Καταληκτική ημερομηνία υποβολής προσφορών

Η καταληκτική ημερομηνία υποβολής προσφορών είναι η ημέρα και η ώρα μετά την οποία η αναθέτουσα αρχή δεν δέχεται πλέον καμία προσφορά για μια διαγωνιστική διαδικασία. Κάθε προσφορά που φτάνει μετά την εκπνοή της, έστω και κατά ένα λεπτό, δεν γίνεται δεκτή: στο ΕΣΗΔΗΣ το σύστημα κλείνει αυτόματα και η υποβολή είναι τεχνικά αδύνατη.

Πώς λειτουργεί

Η προθεσμία αναγράφεται στην προκήρυξη και στη διακήρυξη. Για τις συμβάσεις άνω των ευρωπαϊκών ορίων, ο ν. 4412/2016 μεταφέρει τις ελάχιστες προθεσμίες των οδηγιών ανάμεσα στην αποστολή της προκήρυξης και την υποβολή των προσφορών, με μειώσεις όταν έχει προηγηθεί προκαταρκτική προκήρυξη ή όταν οι προσφορές υποβάλλονται ηλεκτρονικά. Κάτω των ορίων, η αναθέτουσα αρχή ορίζει εύλογη προθεσμία, ανάλογη με την πολυπλοκότητα της σύμβασης· ελέγξτε το κείμενο της διακήρυξης, γιατί οι ελάχιστες προθεσμίες διαφέρουν ανά είδος διαδικασίας.

Με την πλήρη ηλεκτρονικοποίηση, αποδεικτική είναι η χρονοσήμανση του ΕΣΗΔΗΣ: η προσφορά πρέπει να έχει αναρτηθεί εξ ολοκλήρου πριν από την ώρα λήξης, όχι απλώς να έχει ξεκινήσει. Η ανάρτηση αρχείων εκατοντάδων megabyte θέλει χρόνο.

Η αναθέτουσα αρχή μπορεί να μεταθέσει την καταληκτική ημερομηνία, για παράδειγμα μετά από ουσιώδη τροποποίηση των τευχών, από καθυστερημένη απάντηση σε ερώτημα ή από δυσλειτουργία του συστήματος. Η μετάθεση αποφασίζεται και δημοσιεύεται όπως και η αρχική προκήρυξη.

Τι σημαίνει για μια επιχείρηση

Η εκπρόθεσμη υποβολή είναι ο πιο απογοητευτικός λόγος απόρριψης, γιατί δεν έχει καμία σχέση με την ποιότητα της προσφοράς. Λίγες προφυλάξεις:

• Σημειώστε την ακριβή ημερομηνία και ώρα, με τη ζώνη ώρας που ισχύει (ώρα Ελλάδας ή Κύπρου).
• Εντοπίστε την προθεσμία υποβολής ερωτημάτων, που συνήθως λήγει μία εβδομάδα ή περισσότερο νωρίτερα.
• Υποβάλετε το αργότερο την προηγούμενη ημέρα. Το σύστημα επιτρέπει την αντικατάσταση προσφοράς ήδη υποβληθείσας μέχρι τη λήξη.
• Φυλάξτε την ηλεκτρονική απόδειξη υποβολής με τη χρονοσήμανση.
• Ελέγξτε εγκαίρως την ψηφιακή υπογραφή σας: αν το πιστοποιητικό έχει λήξει, δεν προλαβαίνετε να το ανανεώσετε την τελευταία στιγμή.

Αν σας εμποδίσει γεγονός ανεξάρτητο από τη θέλησή σας, όπως αποδεδειγμένη διακοπή λειτουργίας του συστήματος, δηλώστε το αμέσως εγγράφως στην αναθέτουσα αρχή.

Παράδειγμα

Δημοτική επιχείρηση ύδρευσης προκηρύσσει ανοικτό διαγωνισμό για την αντικατάσταση λεβήτων σε 400 κατοικίες, εκτιμώμενης αξίας 2.100.000 € χωρίς ΦΠΑ. Η καταληκτική ώρα ορίζεται στις 14 Οκτωβρίου, 15:00. Μια εταιρεία θέρμανσης ξεκινά την ανάρτηση στις 14:40 με σχέδια 300 MB· η υποβολή ολοκληρώνεται στις 15:06 και το σύστημα δεν την καταχωρίζει. Η προσφορά χάνεται, ενώ μια υποβολή την προηγουμένη θα αρκούσε.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορώ να ζητήσω παράταση;

Μπορείτε να τη ζητήσετε εγγράφως και αιτιολογημένα. Η αναθέτουσα αρχή αποφασίζει ελεύθερα, εκτός αν τροποποίησε η ίδια ουσιωδώς τα τεύχη πολύ αργά.

Τι κάνω αν το ΕΣΗΔΗΣ δεν λειτουργεί την ημέρα υποβολής;

Κρατήστε στιγμιότυπα οθόνης με ώρα, επικοινωνήστε αμέσως με τη γραμμή υποστήριξης και ενημερώστε εγγράφως την αναθέτουσα αρχή. Αποδεδειγμένη δυσλειτουργία δικαιολογεί μετάθεση.

Είναι ίδια η προθεσμία για την αίτηση συμμετοχής και για την προσφορά;

Στην ανοικτή διαδικασία, ναι. Στην κλειστή διαδικασία υπάρχει πρώτα προθεσμία για την αίτηση συμμετοχής και έπειτα προθεσμία προσφοράς για όσους προεπιλεγούν.

Σχετικοί όροι

• Διακήρυξη
• Τροποποίηση των τευχών
• Ηλεκτρονικοποίηση των δημόσιων συμβάσεων
• ΕΣΗΔΗΣ και προφίλ αγοραστή
• Προκήρυξη σύμβασης

Το Scoutee μπορεί να σας υπενθυμίζει την καταληκτική ημερομηνία των προκηρύξεων που παρακολουθείτε.