Öffentliche IT- und Digitalaufträge: der Leitfaden für Anbieter

Die IT ist ein Bereich, in dem Bekanntmachungen schwerer zu finden sind als im Bau: Vergabestellen führen digitale Bedarfe oft unter der allgemeinen Bezeichnung Dienstleistung, und das Vokabular wechselt von Kommune zu Kommune. Dieser Leitfaden erklärt, was öffentliche Auftraggeber einkaufen, wie diese Aufträge konstruiert sind und welche Filter verhindern, dass Sie sie verpassen.

Was öffentliche Auftraggeber einkaufen

Eine Kommune, ein Klinikum, eine Hochschule oder ein Ministerium beschaffen, getrennt oder in derselben Rahmenvereinbarung:

• Hardware: Arbeitsplatzrechner, Server, Netzwerk, Telefonie, Drucksysteme, interaktive Displays für Schulen.
• Software und Lizenzen: Fachverfahren (Finanzen, Personal, Melde- und Einwohnerwesen, Schulverwaltung, Liegenschaften), Bürosuiten, Herstellerlizenzen, Fehlerbehebung und Weiterentwicklung.
• Entwicklung: Fachanwendungen, Bürgerportale, Websites, mobile Anwendungen, Schnittstellen und Datenaustausch nach den Vorgaben des Onlinezugangsgesetzes.
• Betrieb und Managed Services: Überwachung, Serveradministration, Clientmanagement, Anwenderunterstützung vom First bis zum Third Level, Aufrechterhaltung des Betriebs.
• Hosting und Cloud: Anwendungsbetrieb, Sicherung, Wiederanlauf, Betrieb in Rechenzentren mit Standort in Deutschland oder der EU.
• Cybersicherheit: Audits, Penetrationstests, Überwachung, Umsetzung des IT-Grundschutzes.
• Daten und künstliche Intelligenz: offene Daten, Auswertung und Steuerung, Automatisierungsvorhaben.
• Begleitleistungen: Projektsteuerung, Change-Begleitung, Schulung der Beschäftigten.

Die wichtigen CPV-Codes

Der Filter über den CPV-Code ist der einzige verlässliche Weg, eine Branche mit instabilen Bezeichnungen abzudecken.

Gehen Sie anschließend auf die Gruppen- oder Klassenebene. Die Methode steht in CPV-Codes richtig wählen. Anders als in Frankreich gibt es in Deutschland keine nationale Deskriptorenliste; auf dem nationalen Bekanntmachungsservice oeffentlichevergabe.de sind CPV-Code, Auftragsart und NUTS-Code die einzigen strukturierten Filter, ergänzt um die Volltextsuche.

Die maßgeblichen Wertgrenzen

IT-Beschaffungen sind Liefer- oder Dienstleistungsaufträge.

Die Anhebung der Direktauftragsgrenze des Bundes auf 50 000 € netto stammt aus dem Vergabebeschleunigungsgesetz, das am 1. Juli 2026 in Kraft getreten ist. Die EU-Schwellenwerte gelten vom 1. Januar 2026 bis zum 31. Dezember 2027.

Der Wert wird über die gesamte Laufzeit einschließlich Verlängerungsoptionen geschätzt: Eine vierjährige Rahmenvereinbarung über den IT-Betrieb überschreitet auch bei einer kleinen Kommune schnell den EU-Schwellenwert.

Die vorherrschenden Vertragsformen

Digitalleistungen werden selten als einmaliger Festauftrag vergeben.

• Die Rahmenvereinbarung ist der Normalfall. Sie legt Preise und Bedingungen fest, ohne sofort zu bestellen.
• Der Rahmenvertrag mit Einzelabrufen setzt sie um: Sie werden bezuschlagt, die Abrufe folgen nach Bedarf, oft mit Mindest- und Höchstmenge.
• Die Rahmenvereinbarung mit mehreren Unternehmen bindet mehrere Anbieter und stellt sie für jedes Vorhaben über einen Einzelauftrag erneut in den Wettbewerb. Der Zuschlag garantiert dann keinen Umsatz: Der eigentliche Wettbewerb findet in jedem Miniverfahren statt.
• Der Auftrag mit Bedarfspositionen und Optionen dient Vorhaben in Stufen: Konzeption als Grundauftrag, Rollout als Option.
• Die Losaufteilung trennt häufig Software, Integration, Hosting und Support, was spezialisierten Unternehmen einzelne Lose öffnet.

