Πώς απαντάτε σε δημόσιο διαγωνισμό βήμα προς βήμα

Η απάντηση σε δημόσιο διαγωνισμό ακολουθεί πάντα την ίδια αλληλουχία, σε κάθε κλάδο: κατεβάζετε τα τεύχη, διαβάζετε τη διακήρυξη, αποφασίζετε, ετοιμάζετε τα δικαιολογητικά και την προσφορά, υποβάλλετε ηλεκτρονικά πριν από την καταληκτική ώρα. Ο οδηγός περιγράφει κάθε βήμα με τη σειρά, μαζί με τις παγίδες που αποκλείουν μια καλή επιχείρηση για λάθος λόγο.

Βήμα 1: κατεβάστε τα τεύχη ταυτοποιημένοι

Τα τεύχη του διαγωνισμού αναρτώνται στο ΕΣΗΔΗΣ και είναι ελεύθερα προσβάσιμα. Συνδεθείτε όμως με τον λογαριασμό σας οικονομικού φορέα: έτσι λαμβάνετε ειδοποίηση για κάθε τροποποίηση, για τις απαντήσεις σε ερωτήματα και για μετάθεση της καταληκτικής ημερομηνίας. Όποιος κατεβάζει ανώνυμα απαντά ενίοτε σε ξεπερασμένη έκδοση του φακέλου.

Η εγγραφή στο σύστημα απαιτεί ταυτοποίηση και εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή για τον νόμιμο εκπρόσωπο: τακτοποιήστε το πολύ πριν από τον πρώτο διαγωνισμό, γιατί δεν γίνεται σε μία ημέρα. Χρησιμοποιήστε εταιρικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που διαβάζουν περισσότερα από ένα άτομα.

Βήμα 2: διαβάστε πρώτα τη διακήρυξη

Η διακήρυξη είναι οι οδηγίες χρήσης της απάντησης. Ορίζει την καταληκτική ημερομηνία υποβολής, τον ακριβή κατάλογο των δικαιολογητικών, τα κριτήρια ανάθεσης και τη στάθμισή τους, τη δυνατότητα εναλλακτικών προσφορών, τον χωρισμό σε τμήματα, το ύψος της εγγυητικής επιστολής συμμετοχής, τους τρόπους υποβολής και την ηλεκτρονική υπογραφή. Διαβάστε την ολόκληρη πριν ανοίξετε την τεχνική περιγραφή.

Σημειώστε αμέσως σε πίνακα: ημερομηνία και ώρα λήξης, απαιτούμενα έγγραφα, κριτήρια και στάθμιση, χρόνο ισχύος της προσφοράς και της εγγυητικής, υποχρεωτική επίσκεψη ή όχι, μέχρι πότε γίνονται δεκτά ερωτήματα.

Βήμα 3: αποφασίστε μέσα σε 48 ώρες

Ο χρόνος είναι ο σπάνιος πόρος. Μια γρήγορη απόφαση συμμετοχής αποτρέπει την απώλεια μιας εβδομάδας σε φάκελο που δεν θα κερδίσετε. Πέντε ερωτήσεις:

• Ταιριάζει η ανάγκη στον πυρήνα της δραστηριότητάς σας, χωρίς να τεντώσετε τις ικανότητές σας;
• Έχετε τις ζητούμενες εμπειρίες, τα πτυχία και τα μέσα, ή υπάρχει δυνατότητα ένωσης;
• Σας αφήνει περιθώριο η στάθμιση της τιμής απέναντι σε μεγαλύτερους ανταγωνιστές;
• Είναι εφικτή η γεωγραφία και το χρονοδιάγραμμα;
• Προλαβαίνετε να παραγάγετε σοβαρή τεχνική προσφορά πριν από τη λήξη;

Δύο αρνητικές απαντήσεις αρκούν συνήθως για να το προσπεράσετε. Ένας προσεγμένος φάκελος σε τρεις καλά επιλεγμένους διαγωνισμούς αξίζει περισσότερο από έξι βιαστικές απαντήσεις.

Βήμα 4: υποβάλετε τα ερωτήματά σας

Η διακήρυξη ορίζει προθεσμία για ερωτήματα, συνήθως αρκετές ημέρες πριν από τη λήξη. Κάθε ερώτημα και η απάντησή του κοινοποιούνται σε όλους τους συμμετέχοντες μέσα από το σύστημα. Χρησιμοποιήστε αυτόν τον δίαυλο για να άρετε ασάφεια της τεχνικής περιγραφής, να ζητήσετε ποσότητα που λείπει ή έγγραφο που δεν αναρτήθηκε. Τα καλά διατυπωμένα ερωτήματα δείχνουν επίσης ότι έχετε μελετήσει τον φάκελο.

Βήμα 5: συγκεντρώστε τα δικαιολογητικά συμμετοχής

Τα δικαιολογητικά αποδεικνύουν ότι έχετε δικαίωμα και ικανότητα να συμμετάσχετε. Περιλαμβάνουν συνήθως:

• το ΕΕΕΣ, το Ευρωπαϊκό Ενιαίο Έγγραφο Σύμβασης, ως προκαταρκτική απόδειξη ότι δεν συντρέχουν λόγοι αποκλεισμού και ότι πληρούνται τα κριτήρια επιλογής·
• την εγγυητική επιστολή συμμετοχής, στο ποσό και τη διάρκεια που ορίζει η διακήρυξη, σε ηλεκτρονική ή έντυπη μορφή κατά τα οριζόμενα·
• τα νομιμοποιητικά έγγραφα της εταιρείας και την απόφαση εκπροσώπησης·
• τις βεβαιώσεις ασφάλισης, τα πτυχία, τις άδειες ή τις πιστοποιήσεις όπου απαιτούνται·
• για ένωση ή δηλωμένη υπεργολαβία, χωριστό ΕΕΕΣ για κάθε μέλος και για κάθε υπεργολάβο στις ικανότητες του οποίου στηρίζεστε.

