Verhandlung
Die Verhandlung erlaubt dem Auftraggeber, Angebote mit Bietern weiterzuentwickeln. Welche Verfahren sie zulassen, welche Regeln gelten und wie man sich vorbereitet.
Aktualisiert am 5. September 2026
Die Verhandlung ist die Phase eines Vergabeverfahrens, in der der öffentliche Auftraggeber mit einem oder mehreren Bietern über deren Angebote spricht, um sie weiterzuentwickeln: Preis, Fristen, technischer Inhalt, Ausführungsmodalitäten. Sie ist nur zulässig, wenn das gewählte Verfahren sie erlaubt und der Auftraggeber sie angekündigt hat.
Wie es funktioniert
Das deutsche Vergaberecht unterscheidet mehrere Fälle. Im offenen und im nicht offenen Verfahren gilt ein striktes Nachverhandlungsverbot: Der Auftraggeber darf nur Aufklärung über den Inhalt eines Angebots verlangen, nicht aber dessen Inhalt ändern lassen. Bei Ausschreibung und Beschränkter Ausschreibung unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt dasselbe Verbot. In der Verhandlungsvergabe nach UVgO und in der Freihändigen Vergabe nach VOB/A ist die Verhandlung dagegen der Regelfall, ebenso im Verhandlungsverfahren und im wettbewerblichen Dialog oberhalb der Schwellenwerte.
Verhandelt werden darf über alle Bestandteile des Angebots, nicht aber über Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien. Der Auftraggeber muss die Gleichbehandlung wahren: gleiche Informationen an alle zugelassenen Bieter, gleiche Frist für das endgültige Angebot, Vertraulichkeit der jeweiligen Angebote. Er kann in aufeinanderfolgenden Stufen verhandeln und dabei die Zahl der Angebote verringern, sofern er dies in der Bekanntmachung oder in den Bewerbungsbedingungen angekündigt hat.
Am Ende gibt jeder Bieter ein endgültiges Angebot ab, das nach den bekannt gemachten Kriterien bewertet wird.
Was das für ein Unternehmen bedeutet
Die Verhandlung ist eine Chance für ein KMU: Sie erlaubt es, ein Angebot zu erklären, ein Missverständnis auszuräumen, einen Preis oder eine Leistung anzupassen. Bereiten Sie sie wie einen Vertriebstermin vor: Kennen Sie Ihre Marge, wissen Sie, was Sie nachgeben können und was nicht verhandelbar ist, und halten Sie Alternativen bereit.
Nehmen Sie das Verhandlungsprotokoll und die schriftliche Aufforderung des Auftraggebers ernst und antworten Sie in der verlangten Form. Verhandlung heißt nicht zwangsläufig Preisnachlass: Es kann um Fristen, Umfang oder Optionen gehen. Bleiben Sie zu Ihrem Erstangebot konsistent, denn ein abrupter Preissturz weckt den Verdacht eines ungewöhnlich niedrigen Angebots.
Verlassen Sie sich nicht darauf, ein schwaches Erstangebot in der Verhandlung zu retten: Viele Auftraggeber verhandeln nur mit den besten Angeboten, manche behalten sich den Zuschlag auf das Erstangebot ausdrücklich vor.
Beispiel
Eine Stadt in Bayern vergibt den Relaunch ihres Internetauftritts als Verhandlungsvergabe mit einem geschätzten Wert von 75.000 € netto und kündigt Verhandlungen mit den drei besten Angeboten an. Eine örtliche Webagentur, zunächst auf Platz zwei, wird zum Gespräch geladen. Der Auftraggeber will eine kürzere Lieferzeit und eine zusätzliche Schulung. Die Agentur strafft den Terminplan, ergänzt einen Schulungstag und hält ihren Preis. Ihr endgültiges Angebot rückt auf Platz eins.
Häufige Fragen
Ist die Verhandlung unterhalb der Schwellenwerte Pflicht?
Nein. Der Auftraggeber wählt die Verfahrensart und kann sich vorbehalten, ohne Verhandlung auf das Erstangebot zuzuschlagen. Lesen Sie die Bewerbungsbedingungen.
Darf im offenen Verfahren verhandelt werden?
Nein. Zulässig sind nur Aufklärungsfragen; der Angebotsinhalt darf dabei nicht verändert werden.
Muss der Auftraggeber mit allen Bietern verhandeln?
Er darf die Verhandlung auf die bestplatzierten Angebote beschränken, wenn er dies angekündigt hat. Alle zur Verhandlung zugelassenen Bieter sind gleich zu behandeln.