Πώς να γράψετε πειστική τεχνική προσφορά

Η τεχνική προσφορά είναι το έγγραφο με το οποίο η επιτροπή διαγωνισμού βαθμολογεί την τεχνική αξία της προσφοράς σας. Στους περισσότερους διαγωνισμούς με κριτήριο τη βέλτιστη σχέση ποιότητας και τιμής, η αξία αυτή βαραίνει όσο, ή περισσότερο, από την τιμή. Μια καλά δομημένη τεχνική προσφορά κερδίζει συμβάσεις με ίδια τιμή· μια γενικόλογη τεχνική προσφορά χάνει συμβάσεις με χαμηλότερη τιμή. Ο οδηγός εξηγεί πώς τη δομείτε, τη γράφετε και την ελέγχετε.

Σε τι χρησιμεύει

Η αναθέτουσα αρχή δεν σας γνωρίζει και δεν επιτρέπεται να σας κρίνει από τη φήμη σας. Βαθμολογεί με βάση τα κριτήρια ανάθεσης που έχουν ανακοινωθεί στη διακήρυξη, με στάθμιση που δεν μπορεί να αλλάξει εκ των υστέρων. Η τεχνική προσφορά είναι το μοναδικό σας μέσο για να αποδείξετε, κριτήριο προς κριτήριο, ότι καλύπτετε την ανάγκη που περιγράφει η τεχνική περιγραφή. Ό,τι δεν γράφεται εκεί, δεν υπάρχει για την επιτροπή.

Συνέπεια: η τεχνική προσφορά χτίζεται πάνω στον πίνακα των κριτηρίων, ποτέ πάνω σε εταιρικό φυλλάδιο.

Βήμα 1: αποδομήστε τα κριτήρια

Πριν γράψετε γραμμή, εξαγάγετε από τη διακήρυξη:

• κάθε κριτήριο και υποκριτήριο τεχνικής αξίας, με τη στάθμισή του·
• το περιεχόμενο που αναμένεται για καθένα, συχνά ρητά διατυπωμένο («ο προσφέρων περιγράφει το ανθρώπινο δυναμικό, τα προσόντα του και τον τρόπο αντικατάστασης απουσιών»)·
• το επιβαλλόμενο πλαίσιο, όπου υπάρχει: ορισμένοι φορείς δίνουν υπόδειγμα ή πίνακα συμμόρφωσης που συμπληρώνεται χωρίς αλλαγές·
• τα όρια μορφής: αριθμός σελίδων, γραμματοσειρά, επιτρεπόμενα παραρτήματα, μορφότυπος αρχείου για το ΕΣΗΔΗΣ.

Φτιάξτε πίνακα δύο στηλών, κριτήριο αριστερά, ενότητα της προσφοράς δεξιά. Ο πίνακας γίνεται το σχεδιάγραμμά σας και, στην αρχή του κειμένου, βοήθημα βαθμολόγησης για την επιτροπή.

Βήμα 2: υιοθετήστε ευανάγνωστη δομή

Όταν δεν επιβάλλεται πλαίσιο, μια δοκιμασμένη δομή καλύπτει τα συνήθη κριτήρια:

1. Κατανόηση της ανάγκης. Αναδιατυπώστε σε μία σελίδα το πλαίσιο και τα διακυβεύματα του φορέα, με όσα μάθατε από την επίσκεψη και τα ερωτήματα. Είναι η ενότητα που ξεχωρίζει την προσαρμοσμένη απάντηση από την αντιγραφή.
2. Μεθοδολογία και οργάνωση. Πώς εκτελείτε, φάση προς φάση: έναρξη, τρέχουσα λειτουργία, διαχείριση επειγόντων, αναφορές, λήξη της σύμβασης ή παράδοση.
3. Ανθρώπινο δυναμικό. Ομάδα έργου, προσόντα, ενιαίος υπεύθυνος επικοινωνίας, διαχείριση απουσιών και αντικαταστάσεων, εκπαίδευση. Ονομάστε τα πρόσωπα και επισυνάψτε βιογραφικά αν το επιτρέπει η διακήρυξη.
4. Υλικοτεχνικά μέσα. Εξοπλισμός, λογισμικό, οχήματα, υλικά, με σαφή διάκριση όσων αφιερώνονται στη σύμβαση.
5. Χρονοδιάγραμμα. Χρονικά προσδιορισμένο πρόγραμμα, από την έναρξη ως τη λήξη, με τα ορόσημα του φορέα.
6. Ποιότητα, ασφάλεια, περιβάλλον. Εσωτερικοί έλεγχοι, δείκτες, αντιμετώπιση μη συμμορφώσεων, πρόληψη κινδύνων, συγκεκριμένα περιβαλλοντικά μέτρα.
7. Εμπειρίες. Τρεις έως πέντε συγκρίσιμες συμβάσεις, με επαληθεύσιμο πρόσωπο επικοινωνίας, αντικείμενο και μέγεθος.
8. Παραρτήματα. Πιστοποιητικά, τεχνικά φυλλάδια, βεβαιώσεις, μόνο ό,τι ζητείται ή χρησιμεύει.

Αν ο φορέας επιβάλλει υπόδειγμα, τηρήστε το κατά γράμμα, μαζί με τη σειρά των ενοτήτων και τον αριθμό σελίδων. Προσφορά εκτός υποδείγματος μπορεί να βαθμολογηθεί με μηδέν στις ενότητες που λείπουν.

