Ein überzeugendes technisches Konzept schreiben

Das technische Konzept ist das Dokument, mit dem die Vergabestelle die Qualität Ihres Angebots bewertet. In den meisten Verfahren wiegt diese Qualität ebenso schwer wie der Preis, oft schwerer. Ein gut gebautes Konzept gewinnt Aufträge bei gleichem Preis; ein generisches verliert Aufträge trotz niedrigerem Preis. Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie es strukturieren, schreiben und gegenlesen.

Wozu das technische Konzept dient

Die Vergabestelle kennt Sie nicht und darf Sie nicht nach Ihrem Ruf beurteilen. Sie vergibt Punkte anhand der Zuschlagskriterien, die in den Bewerbungsbedingungen bekannt gegeben wurden, mit einer Gewichtung, die sie nachträglich nicht mehr ändern darf. Das Konzept ist Ihr einziges Mittel, Kriterium für Kriterium zu zeigen, dass Ihr Angebot den in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Bedarf erfüllt. Was nicht darin steht, existiert für das Bewertungsgremium nicht.

Daraus folgt: Das Konzept wird aus dem Kriterienraster heraus gebaut, niemals aus einer Verkaufsbroschüre.

Schritt 1: die Kriterien zerlegen

Bevor Sie eine Zeile schreiben, ziehen Sie aus den Bewerbungsbedingungen heraus:

• jedes Kriterium und Unterkriterium der Qualitätsbewertung mit seiner Gewichtung;
• den erwarteten Inhalt zu jedem, oft ausdrücklich genannt ("der Bieter beschreibt die eingesetzten Personalressourcen, deren Qualifikation und die Vertretungsregelung");
• die vorgegebene Gliederung, falls vorhanden: Manche Vergabestellen liefern ein Konzeptformular oder eine Bewertungsmatrix, die unverändert auszufüllen ist;
• die Formvorgaben: Seitenzahl, Schriftgröße, zulässige Anlagen.

Bauen Sie eine zweispaltige Tabelle, links das Kriterium, rechts der Abschnitt des Konzepts. Diese Tabelle wird Ihre Gliederung und, vorangestellt, eine Bewertungshilfe für das Gremium.

Schritt 2: eine lesbare Struktur wählen

Fehlt eine Vorgabe, deckt die folgende bewährte Struktur die üblichen Kriterien ab:

1. Bedarfsverständnis. Formulieren Sie Kontext und Ziele der Vergabestelle auf einer Seite, mit dem, was Sie aus der Objektbesichtigung und den Bieterfragen wissen. Dieser Abschnitt trennt eine maßgeschneiderte Antwort von einer Kopie.
2. Methodik und Organisation. Wie Sie die Leistung erbringen, Phase für Phase: Aufnahme, Regelbetrieb, Störungs- und Eilfälle, Berichtswesen, Vertragsende und Übergabe.
3. Personal. Eingesetztes Team, Qualifikationen, feste Ansprechperson, Umgang mit Ausfällen und Vertretung, Einarbeitung und Schulung. Nennen Sie Namen und fügen Sie Lebensläufe bei, soweit zulässig.
4. Sachliche Mittel. Geräte, Software, Fahrzeuge, Materialien, mit Angabe dessen, was diesem Auftrag fest zugeordnet ist.
5. Terminplan. Ein datierter Ablauf vom Start bis zum Ende, mit den Meilensteinen der Vergabestelle.
6. Qualität, Arbeitsschutz, Umwelt. Interne Kontrollen, Kennzahlen, Umgang mit Abweichungen, Gefährdungsbeurteilung, konkrete Umweltmaßnahmen.
7. Referenzen. Drei bis fünf vergleichbare Aufträge mit überprüfbarer Kontaktperson, Art und Volumen der Leistung.
8. Anlagen. Zertifikate, Datenblätter, Bescheinigungen, ausschließlich was gefordert oder nützlich ist.

Gibt die Vergabestelle ein Formular vor, halten Sie sich buchstabengetreu daran, einschließlich Reihenfolge und Seitenzahl. Ein Konzept außerhalb der Vorgabe kann in den fehlenden Rubriken mit null Punkten bewertet werden.

