Vergabeverfahren
Das Vergabeverfahren ist der Wettbewerb um einen öffentlichen Auftrag, von der Bekanntmachung bis zum Zuschlag. Ablauf, Unterlagen und Tipps für bietende KMU.
Aktualisiert am 5. September 2026
Das Vergabeverfahren ist der vom öffentlichen Auftraggeber organisierte Wettbewerb, mit dem er den Vertragspartner für einen Auftrag auswählt, von der Bekanntmachung bis zum Zuschlag. Der Begriff ist übergreifend: Er gilt für eine Verhandlungsvergabe über wenige zehntausend Euro ebenso wie für ein europaweites offenes Verfahren.
Wie es funktioniert
Jedes Verfahren folgt derselben Abfolge. Der Auftraggeber beschreibt seinen Bedarf und erstellt die Vergabeunterlagen, darunter die Aufforderung zur Angebotsabgabe und die Bewerbungsbedingungen, die die Spielregeln festlegen. Er veröffentlicht eine Bekanntmachung auf dem nach Schwellenwert vorgeschriebenen Weg oder fordert bei kleinen Beschaffungen einzelne Unternehmen direkt zur Angebotsabgabe auf. Die Unternehmen laden die Unterlagen auf der Vergabeplattform herunter, stellen dort Bieterfragen und reichen ihr Angebot vor der Angebotsfrist ein.
Der Auftraggeber öffnet die Angebote, prüft Eignung und Ausschlussgründe, scheidet unvollständige oder unzulässig geänderte Angebote aus, wertet die übrigen anhand der gewichteten Zuschlagskriterien, verhandelt, soweit die Verfahrensart es erlaubt, und erteilt den Zuschlag. Oberhalb der EU-Schwellenwerte informiert er die unterlegenen Bieter nach § 134 GWB über den Grund der Ablehnung und wartet eine Stillhaltefrist ab, bevor er den Vertrag schließt. Das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und die Vergabeverordnung regeln oberhalb, die UVgO und Abschnitt 1 der VOB/A unterhalb der Schwellenwerte; in Österreich gilt durchgängig das Bundesvergabegesetz.
Ein Verfahren kann auch ohne Zuschlag enden: Der Auftraggeber hebt es dann ganz oder teilweise auf.
Was das für Unternehmen bedeutet
Eine laufende Bekanntmachung ist eine Chance mit Verfallsdatum. Für ein KMU lohnt es sich, jedes Verfahren wie ein Projekt zu behandeln: die Vergabeunterlagen am ersten Tag vollständig lesen, die geforderten Nachweise auflisten, Bieterfragen früh stellen, Kalkulation und Konzept auf getrennte Schultern verteilen und deutlich vor Fristende hochladen.
Unterschätzen Sie kleine Verfahren nicht, bei denen nur wenige Angebote eingeholt werden: Sie sind weniger umkämpft, schneller entschieden und schaffen die erste Referenz bei einem Auftraggeber.
Beispiel
Ein Zweckverband für Wasserversorgung im Allgäu vergibt die Lieferung von Wasserzählern, geschätzt auf 120 000 € netto über zwei Jahre. Der Wert liegt unter dem EU-Schwellenwert von 216 000 €, aber über der Grenze für eine formlose Vergabe: Der Verband schreibt öffentlich aus, veröffentlicht die Bekanntmachung über den Bekanntmachungsservice unter oeffentlichevergabe.de, stellt die Unterlagen online und setzt drei Wochen Angebotsfrist. Vier Anbieter reichen ein; ein spezialisiertes KMU gewinnt mit wettbewerbsfähigem Preis und längerer Garantie.
Häufige Fragen
Sind Vergabeverfahren und offenes Verfahren dasselbe?
Vergabeverfahren ist der Oberbegriff. Das offene Verfahren ist eine bestimmte, förmliche Verfahrensart ohne Verhandlung.
Kann man während des Verfahrens Fragen stellen?
Ja, schriftlich über die Vergabeplattform bis zu dem in den Unterlagen genannten Termin. Die Antworten gehen an alle Bieter.
Was passiert, wenn nur ein Angebot eingeht?
Der Auftraggeber kann den Zuschlag erteilen, wenn das Angebot wertbar und wirtschaftlich ist, oder das Verfahren aufheben und neu ausschreiben.