Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb verhandelt der Auftraggeber oberhalb der EU-Schwellen die Angebote. Voraussetzungen, Ablauf und Tipps für KMU.
Aktualisiert am 5. September 2026
Das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb ist ein EU-weites Vergabeverfahren, in dem der öffentliche Auftraggeber die Angebote der ausgewählten Bieter vor dem Zuschlag verhandelt. Es unterscheidet sich vom offenen Verfahren, in dem jede Nachverhandlung verboten ist, und steht öffentlichen Auftraggebern nur in den abschließend in § 14 der Vergabeverordnung aufgezählten Fällen offen.
Wie es funktioniert
Ein öffentlicher Auftraggeber – Bund, Land, Kommune, Anstalt des öffentlichen Rechts – darf das Verhandlungsverfahren insbesondere wählen, wenn der Bedarf nicht ohne Anpassung bereits verfügbarer Lösungen gedeckt werden kann, wenn der Auftrag konzeptionelle oder innovative Lösungen umfasst, wenn Komplexität, rechtliche oder finanzielle Rahmenbedingungen oder Risiken Verhandlungen erfordern, wenn die Leistung nicht mit ausreichender Genauigkeit beschrieben werden kann, oder wenn in einem vorangegangenen offenen oder nicht offenen Verfahren nur unannehmbare oder ungeeignete Angebote eingegangen sind. Sektorenauftraggeber dürfen das Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb ohne besondere Begründung wählen.
Es gilt ab Erreichen der EU-Schwellenwerte: 140.000 € netto oder 216.000 € netto für Liefer- und Dienstleistungen je nach Auftraggeber, 432.000 € netto für Sektorenauftraggeber, 5.404.000 € netto für Bauleistungen.
Der Ablauf ähnelt dem nicht offenen Verfahren: Auftragsbekanntmachung, Teilnahmewettbewerb und Auswahl der Bewerber – bei Begrenzung mindestens drei –, Erstangebote, dann eine oder mehrere Verhandlungsrunden, gegebenenfalls mit stufenweiser Verringerung der Angebote. Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien sind nicht verhandelbar. Am Ende geben die Bieter ein endgültiges Angebot ab, das nach den bekannt gemachten Kriterien gewertet wird.
Was das für ein Unternehmen bedeutet
Die Verhandlung verändert den Aufbau des Angebots. Das Erstangebot muss belastbar sein, aber Spielraum lassen: Es wird Punkt für Punkt besprochen – Preis, Termine, technische Modalitäten. Man muss wissen, welche Positionen fest sind und welche sich bewegen können, und die eigenen Kosten dokumentieren, um jede Position zu begründen.
Für ein KMU ist es zugleich die Gelegenheit, eine andere Lösung zu erklären als die vom Auftraggeber gedachte – was ein offenes Verfahren nicht zulässt. Bereiten Sie die Verhandlungstermine mit derselben Sorgfalt vor wie das technische Konzept: Die Gespräche werden protokolliert, und die Gleichbehandlung verpflichtet den Auftraggeber, allen dieselben Informationen zu geben.
Beispiel
Ein Universitätsklinikum in Hamburg möchte ein Logistiksteuerungssystem, das sich in seine bestehenden Anwendungen einfügt; der geschätzte Wert liegt bei 1.500.000 € netto. Keine Marktlösung deckt den Bedarf ohne Anpassung: Das Klinikum wählt das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, lässt vier Bewerber zu, verhandelt in zwei Runden und erteilt den Zuschlag einem Softwarehaus mit dreißig Beschäftigten, das Architektur und Preis überzeugend angepasst hat.
Häufige Fragen
Wer entscheidet über die Verfahrensart?
Der Auftraggeber in eigener Verantwortung. Er muss das Vorliegen eines der gesetzlichen Fälle im Vergabevermerk begründen, sonst ist das Verfahren angreifbar.
Ist alles verhandelbar?
Nein. Die in den Vergabeunterlagen festgelegten Mindestanforderungen und die Zuschlagskriterien bleiben unverändert. Preis, Termine und technische Modalitäten können sich entwickeln.
Was unterscheidet es vom wettbewerblichen Dialog?
Im wettbewerblichen Dialog erörtert der Auftraggeber zunächst die möglichen Lösungen, bevor Angebote abgegeben werden. Im Verhandlungsverfahren verhandelt er bereits eingereichte Angebote.