Sähköinen allekirjoitus
Sähköinen allekirjoitus korvaa käsin kirjoitetun nimen julkisissa hankinnoissa. Vaadittava taso, varmenteet ja allekirjoituksen ajankohta.
Päivitetty 5. syyskuuta 2026
Sähköinen allekirjoitus on menetelmä, jolla digitaalinen asiakirja allekirjoitetaan luotettavasti niin, että allekirjoittajan henkilöllisyys ja tiedoston eheys voidaan todentaa. Julkisissa hankinnoissa se korvaa käsin kirjoitetun nimen tarjouslomakkeessa ja hankintasopimuksessa.
Miten se toimii
Oikeudellinen kehys on EU:n eIDAS-asetus, joka erottaa kolme tasoa: tavallinen, kehittynyt ja hyväksymismerkinnällä varustettu eli vahvistettu sähköinen allekirjoitus. Vain vahvistetulla allekirjoituksella on suoraan sama oikeusvaikutus kuin käsin kirjoitetulla nimellä; muut ovat päteviä, mutta niiden todistusvoima arvioidaan tapauskohtaisesti.
Suomen hankintalaki (1397/2016) ei aseta yhtä pakollista allekirjoitustasoa, toisin kuin monessa muussa maassa. Hankintayksikkö päättää itse, vaaditaanko allekirjoitusta ja millä tasolla, ja kertoo sen tarjouspyynnössä. Käytännössä tarjousta ei useinkaan tarvitse allekirjoittaa lainkaan: kilpailutusjärjestelmään tunnistautuneena jätetty tarjous katsotaan yrityksen sitoumukseksi, ja järjestelmä tuottaa aikaleiman ja kirjausketjun.
Allekirjoitus tulee tavallisesti kuvaan vasta sopimusvaiheessa. Sopimus allekirjoitetaan sähköisellä allekirjoituspalvelulla tai varmennekortilla, ja allekirjoittajan on oltava henkilö, jolla on nimenkirjoitusoikeus tai kirjallinen valtuutus. Allekirjoitus kohdistuu yksittäiseen tiedostoon, ei pakattuun kansioon.
Mitä se merkitsee yritykselle
Tarkista jokaisessa kilpailutuksessa, vaaditaanko allekirjoitusta tarjousvaiheessa vai vasta sopimusta tehtäessä. Jos allekirjoitus vaaditaan, allekirjoita juuri ne asiakirjat, jotka on pyydetty, ja pyydetyllä tasolla.
Jos vastaat tarjouspyyntöihin säännöllisesti, hanki käyttöön luotettava allekirjoituspalvelu tai varmenne toimitusjohtajan tai valtuutetun henkilön nimiin. Varmenteen hankkiminen edellyttää henkilöllisyyden todentamista ja voi viedä päiviä, joten sitä ei kannata aloittaa jättöpäivän aattona.
Varmista myös, että kaupparekisteriote ja mahdollinen valtakirja ovat ajan tasalla: hankintayksikkö tarkistaa niistä, että allekirjoittaja saa sitoa yrityksen. Muista, ettei käsin kirjoitetun nimen skannaus ole sähköinen allekirjoitus.
Esimerkki
Sähköurakoitsija voittaa Rautlahden kunnan katuvalaistuksen uusimista koskevan kansallisen hankinnan, arvo 95 000 euroa. Arvo jää rakennusurakoiden 150 000 euron kansallisen kynnysarvon alle mutta ylittää tavara- ja palveluhankintojen 60 000 euron rajan (verified 2026-09-05), ja kunta on ilmoittanut hankinnasta Hilmassa. Tarjousta ei tarvinnut allekirjoittaa. Kun yritys valitaan, se saa sopimuksen sähköiseen allekirjoituspalveluun, jossa toimitusjohtaja allekirjoittaa sen vahvasti tunnistautuen. Kunnan edustaja allekirjoittaa samalla tavalla, ja sopimus on voimassa.
Usein kysyttyä
Tarvitaanko varmenne tarjouksen jättämiseen?
Ei yleensä. Tarjous jätetään tunnistautuneena kilpailutusjärjestelmään. Varmennetta tai allekirjoituspalvelua tarvitaan siinä vaiheessa, kun sopimus allekirjoitetaan sähköisesti.
Mikä allekirjoitustaso vaaditaan?
Se, jonka tarjouspyyntö kertoo. Jos tasoa ei ole määritelty, käytännössä riittää kehittynyt allekirjoitus, ja vahvistettu allekirjoitus kelpaa aina.
Miten ryhmittymän tarjous allekirjoitetaan?
Tarjouspyynnön mukaan: joko valtuutettu pääyritys allekirjoittaa kaikkien puolesta valtakirjan nojalla tai jokainen jäsen allekirjoittaa erikseen.