Tilbudsfrist

Tilbudsfristen er dagen og klokkeslettet der en offentlig oppdragsgiver slutter å ta imot tilbud i en konkurranse. Et tilbud som kommer inn etter fristen, om så bare med ett minutt, skal avvises uten å bli vurdert.

Slik fungerer det

Fristen framgår av kunngjøringen og av konkurransebestemmelsene. I anskaffelser over EØS-terskelverdiene fastsetter anskaffelsesforskriften minstefrister mellom kunngjøringen og tilbudsfristen. Fristene varierer med prosedyren og kan kortes ned dersom en veiledende kunngjøring er publisert, eller ved dokumentert hastesituasjon. I anskaffelser etter forskriftens del II setter oppdragsgiveren fristen selv, men den skal være forsvarlig ut fra anskaffelsens kompleksitet og omfang.

Fordi hele prosessen er digital, er det tidsstemplingen i konkurransegjennomføringsverktøyet som gjelder: tilbudet må være ferdig lastet opp før klokkeslettet, ikke bare påbegynt. En innlevering på flere hundre megabyte kan ta tid.

Oppdragsgiveren kan forlenge fristen, for eksempel etter en vesentlig endringsmelding, et sent svar på et spørsmål eller driftsproblemer i systemet. Alle deltakere skal da varsles.

Hva det betyr for en bedrift

For sen levering er den mest irriterende avvisningsgrunnen som finnes, for den sier ingenting om tilbudets kvalitet. Noen enkle forholdsregler:

• Noter dato og klokkeslett nøyaktig, og sjekk tidssonen i kunngjøringer som også gjelder utenfor Norge.
• Finn fristen for å stille spørsmål, som ofte ligger en uke eller mer før tilbudsfristen.
• Lever senest dagen før. De fleste verktøy lar deg erstatte et allerede innlevert tilbud fram til fristen.
• Ta vare på den tidsstemplede kvitteringen fra systemet.
• Kreves det elektronisk signatur, må sertifikatet testes flere dager i forveien.

Hindrer noe utenfor din kontroll deg i å levere, for eksempel en dokumentert driftsstans, skal du melde fra skriftlig til oppdragsgiveren umiddelbart.

Eksempel

Et kommunalt boligforetak i Havnedalen kunngjør en åpen anbudskonkurranse om utskifting av varmesentraler i 400 boliger, anslått til 45 millioner kroner ekskl. mva. Tilbudsfristen er satt til 14. oktober klokken 12.00. Et rørleggerfirma starter opplastingen klokken 11.40 med tegninger på 300 MB; innleveringen er ferdig 12.06. Tilbudet avvises som for sent levert, selv om innlevering dagen før ville ha vært nok.

Vanlige spørsmål

Kan man få fristen utsatt?

Du kan be om det skriftlig, med begrunnelse. Oppdragsgiveren står fritt, men må normalt forlenge når han selv har endret konkurransegrunnlaget vesentlig sent i prosessen.

Hva gjør jeg hvis plattformen er nede på innleveringsdagen?

Ta tidsstemplede skjermbilder, kontakt brukerstøtten og oppdragsgiveren med én gang. En dokumentert driftsstans gir normalt grunnlag for utsatt frist.

Er fristen den samme for kvalifikasjon og tilbud?

I en åpen konkurranse, ja. I en begrenset konkurranse er det først en frist for forespørsel om å delta, deretter en tilbudsfrist for dem som blir invitert.

Relaterte begreper

• Konkurransebestemmelser
• Endringsmelding
• Digital anskaffelsesprosess
• Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV)
• Kunngjøring av konkurranse

Scoutee kan minne deg om tilbudsfristen for kunngjøringene du følger.