Öffentliche Aufträge für Gebäudereinigung und Gebäudedienste

Reinigung ist einer der universellsten Bedarfe der öffentlichen Auftragsvergabe: Jede Gemeinde, Schule, Klinik, Wohnungsgesellschaft und jedes Museum kauft Gebäudereinigung ein. Es ist zugleich eine Branche, in der Bekanntmachungen leicht übersehen werden, weil jede Vergabestelle dieselbe Leistung anders benennt. Dieser Leitfaden liefert das Vokabular, die Vertragsformen und die Kalkulationspunkte der Gebäudereinigung und der gebäudenahen Dienste.

Das Vokabular der Vergabestellen

Derselbe Bedarf erscheint im Betreff der Bekanntmachungen in sehr unterschiedlichen Formulierungen:

• Gebäudereinigung, Unterhaltsreinigung, Innenreinigung, Reinigungsdienstleistungen, Gebäudereinigungsarbeiten;
• Desinfektionsreinigung und Hygienereinigung, das Vokabular von Kliniken und Pflegeeinrichtungen;
• Glas- und Rahmenreinigung, Fensterreinigung, Grund- und Sonderreinigung, Bauschlussreinigung;
• Sanitärhygiene, Lieferung und Montage von Hygieneverbrauchsmaterial, Handtuch- und Spenderservice;
• Schädlingsbekämpfung und Schädlingsmonitoring;
• infrastrukturelles Gebäudemanagement, Facility Management, Hausmeisterdienste, Objektbetreuung;
• häufig mitvergebene Nachbarleistungen: Abfallsammlung und Entsorgung, Grünflächenpflege, Straßenreinigung und Winterdienst, Wäscherei, Sicherheits- und Empfangsdienste.

Eine bundesweite Schlagwortliste, wie sie das französische Deskriptorensystem bietet, gibt es nicht. Auf dem nationalen Bekanntmachungsservice und auf TED bleiben deshalb die CPV-Codes das tragende Raster: Abteilung 90 für Umwelt, Abfall und Reinigung, Abteilung 79 für Unternehmensdienstleistungen einschließlich Sicherheits- und Empfangsdiensten, Abteilung 50 für Wartung. Bauen Sie das Profil auf diesen Abteilungen auf und verfeinern Sie auf Klassenebene, statt freie Wörter aneinanderzureihen: Nur so erwischen Sie die Vergabestelle, die Unterhaltsreinigung schreibt, während Sie nach Gebäudereinigung suchen. Die Methode steht in CPV-Codes richtig wählen.

Die maßgeblichen Wertgrenzen

Reinigung ist eine Dienstleistung.

Die Direktauftragsgrenze von 50 000 € netto beim Bund gilt seit dem Inkrafttreten des Vergabebeschleunigungsgesetzes am 1. Juli 2026 (verified 2026-09-05); Länder und Kommunen setzen eigene, 2026 fast überall angehobene Wertgrenzen, die Sie im jeweiligen Landesvergabegesetz prüfen müssen.

Der Wert wird über die gesamte Laufzeit einschließlich Verlängerungsoptionen berechnet. Ein Reinigungsauftrag über 60 000 € im Jahr auf vier Jahre ist ein EU-weites Verfahren: Diese Verträge kippen schnell in die Oberschwellenvergabe.

Die Vertragsformen

Reinigung wird fast immer auf Dauer vergeben.

• Die Rahmenvereinbarung mit Einheitspreisen, ausgeführt über Einzelabrufe, ist die häufigste Form: regelmäßige Leistungen als monatliche Pauschale, Sonderleistungen einzeln beauftragt.
• Die übliche Laufzeit beträgt ein bis zwei Jahre mit Verlängerungsoptionen bis zu einer in den Besonderen Vertragsbedingungen festgelegten Grenze. Die Verlängerung erfolgt meist einseitig durch den Auftraggeber: Ihre Leistung im ersten Jahr entscheidet über die folgenden.
• Die Losaufteilung erfolgt nach Standort, nach Gebäudeart (Schulen, Sporthallen, Verwaltung) oder nach Leistungsart (Unterhalt, Glas, Grundreinigung). Prüfen Sie vor der Kalkulation, auf wie viele Lose ein Bieter den Zuschlag erhalten darf.

