese Aufträge stehen und wie Sie eine schnelle Antwort organisieren.

Was eine Unterschwellenvergabe ist, in Zahlen

Unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt nicht das GWB, sondern das Haushaltsrecht: für Liefer- und Dienstleistungen die UVgO in der Fassung, die Bund oder Land für verbindlich erklärt haben, für Bauleistungen der Abschnitt 1 der VOB/A. Die Schwellenwerte 2026 ergeben folgendes Bild, alle Beträge netto.

Die Wertgrenzen des § 3a VOB/A gelten seit dem 1. Januar 2026: Direktauftrag bis 50 000 €, Freihändige Vergabe bis 100 000 €, Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb bis 150 000 €. Für den Bund hat das Vergabebeschleunigungsgesetz die Direktauftragsgrenze für Liefer- und Dienstleistungen zum 1. Juli 2026 auf 50 000 € angehoben.

Alle Werte gelten für den geschätzten Gesamtwert des Bedarfs einschließlich Verlängerungsoptionen. Bei Bauleistungen ist die Spanne der Unterschwellenvergabe damit riesig: Eine Schulsanierung für drei Millionen Euro bleibt eine Unterschwellenvergabe.

Unterhalb der Direktauftragsgrenze darf die Vergabestelle ohne Verfahren beauftragen, sofern sie ein angemessenes Angebot wählt, wirtschaftlich handelt und nicht dauerhaft denselben Anbieter bedient. Diese Beschaffungen erzeugen keine Bekanntmachung: Sie erreichen sie nur über direkte Ansprache.

Warum die Unterschwelle die Eintrittstür des Mittelstands ist

Gegenüber einem EU-weiten Verfahren lässt die Unterschwelle der Vergabestelle Spielraum bei Bekanntmachung, Fristen und Ablauf des Verfahrens. Konkret:

• Kurze Fristen. Es gibt keine gesetzliche Mindestangebotsfrist wie oberhalb der Schwellenwerte; zwei bis vier Wochen sind üblich. Das benachteiligt Konzerne mit langen internen Freigabewegen.
• Schlanke Unterlagen. Die Vergabeunterlagen bestehen oft nur aus Bewerbungsbedingungen, einer kurzen Leistungsbeschreibung, einem Angebotsschreiben und einem Preisblatt oder Leistungsverzeichnis. Das erwartete technische Konzept umfasst wenige Seiten.
• Verhandlung, aber nur im richtigen Verfahren. Anders als in Frankreich darf in der Öffentlichen und der Beschränkten Ausschreibung nicht über Preise oder Angebotsinhalte verhandelt werden. Eine Verhandlung ist nur in der Verhandlungsvergabe zulässig, die die Vergabestelle unterhalb der jeweiligen Wertgrenze frei wählen kann. Prüfen Sie deshalb in der Bekanntmachung, welche Verfahrensart gewählt wurde.
• Lokale Aufträge. Unterschwellenvergaben stammen überwiegend von Gemeinden, Landkreisen, Schulträgern, Kliniken und kommunalen Wohnungsunternehmen. Nähe, Reaktionsfähigkeit und Ortskenntnis zählen.
• Begrenzter Wettbewerb. Viele Verfahren erhalten weniger als fünf Angebote, manchmal nur eines. Eine Aufhebung mangels Angeboten kommt regelmäßig vor.

Die materiellen Grundsätze der öffentlichen Auftragsvergabe gelten weiter: Gleichbehandlung, Transparenz, vorab bekannt gegebene Zuschlagskriterien und elektronische Angebotsabgabe über die Vergabeplattform.

Wo Sie Unterschwellenvergaben finden

Das ist der schwache Punkt: Sie sind verstreut, weil die Vergabestelle den Ort der Veröffentlichung weitgehend selbst wählt.

Drei Praktiken decken das Wesentliche ab:

1. Der nationale Bekanntmachungsservice, gefiltert auf Vergaberechtsrahmen UVgO oder VOB/A Abschnitt 1, Ihre CPV-Codes und Ihre NUTS-Region.
2. Die Vergabeplattform Ihres Bundeslandes. Ein Vergabemarktplatz eines Landes bündelt häufig Dutzende Kommunen in einer Registrierung. Aktivieren Sie dort die Benachrichtigungen nach Auftragsart und Stichwörtern, und ergänzen Sie DTVP und subreport, über die viele Landkreise ausschreiben.
3. Die direkte Ansprache für Beschaffungen unterhalb der Direktauftragsgrenze. Ein Anschreiben oder ein Termin beim Beschaffungsreferat einer Kommune, mit Leistungsübersicht und Preisrahmen, genügt oft, um in die Bieterliste aufgenommen zu werden und Angebotsanfragen zu erhalten.