Τα αποδεικτικά έγγραφα, όπως η φορολογική και ασφαλιστική ενημερότητα και το ποινικό μητρώο, ζητούνται κατά κανόνα από τον προσωρινό ανάδοχο, ως δικαιολογητικά κατακύρωσης. Κρατάτε μόνιμο φάκελο ενημερωμένο κάθε εξάμηνο, ώστε να μην τα κυνηγάτε στο παρά πέντε.

Βήμα 6: χτίστε την προσφορά

Η προσφορά είναι αυτό που βαθμολογείται και χωρίζεται σε δύο ηλεκτρονικούς φακέλους.

Η οικονομική προσφορά

Ανάλογα με τη μορφή της σύμβασης, συμπληρώνετε τιμοκατάλογο μονάδων, έντυπο ποσοτήτων ή, στα έργα, ποσοστά έκπτωσης επί του προϋπολογισμού της μελέτης. Μην αλλάζετε ποτέ τη δομή του εντύπου που δίνεται: αναδιαρθρωμένος πίνακας μπορεί να καταστήσει την προσφορά απαράδεκτη. Ελέγξτε τη συνέπεια των εγγράφων και προετοιμαστείτε για το ενδεχόμενο ασυνήθιστα χαμηλής προσφοράς αν η τιμή σας απέχει πολύ από την αγορά.

Η τεχνική προσφορά

Η τεχνική προσφορά απαντά σημείο προς σημείο στα κριτήρια τεχνικής αξίας και, όπου υπάρχει, συμπληρώνει τον πίνακα συμμόρφωσης με τις τεχνικές προδιαγραφές. Χτίζεται πάνω στον πίνακα κριτηρίων, όχι στο εταιρικό φυλλάδιο. Ο οδηγός Πώς να γράψετε πειστική τεχνική προσφορά δίνει τη δομή.

Το έντυπο υποβολής

Το έντυπο οικονομικής προσφοράς του συστήματος τυποποιεί τη δέσμευσή σας: ποσό, χρόνος ισχύος, στοιχεία εκπροσώπου. Παράγεται από το ΕΣΗΔΗΣ, υπογράφεται ψηφιακά και επισυνάπτεται. Ελέγξτε ότι το ποσό του συμφωνεί απόλυτα με τα οικονομικά σας έντυπα.

Βήμα 7: υποβάλετε στο σύστημα

Η υποβολή είναι ηλεκτρονική για τη συντριπτική πλειονότητα των συμβάσεων. Λίγοι κανόνες αποτρέπουν το ατύχημα της τελευταίας στιγμής:

1. Δοκιμάστε το σύστημα ημέρες νωρίτερα: τεχνικές προϋποθέσεις, μέγιστο μέγεθος αρχείων, αποδεκτοί μορφότυποι, λειτουργία της ψηφιακής υπογραφής.
2. Ονομάστε τα αρχεία καθαρά (01_EEES.pdf, 02_Egguitiki.pdf, 10_Techniki_Prosfora.pdf) και ακολουθήστε την ταξινόμηση που ζητά η διακήρυξη.
3. Υποβάλετε την προηγούμενη ημέρα, ή τουλάχιστον αρκετές ώρες νωρίτερα. Μετράει η ώρα του συστήματος: προσφορά που ολοκληρώνεται ένα λεπτό μετά τη λήξη δεν γίνεται δεκτή.
4. Κρατήστε την ηλεκτρονική βεβαίωση υποβολής και ακριβές αντίγραφο όσων υποβλήθηκαν.

Όπου η διακήρυξη προβλέπει προσκόμιση πρωτοτύπων, όπως η εγγυητική επιστολή σε έντυπη μορφή, τηρήστε και τη σχετική προθεσμία, που τρέχει μετά την ηλεκτρονική υποβολή.

Βήμα 8: μετά την υποβολή

Τρία σενάρια. Η επιτροπή μπορεί να ζητήσει διευκρινίσεις ή συμπλήρωση εγγράφων: απαντάτε γρήγορα και γραπτά μέσα από το σύστημα. Αν αναδειχθείτε προσωρινός ανάδοχος, υποβάλλετε τα δικαιολογητικά κατακύρωσης και ακολουθεί η κατακύρωση και η υπογραφή. Αν απορριφθείτε, ζητήστε την αιτιολογία και τη βαθμολογία σας: είναι το βασικό εργαλείο βελτίωσης. Σε περίπτωση παρατυπίας, ο νόμος προβλέπει προδικαστική προσφυγή ενώπιον της αρμόδιας ανεξάρτητης αρχής πριν από την υπογραφή της σύμβασης, με σύντομη προθεσμία και παράβολο που αναγράφονται στη διακήρυξη.

Λίστα ελέγχου πριν από την υποβολή

Στην Κύπρο η διαδικασία είναι ισοδύναμη μέσω του eProcurement, με τα δικά της έντυπα και προθεσμίες κατά τον ν. 73(Ι)/2016. Κάθε απάντηση εμπλουτίζει τον μόνιμο φάκελο και τα τυποποιημένα κείμενα, ώστε ο τρίτος διαγωνισμός να κοστίζει τον μισό χρόνο από τον πρώτο. Η Scoutee βοηθά τις μικρές επιχειρήσεις να εντοπίζουν τους διαγωνισμούς που αξίζουν αυτή την προσπάθεια.