Tarjouspyyntöasiakirjat

Tarjouspyyntöasiakirjat ovat se aineisto, jonka hankintayksikkö asettaa yritysten saataville tarjouksen laatimista varten. Ne kuvaavat hankinnan kohteen, tarjouskilpailun säännöt, sopimuksen ehdot ja tavan, jolla hinnat on esitettävä. Suomessa puhutaan usein lyhyesti tarjouspyynnöstä liitteineen.

Miten se toimii

Asiakirjat julkaistaan samaan aikaan hankintailmoituksen kanssa. Sähköisen menettelyn myötä ne ladataan maksutta kilpailutusjärjestelmästä, johon Hilman ilmoitus ohjaa. Hankintalaki (1397/2016) edellyttää, että asiakirjat ovat vapaasti, kokonaan ja sähköisesti saatavilla ilmoituksen julkaisemisesta lähtien, harvoja poikkeuksia lukuun ottamatta.

Tavanomainen kokonaisuus sisältää:

• tarjouspyynnön, joka määrittelee pelisäännöt: määräajan, vaaditut liitteet ja vertailuperusteet;
• tarjouslomakkeen, jolla yritys sitoutuu tarjoukseensa;
• sopimusluonnoksen ja sovellettavat yleiset sopimusehdot sekä hankinnan kohteen kuvauksen eli palvelukuvauksen tai työselostuksen;
• hintalomakkeet: yksikköhintaluettelon, määrä- ja yksikköhintaluettelon tai kokonaishinnan erittelyn hinnoittelutavan mukaan;
• usein myös piirustukset, kuntotutkimukset, liitteet tai valmiin pohjan laatuselvitykselle.

Pienessä hankinnassa aineisto on muutaman sivun mittainen. Suuressa rakennusurakassa tiedostoja on usein kymmeniä. Rakennusurakoissa sopimusehtoina käytetään lähes aina rakennusurakan yleisiä sopimusehtoja YSE 1998, tavara- ja palveluhankinnoissa julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE ja suunnittelutehtävissä konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja KSE. Ne eivät ole lakia vaan vakioehtoja, joihin tarjouspyyntö viittaa ja joita sopimusluonnos usein muuttaa yksittäisin poikkeuksin.

Mitä se merkitsee yritykselle

Tarjouspyyntöasiakirjat ovat ainoa luotettava lähde tarjouksen rakentamiseen. Lataa ne kirjautuneena eikä anonyymisti: vain siten saat automaattisesti korjausilmoitukset ja vastaukset muiden esittämiin kysymyksiin.

Lue ensin tarjouspyyntö, sitten kohteen kuvaus ja sopimusluonnos. Poimi pakolliset liitteet, laatuselvityksen odotettu muoto ja vertailuperusteet. Merkitse muistiin tarjousten jättämisen määräaika ja kysymysten esittämisen määräaika, joka on tyypillisesti useita päiviä aiemmin. Puutteellinen tarjous voidaan hylätä ilman vertailua.

Jos jokin asiakirja puuttuu tai on ristiriidassa toisen kanssa, esitä kysymys kirjallisesti järjestelmän kautta. Vastaus julkaistaan kaikille tarjoajille ja sitoo hankintayksikköä. Suullisiin lupauksiin ei kannata nojata, koska niitä ei voi myöhemmin todentaa.

Esimerkki

Vaskijoen kuntayhtymä julkaisee kansallisen hankintailmoituksen viheralueiden hoidosta kolmeksi vuodeksi, ennakoitu arvo 150 000 euroa. Summa ylittää tavara- ja palveluhankintojen 60 000 euron kansallisen kynnysarvon (verified 2026-09-05). Aineistossa on kahdeksan tiedostoa: tarjouspyyntö, tarjouslomake, sopimusluonnos, palvelukuvaus, yksikköhintaluettelo, määräluettelo, kohdekartta ja laatuselvityksen pohja. Viheralan yritys huomaa, että kartasta puuttuu kaksi palvelukuvauksessa mainittua kohdetta, ja kysyy asiasta. Hankintayksikkö julkaisee korjatun kartan ja siirtää määräaikaa viidellä päivällä.

Usein kysyttyä

Maksaako aineiston lataaminen?

Ei. Asiakirjat ovat maksutta ja suoraan saatavilla. Vain hyvin suuret tiedostot voidaan poikkeuksellisesti toimittaa muulla tavalla.

Saako tarjouspyynnön asiakirjoja muokata omassa tarjouksessa?

Ei. Asiakirjat sitovat tarjoajaa. Voit ainoastaan esittää vaihtoehtoisen tarjouksen, jos tarjouspyyntö sen sallii.

Mitä teen, jos aineisto muuttuu kesken kilpailun?

Hankintayksikkö julkaisee korjausilmoituksen ja pidentää tarjousaikaa, jos muutos on olennainen. Varmista aina, että työskentelet uusimman version parissa.

Aiheeseen liittyvät termit

• Tarjouspyyntö
• Hankinnan kohteen kuvaus
• Sopimusehdot ja sopimusluonnos
• Sähköinen kilpailutusjärjestelmä
• Laatuselvitys

Scoutee ilmoittaa heti, kun alaasi vastaava hankintailmoitus ja sen asiakirjat julkaistaan.