Konkurransegrunnlag

Konkurransegrunnlaget er samlingen av dokumenter som en offentlig oppdragsgiver gjør tilgjengelig for at leverandørene skal kunne utarbeide tilbud. Det beskriver behovet, reglene for konkurransen, vilkårene for å gjennomføre kontrakten og hvordan prisene skal oppgis.

Slik fungerer det

Konkurransegrunnlaget publiseres samtidig med kunngjøringen. Anskaffelsesforskriften krever at oppdragsgiveren gir fri, direkte og fullstendig elektronisk tilgang til anskaffelsesdokumentene fra kunngjøringstidspunktet, med noen få unntak. I praksis lastes de ned gratis fra konkurransegjennomføringsverktøyet.

Et typisk konkurransegrunnlag inneholder:

• konkurransebestemmelsene, som fastsetter frist, dokumenter som skal leveres og tildelingskriterier;
• tilbudsbrevet og kontraktsformularet, der leverandøren forplikter seg til tilbudet sitt;
• kontraktsbestemmelsene og kravspesifikasjonen, ofte bygget på en norsk standardkontrakt;
• prisdokumentene: enhetsprisliste, prisskjema med estimerte mengder eller oppdeling av rund sum, alt etter prisformat;
• av og til tegninger, tilstandsrapporter, vedlegg eller en svarmal for tilbudsbeskrivelsen.

For et lite kjøp er konkurransegrunnlaget noen få sider. For en stor entreprise består det ofte av flere titalls filer.

Hva det betyr for en bedrift

Konkurransegrunnlaget er den eneste pålitelige kilden når du bygger et tilbud. Last det ned innlogget, ikke anonymt: det er slik du får endringsmeldinger og svarene på spørsmål fra de andre deltakerne.

Les konkurransebestemmelsene først, deretter kravspesifikasjonen. Finn de obligatoriske vedleggene, formatet som kreves for tilbudsbeskrivelsen og tildelingskriteriene. Noter tilbudsfristen og fristen for spørsmål, som ofte ligger flere dager før. Et ufullstendig tilbud kan bli avvist uten vurdering.

Mangler et dokument, eller motsier to dokumenter hverandre, still spørsmål skriftlig i verktøyet. Svaret sendes til alle og blir en del av grunnlaget.

Eksempel

Et interkommunalt selskap i Åsdalen kunngjør en åpen tilbudskonkurranse om skjøtsel av grøntanlegg, anslått til 3,4 millioner kroner ekskl. mva. over tre år. Konkurransegrunnlaget består av åtte filer: konkurransebestemmelser, tilbudsbrev, kontraktsvilkår, kravspesifikasjon, enhetsprisliste, prisskjema, en kartoversikt og en svarmal. En anleggsgartner laster ned pakken, oppdager at kartet mangler to av områdene som er nevnt i kravspesifikasjonen, og stiller spørsmål. Oppdragsgiveren publiserer en endringsmelding med korrigert kart og utsetter fristen med fem dager.

Vanlige spørsmål

Koster det noe å laste ned konkurransegrunnlaget?

Nei. Tilgangen er gratis og direkte. Bare svært store filer, som detaljerte tegningssett, kan unntaksvis leveres på annet vis.

Kan jeg endre dokumentene i mitt tilbud?

Nei. Dokumentene er bindende for deltakerne. Du kan bare tilby et alternativt tilbud dersom konkurransebestemmelsene åpner for det.

Hva gjør jeg hvis grunnlaget endres underveis?

Oppdragsgiveren publiserer en endringsmelding og forlenger fristen dersom endringen er vesentlig. Sjekk alltid at du arbeider på siste versjon.

Relaterte begreper

• Konkurransebestemmelser
• Kravspesifikasjon
• Kontraktsbestemmelser
• Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV)
• Tilbudsbeskrivelse

Scoutee varsler deg så snart en kunngjøring innenfor ditt fagområde publiseres med konkurransegrunnlaget.