Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen enthalten alle Dokumente eines Vergabeverfahrens: Aufforderung, Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen, Preisblatt. Inhalt, Zugang und Tipps.

Aktualisiert am 5. September 2026

Die Vergabeunterlagen sind sämtliche Dokumente, die der öffentliche Auftraggeber den Unternehmen zur Verfügung stellt, damit sie ein Angebot erstellen können. Sie beschreiben den Bedarf, die Regeln des Vergabeverfahrens, die Bedingungen der Vertragsausführung und die Form, in der die Preise anzugeben sind.

Wie es funktioniert

Die Vergabeunterlagen werden zeitgleich mit der Auftragsbekanntmachung veröffentlicht. Nach § 41 VgV muss der Auftraggeber sie ab dem Tag der Bekanntmachung unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt elektronisch über eine Vergabeplattform abrufbar halten; nur eng begrenzte Ausnahmen sind zulässig. Unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt nach UVgO und VOB/A dasselbe Prinzip. In Österreich sieht das Bundesvergabegesetz den freien elektronischen Zugang ebenso vor.

Ein typischer Satz Vergabeunterlagen enthält:

die Aufforderung zur Angebotsabgabe und die Bewerbungsbedingungen mit Frist, geforderten Nachweisen und Zuschlagskriterien;
das Angebotsschreiben, mit dem sich das Unternehmen an sein Angebot bindet (Angebotsschreiben und Vertragsschluss);
die Leistungsbeschreibung, im Bau meist als Leistungsverzeichnis im GAEB-Format;
die Vertragsbedingungen, also Besondere Vertragsbedingungen zusammen mit VOB/B oder den ergänzenden Bedingungen des Auftraggebers;
die Preisblätter: Einheitspreise, ein Preisblatt zur Wertung oder eine Pauschalpreisaufgliederung;
gegebenenfalls Pläne, Gutachten, Anlagen oder eine Gliederungsvorgabe für das Konzept.

Bei kleinen Beschaffungen sind das wenige Seiten, bei großen Bauvorhaben oft Dutzende Dateien.

Was das für Unternehmen bedeutet

Die Vergabeunterlagen sind die einzige verlässliche Grundlage für ein Angebot. Laden Sie sie angemeldet herunter, nicht anonym: Nur so erhalten Sie automatisch Änderungen und die Antworten auf Bieterfragen anderer Unternehmen.

Lesen Sie zuerst die Bewerbungsbedingungen, danach die Leistungsbeschreibung. Halten Sie fest, welche Nachweise zwingend sind, in welchem Format das Konzept erwartet wird und wie die Zuschlagskriterien gewichtet sind. Notieren Sie die Angebotsfrist und den oft mehrere Tage früher liegenden Termin für Bieterfragen. Ein unvollständiges Angebot kann ohne Wertung ausgeschlossen werden.

Fehlt ein Dokument oder widerspricht es einem anderen, stellen Sie eine schriftliche Bieterfrage über die Plattform. Die Antwort geht an alle Bieter und wird Bestandteil der Unterlagen.

Beispiel

Ein Landkreis in Baden-Württemberg schreibt die Pflege seiner Grünflächen aus, geschätzt auf 150 000 € netto über drei Jahre. Die Vergabeunterlagen umfassen acht Dateien: Aufforderung, Bewerbungsbedingungen, Angebotsschreiben, Besondere Vertragsbedingungen, Leistungsverzeichnis, Preisblatt, einen Lageplan und eine Konzeptvorlage. Ein Garten- und Landschaftsbaubetrieb lädt alles herunter, bemerkt, dass im Lageplan zwei im Leistungsverzeichnis genannte Flächen fehlen, und fragt nach. Der Auftraggeber veröffentlicht einen korrigierten Plan und verlängert die Frist um fünf Tage.

Häufige Fragen

Kostet der Download der Vergabeunterlagen etwas?

Nein. Der Zugang ist kostenfrei und direkt über die Vergabeplattform. Nur sehr große Dateien dürfen ausnahmsweise anders bereitgestellt werden.

Darf man die Unterlagen im eigenen Angebot ändern?

Nein. Änderungen an den Vergabeunterlagen führen zum Ausschluss. Zulässig ist allenfalls ein Nebenangebot, wenn die Unterlagen es erlauben.

Was tun, wenn sich die Unterlagen während des Verfahrens ändern?

Der Auftraggeber veröffentlicht eine Änderung und verlängert bei wesentlichen Anpassungen die Angebotsfrist. Prüfen Sie stets, ob Sie mit der letzten Fassung arbeiten.