Sähköinen kilpailutusjärjestelmä

Sähköinen kilpailutusjärjestelmä on verkkoalusta, jolla hankintayksikkö julkaisee kilpailutuksensa, jakaa tarjouspyyntöaineiston, vastaa tarjoajien kysymyksiin ja ottaa tarjoukset vastaan. Se on julkisten hankintojen sähköistämisen keskeisin työkalu.

Miten se toimii

Suomessa ei ole ranskalaista ostajaprofiilia vastaavaa lakisääteistä, hankintayksikkökohtaista julkaisupaikkaa. Työnjako on toinen: kaikki kansalliset ja EU-hankintailmoitukset julkaistaan keskitetysti Hilmassa, josta EU-ilmoitukset välittyvät TEDiin, ja itse tarjouspyyntöaineisto sekä tarjousten jättäminen hoidetaan hankintayksikön käyttämässä kilpailutusjärjestelmässä.

Hankintalaki (1397/2016) edellyttää, että tiedonvaihto tapahtuu sähköisesti ja että tarjouspyyntöaineisto on maksutta, rajoituksetta ja suoraan saatavilla jo hankintailmoituksesta alkaen. Järjestelmän on huolehdittava tarjousten eheydestä, aikaleimasta ja siitä, ettei niiden sisältöön pääse käsiksi ennen määräajan päättymistä.

Käytössä on useita järjestelmiä: valtiolla oma palvelunsa, kunnilla ja hyvinvointialueilla eri toimittajien alustoja. Jokaisella on oma käyttöliittymänsä, rekisteröitymistapansa ja tarjousten jättötapansa. Hilman ilmoituksessa kerrotaan aina osoite, josta aineisto haetaan ja johon tarjous jätetään. Hilmalla on myös avoin rajapinta, jonka kautta ilmoitukset saa koneluettavassa muodossa omaan seurantaan.

Mitä se merkitsee yritykselle

Vastaaminen edellyttää tunnusten luomista jokaiseen järjestelmään, jota kohdeasiakkaasi käyttävät. Tee se etukäteen ja seurattavalla sähköpostiosoitteella, ei jättöpäivänä.

Lataa aineisto aina tunnistautuneena, älä anonyymisti: se on ehto sille, että saat korjausilmoitukset ja vastaukset kysymyksiin. Esitä kysymykset järjestelmän oman viestitoiminnon kautta, jolloin niistä jää jälki.

Tarkista ennen jättöä järjestelmän tekniset vaatimukset: hyväksytyt tiedostomuodot, enimmäiskoko, selain ja mahdollinen sähköinen allekirjoitus. Jätä tarjous mieluiten määräajan edellisenä päivänä ja säilytä aikaleimattu kuittaus.

Moni järjestelmä tarjoaa myös hakuvahteja, mutta täydellinen seuranta rakentuu Hilman varaan, jossa kaikki kynnysarvot ylittävät ilmoitukset ovat samassa paikassa. Sen alapuolelle jäävät pienhankinnat julkaistaan hajanaisesti, usein vain hankintayksikön omilla sivuilla.

Esimerkki

Putkiliike haluaa töitä oman maakuntansa kunnilta. Se huomaa, että useimmat niistä käyttävät samaa kilpailutusjärjestelmää ja hyvinvointialue toista. Yritys luo tunnukset molempiin, asettaa Hilmaan hakuvahdin putki- ja lämmitystöiden CPV-koodeille ja löytää näin 85 000 euron kansallisen hankinnan, josta pieni kunta oli ilmoittanut ilman muuta näkyvyyttä.

Usein kysyttyä

Maksaako järjestelmän käyttö yritykselle?

Ei. Aineiston lataaminen ja tarjouksen jättäminen ovat maksuttomia. Osa alustoista myy vapaaehtoisia lisäpalveluja, kuten laajempia hakuvahteja.

Voiko tarjouksen lähettää sähköpostilla tai paperilla?

Vain poikkeuksellisesti. Pääsääntö on sähköinen jättö kilpailutusjärjestelmässä, ja tarjouspyyntö kertoo, jos muuta sallitaan.

Mitä teen, jos jättö epäonnistuu teknisesti?

Ota heti yhteys järjestelmän tukeen ja hankintayksikköön ja ota aikaleimatut kuvakaappaukset. Todennettu häiriö voi oikeuttaa määräajan siirtoon.

Aiheeseen liittyvät termit

• Hankintojen sähköistäminen
• Tarjouspyyntöaineisto
• Tarjousten jättämisen määräaika
• Sähköinen allekirjoitus
• Hilma

Scoutee kokoaa eri järjestelmissä julkaistut ilmoitukset yhteen, jotta niitä ei tarvitse seurata yksitellen.