Zentrale Beschaffungsstellen

Viele Auftraggeber kaufen über eine zentrale Beschaffungsstelle: das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern mit dem Kaufhaus des Bundes, die zentralen Vergabestellen der Länder, kommunale Einkaufsgemeinschaften wie KoPart oder die Rahmenverträge der Sozialversicherungsträger. Wer aus einem bestehenden Rahmenvertrag abruft, hat seine Pflicht zu Wettbewerb und Bekanntmachung bereits erfüllt: Es erscheint keine Bekanntmachung, und der Umsatz geht an Sie vorbei, wenn Sie dort nicht gelistet sind.

Daraus folgen zwei Dinge. Erstens: Beobachten Sie die Verfahren, die die zentralen Beschaffungsstellen selbst ausschreiben; sie werden regulär bekannt gemacht und laufen über mehrere Jahre. Zweitens: Schließen Sie aus dem Schweigen des Bekanntmachungsservice nicht, dass ein Auftraggeber nichts kauft.

Wiederkehrende technische Anforderungen

Die Leistungsbeschreibung eines IT-Auftrags enthält fast immer dieselben Anforderungen, die Sie einmal sauber vorbereiten sollten:

• Datenschutz: Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO, Ort der Verarbeitung und der Sicherungen, Löschkonzept;
• IT-Sicherheit: Umsetzung des BSI IT-Grundschutzes, häufig ein C5-Testat oder eine Zertifizierung nach ISO 27001, Zugriffsverwaltung, Protokollierung, Notfallkonzept, Fristen zur Behebung von Schwachstellen;
• Barrierefreiheit öffentlicher Oberflächen nach BITV 2.0 und EN 301 549, mit Erklärung zur Barrierefreiheit;
• Servicelevel: Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, Servicezeiten, zugehörige Vertragsstrafen;
• Interoperabilität und Ausstiegsfähigkeit: Exportformate, Dokumentation, Datenübernahme am Ende der Laufzeit, Umgang mit Quellcode und Nutzungsrechten.

Vertraglich arbeiten die meisten Vergabestellen mit den Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen, den EVB-IT. Prüfen Sie, welcher Vertragstyp gewählt wurde – Kauf, Überlassung, Pflege, Dienstleistung, Erstellung, System oder Cloud –, denn Haftung, Abnahme und Rechteeinräumung unterscheiden sich erheblich. Die EVB-IT treten an die Stelle der allgemeinen Vertragsbedingungen für Leistungen.

Innovationsbeschaffung und Markterkundung

Für neuartige Lösungen stehen die Innovationspartnerschaft nach § 19 VgV und, unterhalb der Schwellenwerte, die Verhandlungsvergabe zur Verfügung. Vorgelagert ist die Markterkundung: Gespräche mit dem öffentlichen Auftraggeber vor Verfahrensbeginn sind nach § 28 VgV ausdrücklich zulässig, solange der Wettbewerb nicht verfälscht wird und die gewonnenen Informationen allen Bietern zugänglich gemacht werden. Vorinformationen und Interessenbekundungsverfahren zeigen solche Bedarfe in Vorbereitung an.

Checkliste IT

• Beobachtungsprofil auf CPV 72 und 48 definiert, erweitert um 30, 64 und 79.
• Synonymgruppen für die Volltextsuche bereit: Betrieb, Managed Service, Anwendungspflege, Support, Hosting, Fachverfahren.
• Auslaufende Mehrpartner-Rahmenvereinbarungen Ihrer Zielauftraggeber überwacht.
• Position zu Kaufhaus des Bundes und zentralen Beschaffungsstellen entschieden.
• Wiederverwendbare Textbausteine zu DSGVO, BSI-Grundschutz, Barrierefreiheit, Ausstiegsfähigkeit und Servicelevel.
• EVB-IT-Vertragstypen bekannt, Musterprüfung durch die Rechtsberatung einmal erledigt.
• Referenzen nach Bedarfsart geordnet, mit Volumen und Laufzeit.
• Kalkulationsmodell je Profil und Tag, passend zum abgefragten Preisblatt.

In Österreich gelten dieselben EU-Schwellenwerte; die Bekanntmachungen verteilen sich auf ANKÖ, auftrag.at und die offenen Daten auf data.gv.at. Scoutee verfolgt diese IT-Bekanntmachungen, die über oeffentlichevergabe.de, TED und die Vergabeplattformen der Länder verstreut sind.