Βήμα 3: γράψτε για την επιτροπή

Η επιτροπή διαβάζει δεκάδες προσφορές σε λίγες ημέρες. Λίγοι κανόνες ανεβάζουν τη βαθμολογία με το ίδιο περιεχόμενο:

• Μία δήλωση, μία απόδειξη. Το «είμαστε ευέλικτοι» δεν αξίζει τίποτε. Το «τηλεφωνική ετοιμότητα επτά ημέρες την εβδομάδα, επέμβαση εντός τεσσάρων ωρών, δέσμευση στο άρθρο 3 της προσφοράς μας» βαθμολογείται.
• Το λεξιλόγιο του φορέα. Χρησιμοποιήστε τους όρους της τεχνικής περιγραφής και τους τίτλους των κριτηρίων. Ο αξιολογητής ψάχνει λέξεις· δώστε του τις δικές του.
• Το συγκεκριμένο. Ονόματα κτιρίων, περιορισμοί πρόσβασης, ωράρια λειτουργίας, στοιχεία που αναφέρονται στα τεύχη δείχνουν ότι το κείμενο γράφτηκε γι' αυτόν τον διαγωνισμό.
• Σύντομες προτάσεις και λίστες. Μία ιδέα ανά παράγραφο, τίτλοι που επαναλαμβάνουν τα κριτήρια, πίνακες για τα μέσα και το χρονοδιάγραμμα.
• Αριθμοί. Άτομα, προθεσμίες, συχνότητες, ποσοστά ελέγχου, αριθμός επεμβάσεων. Ο αριθμός δεσμεύει και συγκρίνεται.
• Ελεγχόμενη έκταση. Δεκαπέντε έως τριάντα σελίδες αρκούν για έναν συνήθη διαγωνισμό κάτω των ορίων. Πέρα από αυτό, κάθε επιπλέον σελίδα πρέπει να κερδίζει βαθμούς, αλλιώς χάνει.

Βήμα 4: συνδέστε την προσφορά με την τιμή

Η τεχνική και η οικονομική προσφορά διαβάζονται μαζί. Τεχνική προσφορά που υπόσχεται έξι άτομα πλήρους απασχόλησης με τιμή που χρηματοδοτεί τρία οδηγεί σε αίτημα αιτιολόγησης λόγω ασυνήθιστα χαμηλής προσφοράς ή σε πτώση της βαθμολογίας αξιοπιστίας. Αντίστροφα, μια υψηλή τιμή υπερασπίζεται με μέσα ορατά στην τεχνική προσφορά. Βάλτε το ίδιο πρόσωπο να διαβάσει και τα δύο έγγραφα, ιδίως στις συμβάσεις υπηρεσιών όπου δηλώνεται αναλυτικά το εργατικό κόστος.

Αν επιτρέπονται εναλλακτικές προσφορές, παρουσιάστε τις σε χωριστή ενότητα, με δική τους κοστολόγηση, χωρίς να αποδυναμώνετε τη βασική προσφορά.

Τα λάθη που κοστίζουν βαθμούς

Κεφαλαιοποιήστε από διαγωνισμό σε διαγωνισμό

Καμία τεχνική προσφορά δεν γράφεται από το μηδέν. Φτιάξτε βιβλιοθήκη ενοτήτων: τυπική οργάνωση, διαδικασίες, βιογραφικά, πιστοποιητικά, εμπειρίες, μέτρα ποιότητας και περιβάλλοντος. Σε κάθε νέο διαγωνισμό, η δουλειά είναι να συναρμολογήσετε τις σχετικές ενότητες και να γράψετε τα ειδικά μέρη: κατανόηση της ανάγκης, χρονοδιάγραμμα, προσαρμογή των μέσων. Μετά από κάθε αποτέλεσμα, ζητήστε το πρακτικό αξιολόγησης με τη βαθμολογία και τις παρατηρήσεις· δείχνει ακριβώς ποιες ενότητες πρέπει να βελτιωθούν.

Λίστα ελέγχου πριν από την υποβολή

• Κάθε κριτήριο και υποκριτήριο της διακήρυξης έχει αντίστοιχη ενότητα.
• Το επιβαλλόμενο υπόδειγμα, αν υπάρχει, τηρείται χωρίς τροποποίηση.
• Η ενότητα «κατανόηση της ανάγκης» αναφέρει στοιχεία αυτού του διαγωνισμού.
• Κάθε δέσμευση είναι αριθμημένη και συνδεδεμένη με συγκεκριμένο μέσο.
• Βιογραφικά, πιστοποιητικά και εμπειρίες επισυνάπτονται και είναι επαληθεύσιμα.
• Η τεχνική προσφορά συμφωνεί με την οικονομική προσφορά και το έντυπο υποβολής.
• Αριθμός σελίδων, γραμματοσειρά και μορφότυπος αρχείου τηρούν τη διακήρυξη.
• Ανάγνωση από πρόσωπο που δεν συνέταξε το κείμενο.
• Αρχεία υπογεγραμμένα ψηφιακά όπου απαιτείται και αναγνώσιμα μετά την υπογραφή.

Ο οδηγός Πώς απαντάτε σε δημόσιο διαγωνισμό βήμα προς βήμα τοποθετεί την τεχνική προσφορά μέσα στο σύνολο του φακέλου.