Digital anskaffelsesprosess
Offentlige anskaffelser i Norge går digitalt: kunngjøring, konkurransegrunnlag, tilbud og faktura. Regler, verktøy og råd til småbedrifter som leverer tilbud.
Oppdatert 5. september 2026
Den digitale anskaffelsesprosessen betyr at hele forløpet, fra kunngjøring til fakturering, foregår elektronisk. I Norge er dette hovedregelen: kunngjøringer publiseres i Doffin, konkurransegrunnlaget lastes ned fra et konkurransegjennomføringsverktøy, tilbud leveres i samme verktøy, og fakturaer sendes på standardformat.
Slik fungerer det
Anskaffelsesforskriften krever at all kommunikasjon og informasjonsutveksling mellom oppdragsgiver og leverandør skjer med elektroniske kommunikasjonsmidler. Oppdragsgiveren skal gi fri, direkte og fullstendig elektronisk tilgang til anskaffelsesdokumentene fra kunngjøringen, og leverandørene skal levere forespørsler om å delta og tilbud elektronisk. Spørsmål, endringsmeldinger, tilleggsopplysninger og meddelelser om tildeling går samme vei.
Ordningen bygger på flere byggeklosser:
- konkurransegjennomføringsverktøyet, som tidsstempler innleveringen;
- ESPD, det europeiske egenerklæringsskjemaet, som fylles ut elektronisk i kvalifikasjonsfasen;
- elektronisk signatur der oppdragsgiveren krever signering av et dokument;
- elektronisk faktura på EHF-format, som offentlige oppdragsgivere er pålagt å ta imot og leverandører normalt er pålagt å bruke;
- publisering av kunngjøringsdata som åpne data via Doffin og TED.
Noen unntak består, blant annet for fysiske modeller og vareprøver, for særlig sikkerhetsfølsomme anskaffelser og for kjøp under kunngjøringsplikten.
Hva det betyr for en bedrift
Digitaliseringen gjør det offentlige markedet lettere tilgjengelig: ingen papirpakker i posten, gratis og umiddelbar tilgang til dokumentene, og mulighet til å levere tilbud til oppdragsgivere langt unna.
Til gjengjeld krever det litt orden. Opprett brukerkontoer i de verktøyene kundene dine bruker, bruk en felles e-postadresse som blir overvåket, navngi filene riktig og i de formatene som kreves, hold et gyldig signeringssertifikat hvis det trengs, og gjør det til vane å levere dagen før tilbudsfristen i stedet for på selve dagen.
Når du har vunnet kontrakten, må du kunne sende EHF-faktura. Sjekk tidlig at regnskapssystemet ditt støtter formatet og at du har fått riktige referanser fra kunden, ellers forsinkes betalingen.
Eksempel
Et arkitektkontor med fire ansatte deltar i en begrenset plan- og designkonkurranse om en skole, med en anslått entreprisekostnad på 95 millioner kroner ekskl. mva. Kvalifikasjonssøknaden leveres i konkurransegjennomføringsverktøyet med ESPD og referanser i PDF. De tunge konkurransetegningene lastes opp dagen før fristen. Ingenting sendes på papir, bortsett fra en fysisk modell som konkurransereglene uttrykkelig ber om.
Vanlige spørsmål
Kan man fortsatt levere på papir?
Bare i de få unntakstilfellene regelverket åpner for, eller i helt små kjøp uten kunngjøring. I vanlige konkurranser er elektronisk levering obligatorisk, og et papirtilbud vil bli avvist.
Trengs det spesiell programvare?
Nei, en nettleser holder i de fleste verktøy. Signeringsverktøy trengs bare når konkurransebestemmelsene krever signatur ved innlevering.
Hva om jeg oppdager en feil i tilbudet etter innlevering?
Så lenge fristen ikke er ute, kan du i de fleste verktøy trekke tilbudet og levere en ny versjon. Etter fristen er tilbudet bindende.