Die Kalkulation: Flächen, Frequenzen, Leistungswerte

Das Einheitspreisverzeichnis eines Reinigungsauftrags listet Objekte, Flächen und Reinigungsintervalle; das Preisblatt fixiert die Einheitspreise der Sonderleistungen, meist je Stunde oder je Quadratmeter. Worauf zu achten ist:

• prüfen Sie die angegebenen Flächen bei der Objektbesichtigung, die fast immer vorgesehen und gelegentlich zwingend ist;
• rechnen Sie die Intervalle mit Ihren eigenen Leistungswerten je Raumart in echte Stunden um, nicht umgekehrt;
• kalkulieren Sie Objektleitung, Vertretung bei Ausfällen, Reinigungsmittel und Verbrauchsmaterial, Maschinen sowie Schließzeiten von Schulen und Sportstätten ein;
• trennen Sie die monatliche Pauschale von den Sonderleistungen, deren Mengen indikativ und nicht garantiert sind;
• prüfen Sie die Preisgleitklausel; in einer Branche mit hohem Lohnanteil entscheidet sie über vier Jahre die Marge.

Ein zu niedriger Preis führt zur Aufklärungspflicht wegen eines ungewöhnlich niedrigen Angebots nach § 60 VgV: Die Vergabestelle darf Stunden und Stundenverrechnungssätze im Einzelnen anfordern und ein nicht auskömmlich erklärtes Angebot ausschließen.

Die Übernahme des Personals

Das ist die zentrale Besonderheit der Branche. Reinigung ist betriebsmittelarm; übernimmt das neue Unternehmen einen nach Zahl und Sachkunde wesentlichen Teil der bisher am Objekt eingesetzten Belegschaft, liegt regelmäßig ein Betriebsübergang nach § 613a BGB vor, mit Fortgeltung der Arbeitsverhältnisse samt Betriebszugehörigkeit. Die bloße Auftragsnachfolge allein löst ihn dagegen nicht aus. Hinzu kommt der allgemeinverbindliche Branchenmindestlohn des Gebäudereiniger-Handwerks, dessen jeweils geltende Höhe und Lohngruppen Sie vor jeder Kalkulation prüfen müssen, sowie die Tariftreue- und Mindestentgeltvorgaben des Landesvergabegesetzes.

Praktische Folgen:

• die Vergabeunterlagen sollten eine Liste des einsatzbezogenen Personals mit Betriebszugehörigkeit, Lohngruppe, Arbeitszeit und Entgeltbestandteilen enthalten; fehlt sie, fordern Sie sie vor Ablauf der Frist über eine Bieterfrage an;
• kalkulieren Sie mit dieser realen Lohnsumme, nicht mit einem theoretischen Kostenansatz;
• die im technischen Konzept angekündigten Produktivitätsgewinne müssen mit dem übernommenen Personal vereinbar bleiben;
• beschreiben Sie im Angebot ausdrücklich, wie der Übergang geführt wird: Unterrichtung der Beschäftigten nach § 613a Abs. 5 BGB, Übernahmeplan, eigene Objektleitung.

Die Zuschlagskriterien

Der Preis wiegt schwer, aber selten allein. Häufige Kriterien sind die Qualität, bewertet über Organisation, Personaleinsatz und Leistungswerte, der Vertretungsplan, Objektleitung und Qualitätskontrolle, Reinigungsmittel und Maschinen, dazu soziale und ökologische Kriterien: Beschäftigung langzeitarbeitsloser Menschen, Umweltzeichen wie der Blaue Engel oder das EU-Ecolabel, Reduktion von Chemie, Abfallbewirtschaftung. Das technische Konzept muss objektbezogen sein, nicht generisch: Genau daran unterscheiden sich die Angebote.

Übersicht

Checkliste Gebäudereinigung

• Beobachtung über CPV-Abteilungen aufgebaut, nicht über ein einzelnes Stichwort.
• Objektbesichtigung wahrgenommen und Flächen geprüft.
• Liste des übergangsfähigen Personals angefordert und in die Kalkulation übernommen.
• Leistungswerte und Stunden je Objekt vor dem Preis berechnet.
• Vertretungsplan bei Ausfällen schriftlich ausgearbeitet.
• Reinigungsmittel, Maschinen und Umweltzeichen dokumentiert.
• Preisgleitklausel und geltender Branchenmindestlohn geprüft.
• Laufzeitenden der Verträge Ihrer Wettbewerber notiert, um zur Neuvergabe bereit zu sein.

In Österreich übernimmt das Arbeitsvertragsrechts-Anpassungsgesetz die Rolle des § 613a BGB, und der Kollektivvertrag für Denkmal-, Fassaden- und Gebäudereiniger gibt die Lohnuntergrenzen vor. Scoutee beobachtet diese Reinigungsverfahren, die über oeffentlichevergabe.de, TED und die Vergabeplattformen der Länder verstreut sind.