Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV)

Et konkurransegjennomføringsverktøy, ofte forkortet KGV, er nettportalen der en offentlig oppdragsgiver publiserer konkurransene sine, gjør konkurransegrunnlaget tilgjengelig, svarer på spørsmål fra leverandørene og tar imot tilbudene elektronisk. Det er det sentrale verktøyet i digitaliseringen av offentlige anskaffelser.

Slik fungerer det

Anskaffelsesforskriften krever at all kommunikasjon i konkurransen skjer skriftlig og med elektroniske kommunikasjonsmidler, og at tilbud leveres gjennom en løsning som sikrer at innholdet er forseglet og at leveringstidspunktet kan dokumenteres. KGV-ene dekker disse funksjonene: fri tilgang til konkurransedokumentene, sikker innlevering, tidsstempling, meldingsutveksling og arkivering.

I Norge kunngjøres konkurransene i den nasjonale databasen Doffin, som drives på vegne av staten og videreformidler kunngjøringer over EØS-terskelverdiene til TED. Selve gjennomføringen skjer derimot i oppdragsgiverens eget KGV, levert av en av flere kommersielle aktører. Kunngjøringen på Doffin lenker til den portalen der dokumentene ligger. For små kjøp under kunngjøringsplikten er portalen noen ganger det eneste stedet konkurransen vises.

Hva det betyr for en bedrift

For å levere tilbud må du opprette bruker i hvert av verktøyene målgruppen din bruker. Gjør det i god tid, med en e-postadresse noen faktisk følger med på, og ikke samme dag som du skal levere.

Last alltid ned konkurransegrunnlaget innlogget, aldri anonymt: det er forutsetningen for å få varsel om endringer i konkurransegrunnlaget og om svar på spørsmål. Bruk portalens meldingsfunksjon til spørsmål, slik at kommunikasjonen kan dokumenteres.

Sjekk de tekniske forutsetningene før levering: godkjente filformater, maksimal filstørrelse, nettleser og eventuelt krav om elektronisk signatur. Lever dagen før tilbudsfristen og ta vare på den tidsstemplede kvitteringen.

Mange portaler lar deg sette opp varsler på nøkkelord eller CPV-koder. Det er nyttig, men hver portal er en egen silo: en fullstendig markedsovervåking forutsetter at du dekker dem alle.

Eksempel

Et rørleggerfirma vil jobbe for kommunene i sitt eget distrikt. Firmaet oppdager at flertallet av dem bruker det samme konkurransegjennomføringsverktøyet gjennom et interkommunalt innkjøpssamarbeid, mens fylkeskommunen bruker et annet. Firmaet oppretter bruker begge steder, setter opp varsel på CPV-kodene for rør og varme, og finner slik en konkurranse på 900 000 kroner ekskl. mva. som en kommune med 4 000 innbyggere bare hadde lagt ut i sin egen portal.

Vanlige spørsmål

Koster det noe for leverandøren?

Nei. Tilgang til konkurransene og innlevering av tilbud er gratis. Enkelte leverandører av portaler selger tilleggstjenester, som utvidede varsler.

Kan jeg levere tilbud på e-post eller papir?

Nei, med svært få unntak. Elektronisk innlevering gjennom oppdragsgiverens verktøy er hovedregelen.

Hva gjør jeg ved tekniske problemer under innlevering?

Kontakt portalens brukerstøtte og oppdragsgiveren umiddelbart, og ta vare på skjermbilder med klokkeslett. En dokumentert driftsfeil kan begrunne utsatt frist.

Relaterte begreper

• Digitalisering av anskaffelser
• Konkurransegrunnlaget
• Tilbudsfrist
• Elektronisk signatur
• Doffin

Scoutee samler kunngjøringene fra Doffin og et stort antall portaler, slik at du slipper å følge dem én for én.