Sähköinen hankintamenettely
Julkiset hankinnat ilmoitetaan, kilpailutetaan ja tarjotaan sähköisesti. Hilma, kilpailutusjärjestelmät, verkkolasku ja käytännön ohjeet pk-yritykselle.
Päivitetty 5. syyskuuta 2026
Sähköisellä hankintamenettelyllä tarkoitetaan sitä, että julkinen hankinta hoidetaan ilmoituksesta sopimukseen ja laskutukseen asti sähköisesti. Suomessa siirtymä on käytännössä valmis: hankintailmoitukset julkaistaan Hilmassa, tarjoukset jätetään kilpailutusjärjestelmässä ja laskut lähetetään verkkolaskuina.
Miten se toimii
Hankintalaki (1397/2016) velvoittaa hankintayksikön asettamaan tarjouspyyntöasiakirjat maksutta ja kokonaan sähköisesti saataville sekä vastaanottamaan tarjoukset sähköisessä muodossa kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Myös menettelyn aikainen viestintä — kysymykset, korjausilmoitukset, lisäselvityspyynnöt ja hankintapäätöksen tiedoksianto — kulkee samaa reittiä.
Kokonaisuus rakentuu muutamasta osasta:
- Hilma eli hankintailmoitukset.fi, jossa julkaistaan kansalliset ja EU-ilmoitukset ja josta EU-ilmoitukset välitetään TEDiin; palvelussa on avoin rajapinta ja avointa dataa;
- kilpailutusjärjestelmät, joissa asiakirjat jaetaan ja tarjoukset vastaanotetaan aikaleimattuina;
- yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja ESPD soveltuvuuden alustavana näyttönä;
- sähköinen allekirjoitus, kun asiakirjan allekirjoitusta vaaditaan;
- verkkolaskutus, jota julkinen ostaja voi lain nojalla vaatia yritykseltä.
Poikkeuksia on vähän: fyysiset pienoismallit, näytteet, erityiset turvallisuussyyt ja kansallisen kynnysarvon alittavat pienhankinnat. Tavara- ja palveluhankinnoissa raja on 60 000 euroa ja rakennusurakoissa 150 000 euroa (verified 2026-09-05); sen alle jäävissä ostoissa hankintayksikkö noudattaa omaa pienhankintaohjettaan, joka usein ohjaa silti sähköiseen tarjouspyyntöön.
Mitä se merkitsee yritykselle
Sähköinen menettely helpottaa pääsyä julkisille markkinoille: paperikansioita ei enää lähetetä, aineisto on maksutta ja heti saatavilla ja kaukanakin sijaitsevan hankintayksikön kilpailuun voi osallistua ilman matkoja. Samalla kilpailu on avautunut, koska ilmoitukset löytyvät yhdestä paikasta koko maasta.
Vastineeksi se vaatii järjestystä: tunnukset niihin järjestelmiin, joita kohdeasiakkaasi käyttävät, valvottu sähköpostiosoite ilmoituksille, siististi nimetyt tiedostot pyydetyissä muodoissa, voimassa oleva varmenne tarvittaessa ja tapa jättää tarjous määräajan aattona eikä viimeisenä tuntina. Suomi.fi-valtuuksien kuntoon laittaminen etukäteen säästää aikaa, kun tunnistautumista tarvitaan.
Sopimuskumppanina joudut lähettämään verkkolaskuja. Selvitä hyvissä ajoin, mitä verkkolaskuosoitetta, viitetietoja ja liitteitä ostaja edellyttää, muuten maksu viivästyy. Sopimuksen aikainen viestintä, tilaukset ja raportointi hoidetaan niin ikään yhä useammin ostajan omassa järjestelmässä, joten varaa käyttöönotolle aikaa heti sopimuksen alussa.
Esimerkki
Neljän hengen arkkitehtitoimisto osallistuu Kaarniemen kaupungin rajoitettuun suunnittelukilpailuun koulusta, jonka rakennuskustannukset ovat noin 4 500 000 euroa. Osallistumishakemus jätetään kilpailutusjärjestelmässä, mukana ESPD ja referenssit pdf-muodossa. Raskaat kilpailupiirustukset ladataan järjestelmään määräajan aattona. Paperilähetyksiä ei tarvita lainkaan, lukuun ottamatta kilpailuohjelmassa nimenomaisesti vaadittua pienoismallia.
Usein kysyttyä
Voiko tarjouksen vielä jättää paperilla?
Vain harvoissa poikkeustilanteissa tai hyvin pienissä hankinnoissa. Valtaosassa kilpailutuksia sähköinen jättäminen on pakollista, ja paperitarjous olisi tarjouspyynnön vastainen.
Tarvitaanko erityisiä ohjelmistoja?
Ei. Useimmissa järjestelmissä riittää selain. Allekirjoitusvälinettä tarvitaan vain, jos tarjouspyyntö vaatii allekirjoitusta jo tarjousvaiheessa.
Kuinka kauan asiakirjat säilyvät saatavilla?
Kilpailutusjärjestelmässä aineisto on saatavilla ainakin tarjousajan. Kannattaa ladata koko aineisto itselle heti, sillä hankintapäätöksen jälkeen pääsy voi sulkeutua.