Der Leitfaden Wie Sie öffentliche Ausschreibungen in Deutschland finden beschreibt die Quellen und ihre Filter im Einzelnen.

Wie Sie schnell auf eine Unterschwellenvergabe antworten

Die kurze Frist ist nur dann ein Vorteil, wenn das Unternehmen vorbereitet ist. Die typische Organisation besteht aus drei Elementen.

Eine gepflegte Dauerakte

Sammeln Sie in einem gemeinsamen Ordner: aktueller Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung, Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt, Krankenkasse und Berufsgenossenschaft, Nachweis der Betriebshaftpflicht mit Deckungssummen, vorbereitete Einheitliche Europäische Eigenerklärung und Eigenerklärung zur Eignung, Umsatz- und Beschäftigtenzahlen der letzten drei Jahre, Referenzliste mit Bescheinigungen, Zertifikate und Eintragungen (Handwerksrolle, Präqualifikationsverzeichnis), Lebensläufe, Bankverbindung sowie die Tariftreue- und Mindestentgelterklärung Ihres Bundeslandes. Erneuern Sie die Bescheinigungen halbjährlich.

Ein modulares technisches Konzept

Bereiten Sie Bausteine von fünf bis zehn Seiten vor: Unternehmensdarstellung, Standardorganisation, Ressourcen, Qualitätssicherung, Arbeitsschutz, Umwelt, Referenzen. Je Verfahren schreiben Sie nur die Seite zum Bedarfsverständnis und die Anpassungen an die bekannt gegebenen Kriterien. Der Leitfaden Ein überzeugendes technisches Konzept schreiben liefert die Methode.

Eine Fünf-Tage-Routine

Geben Sie immer vor dem letzten Tag ab: Maßgeblich ist der Zeitstempel der Plattform, ohne Toleranz.

Nach der Angebotsabgabe

In einer Verhandlungsvergabe kann die Vergabestelle Sie zu Preis, Fristen oder Inhalt ansprechen. Antworten Sie schriftlich über die Plattform, schnell, und senken Sie den Preis nur gegen eine klare Gegenleistung. In der Öffentlichen Ausschreibung sind lediglich Aufklärungsgespräche über den Angebotsinhalt zulässig. Bei einer Absage fordern Sie die Gründe an: Unterhalb der Schwellenwerte gilt § 134 GWB nicht, viele Landesvergabegesetze sehen aber eine Informationspflicht vor, und die Vergabestelle nennt auf Anfrage regelmäßig die Gründe der Nichtberücksichtigung. Nach ein oder zwei gewonnenen Verfahren sind Sie dem Beschaffungsreferat bekannt, was für die nächsten Verfahren und für Direktaufträge zählt.

Checkliste Unterschwelle

• Wertgrenzen 2026 für Ihre Auftragsart und Ihre Auftraggeber bekannt, Landesvergabegesetz geprüft.
• Benachrichtigung auf oeffentlichevergabe.de nach Vergaberechtsrahmen, CPV-Codes und NUTS-Region eingerichtet.
• Registrierung auf dem Vergabemarktplatz Ihres Landes sowie bei DTVP und subreport.
• Dauerakte vollständig, Bescheinigungen nicht älter als sechs Monate.
• Bausteine des technischen Konzepts bereit.
• Fünf-Tage-Routine schriftlich festgehalten und im Team bekannt.
• Verfahrensart jeder Bekanntmachung geprüft, um zu wissen, ob verhandelt werden darf.
• Absagegründe systematisch angefordert.

In Österreich heißt das Gegenstück Direktvergabe beziehungsweise nicht offenes Verfahren ohne Bekanntmachung; die jeweils geltenden Wertgrenzen stehen in der Schwellenwerteverordnung zum Bundesvergabegesetz, deren aktuelle Fassung auf ris.bka.gv.at zu prüfen ist. Scoutee ist darauf ausgelegt, diese verstreuten Unterschwellenvergaben für kleine und mittlere Unternehmen zu beobachten.