Közbeszerzési ajánlat készítése lépésről lépésre

Egy közbeszerzési eljárásban az ajánlatadás mindig ugyanazt a sorrendet követi, ágazattól függetlenül: letölteni a dokumentációt, elolvasni a felhívást, dönteni, összeállítani az igazolásokat és az ajánlatot, majd határidőre benyújtani az EKR-ben. Ez az útmutató lépésről lépésre végigveszi a folyamatot, azokkal a buktatókkal együtt, amelyek miatt jó cégek esnek ki rossz okból.

1. lépés: regisztráljon és töltse le a dokumentációt

A közbeszerzési dokumentumokat az EKR-ből kell letölteni. A rendszer engedi a betekintést, de az eljáráshoz érdeklődő gazdasági szereplőként érdemes bejelentkezni: így értesül a módosító hirdetményről, a kiegészítő tájékoztatásokról és a határidő meghosszabbításáról. Aki bejelentkezés nélkül tölt le, néha a dokumentáció elavult változatára ad ajánlatot.

Az EKR-regisztrációt, a cégadatok és a képviseleti jogosultság rögzítését intézze el előre. Használjon céges, több ember által olvasott e-mail-címet, ne egy kolléga személyes postafiókját.

2. lépés: először a felhívást olvassa el

Az eljárást megindító felhívás és a hozzá tartozó útmutató az ajánlatadás használati utasítása. Ez rögzíti az ajánlattételi határidőt, a benyújtandó dokumentumok pontos listáját, a kizáró okokat és az alkalmassági követelményeket, az értékelési szempontokat a súlyszámokkal és a pontozás módszerével, a többváltozatú ajánlat lehetőségét, a részekre bontást, valamint a benyújtás és az elektronikus aláírás módját. Olvassa végig, mielőtt kinyitja a műszaki leírást.

Írja ki azonnal egy táblázatba: határidő nap és óra pontossággal, kért dokumentumok, szempontok és súlyszámok, az ajánlati kötöttség időtartama, kötelező-e a helyszíni bejárás, meddig lehet kérdezni.

3. lépés: döntsön 48 órán belül

Az idő a szűkös erőforrás. A gyors indulok vagy kihagyom döntés megspórol egy hetet olyan eljáráson, amelyet nem nyerne meg. Öt kérdés:

• Az igény a fő tevékenységébe esik, a képességei megfeszítése nélkül?
• Megvannak a kért referenciák és szakemberek, vagy megoldható közös ajánlattétellel, esetleg kapacitást nyújtó szervezet bevonásával?
• Az ár súlya a szempontrendszerben hagy esélyt nagyobb versenytársakkal szemben?
• A földrajzi terület és a teljesítési határidő tartható?
• Marad idő komoly szakmai ajánlatot készíteni a határidőig?

Két nemleges válasz általában elég a kihagyáshoz. Három jól megválasztott eljárásra készített gondos ajánlat többet ér hat elnagyoltnál.

4. lépés: kérjen kiegészítő tájékoztatást

A felhívás megadja, meddig lehet kérdezni. A kérdést és a rá adott választ az ajánlatkérő minden érdeklődő gazdasági szereplővel megosztja az EKR-en keresztül. Használja ezt a csatornát a műszaki leírás félreérthető pontjainak tisztázására, hiányzó mennyiség vagy dokumentum bekérésére. A jól feltett kérdés azt is megmutatja az ajánlatkérőnek, hogy elolvasta az anyagot. Kérdezzen korán: ha a válasz késik, az ajánlatkérőnek meg kell hosszabbítania a határidőt, de csak az időben feltett kérdések alapozzák meg ezt.

5. lépés: a kizáró okok és az alkalmasság igazolása

Ez a rész azt bizonyítja, hogy jogosult és alkalmas a szerződés teljesítésére. Jellemzően a következőket tartalmazza:

• nyilatkozat a kizáró okok fenn nem állásáról; uniós eljárásrendben ezt az EEKD, az egységes európai közbeszerzési dokumentum formájában, az EKR űrlapján kell megtenni, nemzeti eljárásrendben rendszerint egyszerű nyilatkozattal;
• az alkalmassági követelmények igazolása: árbevételi adatok, referenciaigazolások, szakemberek bemutatása végzettséggel és gyakorlattal, eszközlista, tanúsítványok;
• kapacitást nyújtó szervezet bevonása esetén az arra vonatkozó nyilatkozatok és kötelezettségvállalás;
• az alvállalkozókra és a részvétel arányára vonatkozó nyilatkozat;
• kis- és középvállalkozási minősítésről szóló nyilatkozat.

