Skrive en overbevisende tilbudsbeskrivelse

Tilbudsbeskrivelsen er dokumentet oppdragsgiveren bruker til å gi poeng på de kvalitative sidene ved tilbudet ditt. I de fleste konkurranser veier kvaliteten like tungt som prisen, og ofte tyngre. En godt bygget tilbudsbeskrivelse vinner kontrakter til samme pris som konkurrentene; en generisk beskrivelse taper kontrakter til lavere pris. Denne guiden forklarer hvordan du strukturerer, skriver og kvalitetssikrer den.

Hva tilbudsbeskrivelsen skal gjøre

Oppdragsgiveren kjenner deg ikke og har ikke lov til å vurdere deg på omdømme. Poengene settes ut fra tildelingskriteriene som er oppgitt i konkurransebestemmelsene, med en vekting som ikke kan endres i ettertid. Tilbudsbeskrivelsen er din eneste mulighet til å vise, kriterium for kriterium, at tilbudet ditt dekker behovet i kravspesifikasjonen. Det som ikke står der, finnes ikke for dem som evaluerer.

Konsekvensen: beskrivelsen bygges på kriterielisten, aldri på en salgspresentasjon.

Steg 1: bryt ned kriteriene

Før du skriver en linje, hent ut fra konkurransebestemmelsene:

• hvert kriterium og underkriterium på kvalitetssiden, med vekting;
• hva som forventes under hvert av dem, ofte presisert («leverandøren skal beskrive bemanningen som avsettes, kompetansen og håndteringen av fravær»);
• den malen som eventuelt er pålagt: mange oppdragsgivere legger ved et svarskjema eller en besvarelsesmal som skal fylles ut uten endringer;
• formatgrensene: antall sider, skriftstørrelse, hvilke vedlegg som er tillatt.

Sett opp en tabell med to kolonner, kriterium til venstre, kapittel i beskrivelsen til høyre. Tabellen blir disposisjonen din, og fremst i dokumentet blir den en lesehjelp for dem som skal gi poeng.

Steg 2: velg en lesbar struktur

Uten pålagt mal dekker denne strukturen de kriteriene du møter oftest:

1. Forståelse av behovet. Gjenfortell oppdragsgiverens situasjon og utfordringer på én side, med det du lærte av befaringen og av spørsmålsrunden. Det er dette kapittelet som skiller et skreddersydd svar fra en kopi.
2. Metode og gjennomføring. Hvordan du utfører leveransen, fase for fase: oppstart, normal drift, håndtering av avvik og hastesaker, rapportering, avslutning og overføring.
3. Bemanning. Teamet som avsettes, kompetanse, fast kontaktperson, håndtering av fravær og utskifting, opplæring. Navngi personene og legg ved CV-er der konkurransebestemmelsene tillater det.
4. Utstyr og tekniske ressurser. Maskiner, programvare, kjøretøy, produkter, med det som er dedikert til denne kontrakten.
5. Framdrift og frister. En datert plan fra oppstart til avslutning, med oppdragsgiverens milepæler.
6. Kvalitet, HMS, klima og miljø. Egenkontroll, indikatorer, håndtering av avvik, risikoreduserende tiltak, og konkrete miljøtiltak. Klima og miljø skal etter norsk regelverk som hovedregel vektes med minst 30 prosent, så dette kapittelet er sjelden et pliktløp: det er ofte der kontrakten avgjøres.
7. Referanser. Tre til fem sammenlignbare kontrakter, med kontaktperson som kan nås, leveransens art og omfang.
8. Vedlegg. Sertifikater, produktdatablad, attester, bare det som er bedt om eller er reelt nyttig.

Har oppdragsgiveren pålagt en mal, følg den til punkt og prikke, også rekkefølgen på punktene og sidetallet. En besvarelse som går utenfor malen, kan få null på de punktene som ikke er besvart der de skal.

Steg 3: skriv for dem som gir poeng

De som evaluerer, leser mange tilbud på få dager. Noen regler hever poengsummen ved samme innhold:

• En påstand, et bevis. «Vi er fleksible» er verdiløst. «Vaktordning alle dager, oppmøte innen fire timer, forpliktelsen står i punkt 3 i tilbudet» kan poengsettes.
• Oppdragsgiverens ordbruk. Bruk begrepene fra kravspesifikasjonen og navnene på kriteriene. Den som evaluerer, leter etter ord. Gi dem sine egne.
• Det konkrete. Navn på byggene, adkomstforhold, åpningstider, funksjonene som er nevnt i grunnlaget: alt dette viser at beskrivelsen er skrevet for denne konkurransen.
• Korte setninger og lister. Én idé per avsnitt, overskrifter som gjentar kriteriene, tabeller for ressurser og framdrift.
• Tall. Antall årsverk, frister, frekvenser, kontrollandel, antall utrykninger. Et tall forplikter, og det lar seg sammenligne.
• Kontrollert lengde. Femten til tretti sider holder i en vanlig del II-konkurranse. Utover det må hver ekstra side hente poeng, ellers taper den poeng.

Steg 4: knytt beskrivelsen til prisen

Tilbudsbeskrivelsen og prisen leses sammen. En beskrivelse som lover seks personer på heltid til en pris som finansierer tre, utløser enten en forespørsel om forklaring etter reglene om unormalt lavt tilbud eller lavere poeng på troverdighet. Motsatt lar en høy pris seg forsvare med ressurser som er synlige i beskrivelsen. La samme person lese begge dokumentene til slutt.

Er alternative tilbud tillatt, presenter alternativet i et eget kapittel med egen prising, uten å svekke hovedtilbudet.

Feilene som koster poeng

Bygg opp fra konkurranse til konkurranse

En tilbudsbeskrivelse skrives aldri fra bunnen. Bygg et bibliotek av byggeklosser: typisk organisering, prosedyrebeskrivelser, CV-er, sertifikater, referanser, tiltak for kvalitet og miljø. For hver ny konkurranse består arbeidet i å sette sammen de riktige klossene og deretter skrive de konkurransespesifikke kapitlene: forståelse av behovet, framdrift, tilpasning av ressursene. Etter hvert resultat ber du oppdragsgiveren om poengene og kommentarene i evalueringen. De peker nøyaktig ut hvilke klosser som må forbedres.

Korrekturliste

• Hvert kriterium og underkriterium i konkurransebestemmelsene har et eget kapittel.
• En pålagt svarmal er brukt uendret.
• Kapittelet om forståelse av behovet viser til forhold som er spesielle for denne konkurransen.
• Hver forpliktelse er tallfestet og knyttet til en ressurs.
• CV-er, sertifikater og referanser som er etterspurt, er vedlagt og etterprøvbare.
• Beskrivelsen henger sammen med prisen og med tilbudsbrevet.
• Sidetall, skrift og format følger konkurransebestemmelsene.
• Lest gjennom av en som ikke har skrevet dokumentet.

Guiden Slik svarer du på en offentlig konkurranse, steg for steg plasserer tilbudsbeskrivelsen inn i hele leveransen.