Ηλεκτρονικοποίηση των δημόσιων συμβάσεων
Η ηλεκτρονικοποίηση επιβάλλει δημοσίευση, πρόσβαση στα τεύχη και υποβολή προσφορών μέσω ΕΣΗΔΗΣ. Κανόνες, εργαλεία και πρακτικές συμβουλές για ΜμΕ.
Ενημερώθηκε στις 5 Σεπτεμβρίου 2026
Η ηλεκτρονικοποίηση των δημόσιων συμβάσεων είναι η μετάβαση ολόκληρης της διαδικασίας, από τη δημοσίευση της προκήρυξης ως την υπογραφή και την πληρωμή, από το χαρτί στο ηλεκτρονικό περιβάλλον. Στην Ελλάδα υλοποιείται μέσω του Εθνικού Συστήματος Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων, του ΕΣΗΔΗΣ, και του Κεντρικού Ηλεκτρονικού Μητρώου Δημοσίων Συμβάσεων, του ΚΗΜΔΗΣ, που στεγάζονται στην πύλη Προμηθεύς.
Πώς λειτουργεί
Ο ν. 4412/2016 υποχρεώνει τις αναθέτουσες αρχές να διαθέτουν τα έγγραφα της σύμβασης δωρεάν και ακέραια σε ηλεκτρονική μορφή, και τους οικονομικούς φορείς να υποβάλλουν αιτήσεις συμμετοχής και προσφορές ηλεκτρονικά για τις συμβάσεις που υπόκεινται σε δημοσιότητα. Η ίδια οδός χρησιμοποιείται για κάθε επικοινωνία κατά τη διαδικασία: ερωτήματα, τροποποιήσεις τευχών, αιτήματα διευκρινίσεων, κοινοποιήσεις αποφάσεων.
Ο μηχανισμός στηρίζεται σε αρκετά στοιχεία:
- το ΕΣΗΔΗΣ, με ξεχωριστά υποσυστήματα για προμήθειες και υπηρεσίες και για δημόσια έργα, που χρονοσημαίνει τις υποβολές·
- το ΚΗΜΔΗΣ, όπου καταχωρίζονται τα στοιχεία των συμβάσεων και οι σχετικές πράξεις·
- το ηλεκτρονικό ΕΕΕΣ για τη φάση της συμμετοχής·
- την ψηφιακή υπογραφή, όταν απαιτείται υπογραφή εγγράφου·
- την ηλεκτρονική τιμολόγηση προς τους φορείς του Δημοσίου, μέσω πιστοποιημένων παρόχων και του σχετικού εθνικού κόμβου.
Ορισμένες εξαιρέσεις παραμένουν, για παράδειγμα για φυσικά δείγματα και μακέτες ή για λόγους ασφάλειας. Στην Κύπρο τον ίδιο ρόλο παίζει το eProcurement (www.eprocurement.gov.cy).
Τι σημαίνει για μια επιχείρηση
Η ηλεκτρονικοποίηση απλοποιεί την πρόσβαση: δεν στέλνετε πια φακέλους με ταχυδρομείο, κατεβάζετε δωρεάν και άμεσα τα τεύχη και μπορείτε να απαντήσετε σε φορείς μακριά από την έδρα σας.
Σε αντάλλαγμα απαιτεί οργάνωση: εγγραφή στο ΕΣΗΔΗΣ με κωδικούς TAXISnet, μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποκλειστική και παρακολουθούμενη, αρχεία σωστά ονομασμένα και στις ζητούμενες μορφές, έγκυρο πιστοποιητικό ψηφιακής υπογραφής, και τη συνήθεια να υποβάλλετε την προηγουμένη της καταληκτικής ημερομηνίας αντί για την ίδια μέρα.
Ως ανάδοχος, θα εκδίδετε ηλεκτρονικά τιμολόγια. Προετοιμάστε εγκαίρως τον πάροχο και τη δομή τιμολόγησης που ζητά ο φορέας, αλλιώς η πληρωμή καθυστερεί.
Παράδειγμα
Αρχιτεκτονικό γραφείο τεσσάρων ατόμων συμμετέχει σε κλειστό διαγωνισμό μελετών δήμου για νέο σχολείο, με προϋπολογισμό έργου 4.500.000 € χωρίς ΦΠΑ. Η αίτηση συμμετοχής υποβάλλεται στο ΕΣΗΔΗΣ, με ΕΕΕΣ και εμπειρία σε PDF. Τα βαριά σχέδια αναρτώνται την προηγουμένη της προθεσμίας. Καμία αποστολή σε χαρτί δεν χρειάζεται, με εξαίρεση μια φυσική μακέτα που ζητά ρητά η διακήρυξη.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι ακόμη δυνατή η έντυπη υποβολή;
Μόνο σε πολύ περιορισμένες περιπτώσεις που προβλέπει ο νόμος. Για τη συντριπτική πλειονότητα των διαδικασιών η ηλεκτρονική υποβολή είναι υποχρεωτική και έντυπη προσφορά θα ήταν απαράδεκτη.
Χρειάζομαι ειδικό λογισμικό;
Όχι, ένας φυλλομετρητής αρκεί για την πλοήγηση. Χρειάζεστε όμως μέσο ψηφιακής υπογραφής, συνήθως εγκεκριμένη υπογραφή σε ασφαλή διάταξη, για τα έγγραφα που υπογράφονται.
Υπάρχει εφεδρικό αντίγραφο σε φυσικό μέσο;
Κατά κανόνα όχι· η υποβολή είναι αποκλειστικά ηλεκτρονική. Γι' αυτό η υποβολή νωρίτερα από την προθεσμία είναι η μόνη ουσιαστική δικλείδα ασφαλείας.