Slik svarer du på en offentlig konkurranse, steg for steg

Å svare på en offentlig konkurranse følger alltid det samme forløpet, uansett bransje: last ned konkurransegrunnlaget, les konkurransebestemmelsene, bestem deg, dokumenter kvalifikasjonene, bygg tilbudet, lever elektronisk før fristen. Denne guiden går gjennom hvert steg i rekkefølge, med fellene som gjør at en god bedrift blir avvist av feil grunn.

Steg 1: last ned konkurransegrunnlaget med innlogging

Konkurransegrunnlaget lastes ned i konkurransegjennomføringsverktøyet oppdragsgiveren bruker. Registrer deg som interessent i stedet for å laste ned anonymt der det er mulig: det er slik du blir varslet om en endringsmelding, om svar på spørsmål eller om en utsatt frist. En bedrift som laster ned uten konto, svarer noen ganger på en utdatert versjon av dokumentene.

Opprett én konto per plattform, med en felles e-postadresse som flere leser, ikke en personlig postkasse.

Steg 2: les konkurransebestemmelsene først

Konkurransebestemmelsene er bruksanvisningen for svaret ditt. De fastsetter tilbudsfristen, den eksakte listen over dokumenter som skal leveres, tildelingskriteriene og vektingen, om alternative tilbud er tillatt, oppdelingen i delkontrakter, leveringsmåten og eventuelle krav om signatur. Les dem i sin helhet før du åpner kravspesifikasjonen.

Før straks inn i et skjema: dato og klokkeslett for fristen, dokumenter som kreves, kriterier og vekting, vedståelsesfrist, om befaring er obligatorisk, og fram til hvilken dato du kan stille spørsmål.

Steg 3: bestem deg innen 48 timer

Tid er den knappe ressursen. En rask beslutning om å levere eller ikke sparer deg for en uke på en konkurranse du ikke vinner. Still fem spørsmål:

• Treffer behovet kjernevirksomheten din, uten at du må strekke kompetansen?
• Har du referansene og ressursene som kreves, eller er et leverandørsamarbeid mulig?
• Gir vektingen av pris deg en sjanse mot større konkurrenter?
• Er geografien og framdriftsplanen håndterbar?
• Rekker du å lage en seriøs tilbudsbeskrivelse før fristen?

To nei er som regel nok til å la den gå. Tre godt valgte konkurranser med solide tilbud slår seks forhastede.

Steg 4: still spørsmålene dine

Konkurransebestemmelsene setter en frist for spørsmål, ofte omkring ti dager før tilbudsfristen. Alle spørsmål og svar deles med alle deltakerne gjennom plattformen. Bruk kanalen til å rydde opp i en tvetydighet i kravspesifikasjonen, be om en mengde som mangler, eller etterspørre et dokument som ikke ligger ved. Gode spørsmål viser dessuten oppdragsgiveren at du faktisk har lest grunnlaget.

Er endringene i svarene vesentlige, skal oppdragsgiveren forlenge tilbudsfristen.

Steg 5: dokumenter kvalifikasjonene

Denne delen viser at du har rett og evne til å levere. Den består vanligvis av:

• ESPD, det europeiske egenerklæringsskjemaet, som er obligatorisk over EØS-terskelen; i del II bruker mange oppdragsgivere et enklere egenerklæringsskjema;
• skatteattest for merverdiavgift og skatt, og HMS-egenerklæring;
• firmaattest, forsikringsbevis og eventuelle sertifikater eller godkjenninger som kreves, som sentral godkjenning for ansvarsrett i byggesaker;
• dokumentasjon på økonomisk kapasitet og på gjennomførte, sammenlignbare oppdrag;
• ved leverandørsamarbeid eller underleveranse som oppgis allerede i tilbudet: forpliktelseserklæringer fra dem du støtter deg på.

Mange oppdragsgivere krever bare dokumentasjonen fra den som skal tildeles kontrakten, men du må kunne levere den på kort varsel. Hold en fast dokumentmappe oppdatert hvert halvår, slik at du aldri leter i tidsnød.

Steg 6: bygg tilbudet

Tilbudet er det som vurderes. Det består av tre deler.

Prisen

Avhengig av kontraktsformen fyller du ut en enhetsprisliste, et prisskjema med fastpris fordelt på poster eller en mengdebeskrivelse med anslåtte mengder. Aldri endre strukturen i det utleverte skjemaet: et omorganisert regneark kan gjøre tilbudet ufullstendig og føre til avvisning. Kontroller at dokumentene henger sammen, og forbered et svar på spørsmålet om unormalt lavt tilbud hvis prisen din ligger klart under markedet.

Tilbudsbeskrivelsen

Tilbudsbeskrivelsen svarer punkt for punkt på de kvalitative tildelingskriteriene. Den bygges på kriterielisten, ikke på salgsbrosjyren din. Guiden Skrive en overbevisende tilbudsbeskrivelse gir strukturen.

Tilbudsbrevet

Tilbudsbrevet, noen ganger kalt tilbudsskjema eller kontraktsformular, formaliserer tilbudet: totalpris, frister, vedståelse, kontaktperson og kontonummer. Om det skal signeres elektronisk ved innlevering, eller bare av den som tildeles kontrakten, står i konkurransebestemmelsene. Sjekk dette allerede i steg 2.

Steg 7: lever i plattformen

Leveringen er elektronisk i praktisk talt alle offentlige konkurranser i Norge. Noen regler hindrer ulykken på siste dag:

1. Test plattformen flere dager i forveien: tekniske krav, maksimal filstørrelse, godkjente formater.
2. Gi filene tydelige navn (01_ESPD.pdf, 02_Skatteattest.pdf, 10_Tilbudsbeskrivelse.pdf) og følg den inndelingen konkurransebestemmelsene ber om.
3. Lever dagen før fristen, eller minst noen timer før. Det som gjelder, er tidspunktet plattformen registrerer, ikke når du startet opplastingen. Et tilbud som kommer inn ett minutt for sent, avvises uten å bli vurdert.
4. Ta vare på kvitteringen med tidsstempel og en nøyaktig kopi av det som faktisk ble levert.

Papirkopi som reserve finnes ikke lenger som ordning: kommer ikke tilbudet fram i plattformen, er det ikke levert.

Steg 8: etter leveringen

Tre forløp er mulige. Oppdragsgiveren kan be om avklaringer, eller, i del II og i konkurranse med forhandling, åpne forhandlinger: svar raskt og skriftlig i plattformen. Blir du valgt, får du en meddelelse om tildeling og leverer eventuell dokumentasjon som mangler.

Blir du forbigått, får du også meddelelsen, med en begrunnelse som skal forklare det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler. Be om poeng og rangering. Det er ditt viktigste læringsverktøy. Kontrakten kan tidligst inngås etter at karensperioden på minst ti dager, regnet fra dagen etter at meddelelsen ble sendt, har løpt ut. I det vinduet kan du be om nærmere begrunnelse, klage til Klagenemnda for offentlige anskaffelser, eller begjære midlertidig forføyning for tingretten hvis du mener konkurransen er gjennomført i strid med regelverket.

Sjekkliste før levering

Hvert svar bygger opp dokumentmappen og standardtekstene dine, slik at den tredje konkurransen koster halvparten så mye tid som den første. Scoutee hjelper små og mellomstore bedrifter med å finne konkurransene som er verdt den innsatsen.