Schritt 3: für das Bewertungsgremium schreiben

Das Gremium liest Dutzende Konzepte in wenigen Tagen. Einige Regeln erhöhen die Punktzahl bei gleichem Inhalt:

• Eine Behauptung, ein Beleg. "Wir sind reaktionsschnell" zählt nicht. "Rufbereitschaft an sieben Tagen, Eingreifen binnen vier Stunden, verbindlich zugesagt in Ziffer 3 unseres Angebots" wird bewertet.
• Das Vokabular der Vergabestelle. Übernehmen Sie die Begriffe der Leistungsbeschreibung und die Bezeichnungen der Kriterien. Wer bewertet, sucht Wörter; geben Sie ihm seine eigenen.
• Konkretes. Namen der Objekte, Zugangsbedingungen, Öffnungszeiten, im Verfahren genannte Ansprechpartner zeigen, dass das Konzept für dieses Verfahren geschrieben wurde.
• Kurze Sätze und Listen. Ein Gedanke je Absatz, Überschriften, die die Kriterien aufgreifen, Tabellen für Ressourcen und Termine.
• Zahlen. Personalstärke, Fristen, Intervalle, Kontrollquoten, Anzahl der Einsätze. Eine Zahl verpflichtet und lässt sich vergleichen.
• Beherrschte Länge. Fünfzehn bis dreißig Seiten genügen für eine übliche Unterschwellenvergabe. Darüber hinaus muss jede weitere Seite Punkte bringen, sonst kostet sie welche.

Schritt 4: Konzept und Preis verzahnen

Konzept und Preis werden gemeinsam gelesen. Ein Konzept, das sechs Vollzeitkräfte verspricht, während der Preis nur drei finanziert, löst die Aufklärung wegen eines ungewöhnlich niedrigen Angebots nach § 60 VgV aus oder senkt die Glaubwürdigkeitsbewertung. Umgekehrt rechtfertigt sich ein höherer Preis durch Ressourcen, die im Konzept sichtbar sind. Lassen Sie beide Dokumente von derselben Person gegenlesen.

Ist ein Nebenangebot zugelassen, stellen Sie es in einem eigenen Abschnitt mit eigener Kalkulation dar, ohne das Hauptangebot zu schwächen. Prüfen Sie dabei die Mindestanforderungen, die die Bewerbungsbedingungen an Nebenangebote stellen: Ohne sie ist ein Nebenangebot auszuschließen.

Fehler, die Punkte kosten

Von Angebot zu Angebot Kapital aufbauen

Ein Konzept wird nie bei null begonnen. Legen Sie eine Bausteinbibliothek an: Standardorganisation, Verfahrensanweisungen, Lebensläufe, Zertifikate, Referenzen, Qualitäts- und Umweltmaßnahmen. Bei jedem neuen Verfahren besteht die Arbeit darin, die passenden Bausteine zusammenzustellen und die spezifischen Abschnitte zu schreiben: Bedarfsverständnis, Terminplan, Anpassung der Ressourcen. Fordern Sie nach jedem Ergebnis die Bewertung und die Gründe der Nichtberücksichtigung an; sie zeigen genau, welche Bausteine zu verbessern sind. Oberhalb der Schwellenwerte haben Sie darauf nach § 134 GWB einen Anspruch, und die Vergabestelle muss vor dem Zuschlag eine Wartefrist einhalten.

Checkliste zum Gegenlesen

• Jedes Kriterium und Unterkriterium der Bewerbungsbedingungen hat einen zugeordneten Abschnitt.
• Ein vorgegebenes Konzeptformular ist unverändert ausgefüllt.
• Der Abschnitt Bedarfsverständnis nennt Elemente, die nur zu diesem Verfahren gehören.
• Jede Zusage ist beziffert und einer Ressource zugeordnet.
• Geforderte Lebensläufe, Zertifikate und Referenzen sind beigefügt und überprüfbar.
• Das Konzept ist widerspruchsfrei zu Preis und Angebotsschreiben.
• Seitenzahl, Schrift und Format entsprechen den Bewerbungsbedingungen.
• Gegengelesen von einer Person, die nicht geschrieben hat.

In Österreich heißt das Gegenstück meist Qualitätskonzept oder Bieterkonzept und wird nach dem Bestbieterprinzip des Bundesvergabegesetzes bewertet; Aufbau und Regeln unterscheiden sich nicht.

Der Leitfaden Auf eine öffentliche Ausschreibung antworten, Schritt für Schritt ordnet das Konzept in die gesamte Angebotsmappe ein.