Διαγωνισμοί καθαριότητας και υπηρεσιών συντήρησης κτιρίων

Η καθαριότητα είναι από τις πιο καθολικές ανάγκες του δημοσίου: κάθε δήμος, σχολείο, νοσοκομείο, μουσείο και δημόσιος οργανισμός αγοράζει καθαρισμό χώρων. Είναι επίσης κλάδος όπου οι προκηρύξεις χάνονται εύκολα, γιατί κάθε φορέας ονομάζει διαφορετικά την ίδια υπηρεσία. Ο οδηγός δίνει το λεξιλόγιο, τα συμβατικά σχήματα και τα σημεία κοστολόγησης της καθαριότητας και των υπηρεσιών κτιρίων.

Το λεξιλόγιο των φορέων

Η ίδια ανάγκη εμφανίζεται με πολύ διαφορετικούς τίτλους στο αντικείμενο των προκηρύξεων:

• καθαρισμός κτιρίων, καθαριότητα χώρων, υπηρεσίες καθαριότητας, συντήρηση καθαριότητας εγκαταστάσεων·
• καθαριότητα και απολύμανση χώρων υγείας, ορολογία των νοσοκομείων και των μονάδων φροντίδας·
• καθαρισμός υαλοπινάκων, γενικός καθαρισμός, καθαρισμός μετά από εργασίες·
• υγειονομικό υλικό, προμήθεια και τοποθέτηση αναλωσίμων υγιεινής, χειροπετσέτες, συσκευές·
• απεντόμωση, μυοκτονία, απολύμανση·
• υπηρεσίες υποστήριξης κτιρίων, ολοκληρωμένη διαχείριση εγκαταστάσεων, συντήρηση κτιριακών εγκαταστάσεων·
• συναφείς υπηρεσίες που συχνά προκηρύσσονται σε χωριστά τμήματα: αποκομιδή απορριμμάτων, συντήρηση πρασίνου, καθαρισμός κοινόχρηστων χώρων, πλυντήρια ιματισμού, φύλαξη.

Στις ελληνικές πύλες δεν υπάρχει εθνική λίστα περιγραφικών όρων που να συμπληρώνει το CPV: η αναζήτηση γίνεται με κωδικούς CPV, είδος σύμβασης και ελεύθερο κείμενο. Το τμήμα 90 καλύπτει περιβάλλον, απορρίμματα και καθαρισμό, το τμήμα 79 τις υπηρεσίες προς φορείς και το τμήμα 50 τη συντήρηση. Χτίστε το προφίλ πάνω σε αυτά τα τμήματα και εξειδικεύστε στη συνέχεια σε επίπεδο τάξης, αντί να παραθέτετε ελεύθερες λέξεις: μόνο έτσι θα δείτε την προκήρυξη ενός φορέα που γράφει «συντήρηση χώρων» ενώ εσείς ψάχνετε «καθαριότητα». Η μέθοδος είναι στο Πώς να επιλέξετε τους κωδικούς CPV.

Τα όρια που ισχύουν

Η καθαριότητα είναι σύμβαση υπηρεσιών.

Τα ευρωπαϊκά όρια ισχύουν για την περίοδο 2026-2027 και το ποσό υπολογίζεται σε όλη τη διάρκεια, με τις παρατάσεις. Σύμβαση καθαριότητας 60.000 € τον χρόνο για τέσσερα χρόνια είναι ευρωπαϊκή σύμβαση: αυτά τα συμβόλαια περνούν γρήγορα σε διαδικασία άνω των ορίων.

Τα συμβατικά σχήματα

Η καθαριότητα συμβασιοποιείται σχεδόν πάντα σε βάθος χρόνου.

• Η συμφωνία-πλαίσιο με τιμές μονάδας, που εκτελείται με εντολές ανάθεσης, είναι η συνηθέστερη μορφή: τακτικές εργασίες με μηνιαίο τίμημα και έκτακτες εργασίες κατά παραγγελία.
• Η τυπική διάρκεια είναι ένα έτος με δικαίωμα παράτασης, μέσα στα όρια που θέτει η συγγραφή υποχρεώσεων. Η επίδοση της πρώτης χρονιάς κρίνει τις επόμενες.
• Ο χωρισμός σε τμήματα γίνεται ανά γεωγραφική ενότητα, ανά τύπο κτιρίου (σχολεία, αθλητικές εγκαταστάσεις, διοικητικά κτίρια) ή ανά είδος εργασίας (τακτικός καθαρισμός, υαλοπίνακες, γενικός καθαρισμός). Δείτε πόσα τμήματα μπορεί να πάρει ο ίδιος προσφέρων πριν τα στοχεύσετε όλα.