A tényleges igazolásokat többnyire csak a nyertestől kérik be, de több ajánlatkérő már az ajánlattételkor előírja őket. Tartson naprakész állandó dossziét, félévente frissítve, hogy ne az utolsó pillanatban kelljen keresgélni.

6. lépés: állítsa össze az ajánlatot

Az ajánlat az, amit pontoznak. Három részből áll.

Az ár

A szerződés formájától függően egységárjegyzéket, árazott költségvetést vagy mennyiségi kimutatást kell kitöltenie. Soha ne módosítsa a kapott tábla szerkezetét: az átrendezett táblázat érvénytelenné teheti az ajánlatot. Ellenőrizze az összhangot a dokumentumok között, és számítson az aránytalanul alacsony ár miatti indokoláskérésre, ha az ára jelentősen elmarad a mezőnytől.

A szakmai ajánlat

A szakmai ajánlat pontról pontra követi a műszaki leírást és a minőségi értékelési szempontokat. A szempontrendszerből épül fel, nem a cégismertetőből. A szerkezetet a Meggyőző szakmai ajánlat írása útmutató adja meg. Az érdemi része utólag nem pótolható, ezért ezt kell a legalaposabban ellenőrizni.

A felolvasólap

A felolvasólap foglalja össze az ajánlat értékelésre kerülő adatait: az ajánlati árat és minden számszerű vállalást a megadott mértékegységben. A bontáskor ezeket olvassa fel a rendszer, és ez alapján számolják a pontokat. Egy elgépelt szám itt közvetlenül az eredményt módosítja.

7. lépés: nyújtsa be az EKR-ben

Az eljárás a gyakorlatilag minden esetben elektronikus. Néhány szabály megelőzi az utolsó pillanatos balesetet:

1. Próbálja ki a rendszert napokkal korábban: fájlméret, elfogadott formátumok, a képviselő aláírási jogosultsága.
2. Nevezze el a fájlokat egyértelműen, és kövesse a dokumentációban kért sorrendet.
3. Nyújtson be a határidő előtti napon, vagy legalább több órával korábban. A mérvadó időpont az EKR rendszeridő szerinti beérkezés, nem a küldés megkezdése. Egy perccel a határidő után beérkezett ajánlat érvénytelen, vizsgálat nélkül.
4. Őrizze meg a rendszer visszaigazolását és a benyújtott anyag pontos másolatát.

Az ajánlatokat az EKR a határidő lejárta után automatikusan bontja, és bontási jegyzőkönyvet készít, amely tartalmazza az ajánlattevők nevét és a felolvasólapi adatokat. Ezt minden ajánlattevő megkapja: érdemes azonnal elemezni.

8. lépés: az ajánlat után

Három forgatókönyv lehetséges. Az ajánlatkérő hiánypótlásra vagy felvilágosítás megadására hívhat fel, esetleg indokolást kér az árra: ezekre gyakran egy-két napos a határidő, ezért naponta nézze az EKR üzeneteit. Ha nyert, benyújtja a hiányzó igazolásokat, majd megkötik a szerződést. Ha kiesett, írásbeli összegezést kap a pontszámokkal és az indokolással: ez a legfontosabb fejlődési eszköze. Jogsértés esetén először előzetes vitarendezést kezdeményezhet az ajánlatkérőnél, és a Közbeszerzési Döntőbizottsághoz fordulhat; a jogorvoslati határidők rövidek, ezért azonnal kell lépni.

Ellenőrzőlista benyújtás előtt

Minden ajánlat gazdagítja az állandó dossziét és a szakmai ajánlat mintáját, így a harmadik eljárás fele annyi időbe kerül, mint az első. A Scoutee abban segít a kis- és középvállalkozásoknak, hogy megtalálják azokat az eljárásokat, amelyek megérik ezt a munkát.