Η κοστολόγηση: επιφάνειες, συχνότητες, αποδόσεις

Το έντυπο ποσοτήτων μιας σύμβασης καθαριότητας απαριθμεί κτίρια, επιφάνειες και συχνότητες· ο τιμοκατάλογος μονάδων ορίζει τις τιμές των έκτακτων εργασιών, συχνά ανά ώρα ή ανά τετραγωνικό μέτρο. Σημεία προσοχής:

• επαληθεύστε τις δηλωμένες επιφάνειες κατά την επίσκεψη στους χώρους, που σχεδόν πάντα προβλέπεται και ενίοτε είναι υποχρεωτική επί ποινή αποκλεισμού·
• μεταφράστε τις συχνότητες σε πραγματικές ώρες, με τις δικές σας αποδόσεις ανά τύπο χώρου, και όχι το αντίστροφο·
• ενσωματώστε την επίβλεψη, την αντικατάσταση απουσιών, τα υλικά και αναλώσιμα, τον εξοπλισμό και τις περιόδους κλειστών σχολείων ή εγκαταστάσεων·
• ξεχωρίστε το μηνιαίο τίμημα από τις έκτακτες εργασίες, των οποίων οι ποσότητες είναι ενδεικτικές και δεν εγγυώνται τίποτε·
• ελέγξτε τη ρήτρα αναθεώρησης τιμών, καθοριστική σε τετραετία και σε κλάδο με υψηλό εργατικό κόστος, καθώς και τις αυξήσεις του κατώτατου μισθού.

Τιμή πολύ χαμηλή οδηγεί σε αίτημα αιτιολόγησης λόγω ασυνήθιστα χαμηλής προσφοράς: ο φορέας ζητά ανάλυση ωρών και κόστους και απορρίπτει προσφορά που δεν αιτιολογείται.

Η υποχρεωτική ανάλυση του εργατικού κόστους

Είναι η μεγάλη ιδιαιτερότητα του κλάδου στην Ελλάδα. Στις συμβάσεις καθαρισμού και φύλαξης, ο προσφέρων υποχρεούται να περιλαμβάνει στην προσφορά του, επί ποινή αποκλεισμού, τα στοιχεία της παρ. 1 του άρθρου 68 του ν. 3863/2010, στα οποία παραπέμπει η παρ. 4 του άρθρου 92 του ν. 4412/2016: τον αριθμό των εργαζομένων που θα απασχοληθούν, τις ημέρες και ώρες εργασίας, τη συλλογική σύμβαση εργασίας στην οποία υπάγονται, το ύψος του προϋπολογισμένου ποσού για τις αποδοχές και τις ασφαλιστικές εισφορές, καθώς και το διοικητικό κόστος και το εργολαβικό κέρδος. Η αναθέτουσα αρχή ελέγχει ότι το ποσό αυτό δεν υπολείπεται του νόμιμου κόστους.

Πρακτικές συνέπειες:

• η κοστολόγηση ξεκινά από τη νόμιμη μισθολογική δαπάνη, όχι από θεωρητικό κόστος ανά τετραγωνικό·
• τα κέρδη παραγωγικότητας που υπόσχεται η τεχνική προσφορά πρέπει να παραμένουν συμβατά με το δηλωμένο προσωπικό·
• κάθε αναντιστοιχία ανάμεσα στις ώρες της τεχνικής προσφοράς και στο δηλωμένο εργατικό κόστος είναι κλασικός λόγος απόρριψης·
• αν λείπουν στοιχεία για τους χώρους ή τα ωράρια, ζητήστε τα με γραπτό ερώτημα μέσω του ΕΣΗΔΗΣ πριν από την προθεσμία.

Τα κριτήρια ανάθεσης

Η τιμή βαραίνει πολύ, σπάνια όμως μόνη της. Τα συνήθη κριτήρια είναι η τεχνική αξία με βάση την οργάνωση, το προσωπικό και τις αποδόσεις, το σχέδιο αντικατάστασης απουσιών, η επίβλεψη και ο ποιοτικός έλεγχος, τα υλικά και ο εξοπλισμός, και στη συνέχεια περιβαλλοντικά κριτήρια: οικολογικά σήματα, μείωση χημικών, διαχείριση απορριμμάτων. Η τεχνική προσφορά πρέπει να είναι ανά κτίριο, όχι γενική: εκεί ξεχωρίζουν οι προσφορές.

Συγκεντρωτικός πίνακας

Λίστα ελέγχου

• Παρακολούθηση χτισμένη σε τμήματα CPV και όχι σε μία λέξη-κλειδί.
• Επίσκεψη στους χώρους και επαλήθευση επιφανειών.
• Νόμιμο εργατικό κόστος υπολογισμένο και τεκμηριωμένο.
• Ώρες και αποδόσεις ανά κτίριο υπολογισμένες πριν από την τιμή.
• Γραπτό σχέδιο αντικατάστασης απουσιών.
• Υλικά, εξοπλισμός και οικολογικά σήματα τεκμηριωμένα.
• Ρήτρα αναθεώρησης τιμών διαβασμένη και υπολογισμένη.
• Λήξεις των τρεχουσών συμβάσεων των ανταγωνιστών σας καταγεγραμμένες.

Στην Κύπρο οι συμβάσεις καθαριότητας ακολουθούν τον ν. 73(Ι)/2016 και δημοσιεύονται στο eProcurement, με διαφορετικούς εθνικούς κανόνες για το εργατικό κόστος. Η Scoutee παρακολουθεί αυτούς τους διαγωνισμούς καθαριότητας σε ΚΗΜΔΗΣ, ΕΣΗΔΗΣ και TED.