Διαγωνισμοί πληροφορικής και ψηφιακών υπηρεσιών: οδηγός παρόχων

Η πληροφορική είναι κλάδος όπου οι προκηρύξεις βρίσκονται δυσκολότερα από ό,τι στα έργα: οι αναθέτουσες αρχές καταχωρίζουν συχνά τις ψηφιακές ανάγκες τους ως γενικές «υπηρεσίες» και το λεξιλόγιο αλλάζει από φορέα σε φορέα. Ο οδηγός εξηγεί τι αγοράζει ο ελληνικός δημόσιος τομέας, πώς δομούνται αυτές οι συμβάσεις και ποια φίλτρα χρειάζεστε για να μη χάνετε ευκαιρίες.

Τι αγοράζουν οι δημόσιοι φορείς

Ένας δήμος, ένα νοσοκομείο, ένα πανεπιστήμιο ή ένα υπουργείο αγοράζουν, χωριστά ή μέσα στην ίδια συμφωνία-πλαίσιο:

• Εξοπλισμό: σταθμούς εργασίας, εξυπηρετητές, δικτυακό εξοπλισμό, τηλεφωνία, εκτυπωτικά, διαδραστικούς πίνακες για τα σχολεία.
• Λογισμικό και άδειες: εφαρμογές διαχείρισης (οικονομικά, μισθοδοσία, δημοτολόγιο, πρωτόκολλο, τεχνικές υπηρεσίες), σουίτες γραφείου, άδειες κατασκευαστή, διορθωτική και εξελικτική συντήρηση.
• Ανάπτυξη: εφαρμογές, πύλες εξυπηρέτησης πολιτών, ιστότοπους, εφαρμογές για κινητά, διεπαφές και διαλειτουργικότητα.
• Υποστήριξη και λειτουργία: εποπτεία, διαχείριση εξυπηρετητών, διαχείριση εξοπλισμού, γραφείο υποστήριξης χρηστών πρώτου έως τρίτου επιπέδου, διατήρηση σε λειτουργική κατάσταση.
• Φιλοξενία και υπολογιστικό νέφος: φιλοξενία εφαρμογών, αντίγραφα ασφαλείας, σχέδιο ανάκαμψης από καταστροφή, φιλοξενία δεδομένων υγείας.
• Κυβερνοασφάλεια: έλεγχοι, δοκιμές διείσδυσης, εποπτεία, συμμόρφωση.
• Δεδομένα και τεχνητή νοημοσύνη: ανοικτά δεδομένα, επιχειρηματική ευφυΐα, έργα αυτοματοποίησης.
• Συνοδευτικές υπηρεσίες: τεχνική υποστήριξη φορέα, διαχείριση αλλαγής, εκπαίδευση χρηστών.

Οι κωδικοί CPV που πρέπει να ξέρετε

Το φίλτρο με κωδικό CPV είναι ο μόνος αξιόπιστος τρόπος να καλύψετε έναν κλάδο με ασταθή ονοματολογία.

Κατεβείτε στη συνέχεια σε επίπεδο ομάδας ή τάξης για να εξειδικεύσετε. Η μέθοδος αναλύεται στο Πώς να επιλέξετε τους κωδικούς CPV. Στην Ελλάδα δεν υπάρχει εθνικός κατάλογος περιγραφικών όρων που να συμπληρώνει το CPV, όπως σε άλλες χώρες: η αναζήτηση στο ΚΗΜΔΗΣ και στο ΕΣΗΔΗΣ γίνεται με CPV, είδος σύμβασης, αναθέτουσα αρχή και ελεύθερο κείμενο.

Τα όρια που ισχύουν

Η πληροφορική εμπίπτει στις συμβάσεις προμηθειών και υπηρεσιών.

Τα ευρωπαϊκά όρια ισχύουν από την 1η Ιανουαρίου 2026 έως τις 31 Δεκεμβρίου 2027 (verified 2026-09-05). Το ποσό υπολογίζεται σε όλη τη διάρκεια, με τις παρατάσεις και τα δικαιώματα προαίρεσης: μια τετραετής συμφωνία υποστήριξης συστημάτων ξεπερνά γρήγορα το ευρωπαϊκό όριο ακόμη και για μικρό δήμο.

Τα κυρίαρχα συμβατικά σχήματα

Το ψηφιακό αντικείμενο σπάνια συμβασιοποιείται ως μία εφάπαξ σύμβαση.

• Η συμφωνία-πλαίσιο είναι ο κανόνας. Καθορίζει τιμές και όρους, χωρίς άμεση παραγγελία.
• Οι εντολές ανάθεσης εκτελούν τη συμφωνία σταδιακά: επιλέγεστε και οι παραγγελίες έρχονται κατά περίπτωση, ενίοτε με ελάχιστο και ανώτατο όριο.
• Η συμφωνία-πλαίσιο με περισσότερους αναδόχους κρατά πολλούς παρόχους και τους ξαναβάζει σε ανταγωνισμό για κάθε έργο με εκτελεστική σύμβαση. Η ένταξη δεν εγγυάται τζίρο: ο πραγματικός ανταγωνισμός γίνεται σε κάθε μίνι διαγωνισμό.
• Η σύμβαση με προαιρέσεις εξυπηρετεί έργα σε φάσεις: βασικό αντικείμενο η μελέτη εφαρμογής, προαιρέσεις η επέκταση.
• Ο χωρισμός σε τμήματα διαχωρίζει συχνά το λογισμικό, την ολοκλήρωση, τη φιλοξενία και την υποστήριξη, ανοίγοντας τμήματα σε εξειδικευμένα σχήματα.

Κεντρικές αρχές αγορών

Πολλοί φορείς δεν προκηρύσσουν μόνοι τους: αγοράζουν μέσω κεντρικών αρχών αγορών, όπως η κεντρική αρχή προμηθειών του Δημοσίου για οριζόντιες ανάγκες, ο εθνικός φορέας προμηθειών υγείας για τα νοσοκομεία, ή εξειδικευμένοι φορείς που υλοποιούν μεγάλα ψηφιακά έργα για λογαριασμό της διοίκησης. Ο φορέας που παραγγέλλει από υφιστάμενη συμφωνία θεωρείται ότι έχει τηρήσει τις υποχρεώσεις δημοσιότητας: δεν δημοσιεύεται νέα προκήρυξη και η σύμβαση σας διαφεύγει αν δεν είστε ήδη ανάδοχος.

Δύο συνέπειες για έναν πάροχο. Πρώτον, παρακολουθείτε τους διαγωνισμούς που προκηρύσσουν οι ίδιες οι κεντρικές αρχές, οι οποίοι δημοσιεύονται κανονικά και καλύπτουν πολλά έτη. Δεύτερον, μη συμπεράνετε από τη σιωπή στο ΚΗΜΔΗΣ ότι ένας φορέας δεν αγοράζει: μπορεί να αγοράζει μέσω τρίτου.

Επαναλαμβανόμενες τεχνικές απαιτήσεις

Η τεχνική συγγραφή υποχρεώσεων μιας ψηφιακής σύμβασης περιέχει σχεδόν πάντα τις ίδιες απαιτήσεις, που συμφέρει να τις ετοιμάσετε μία φορά:

• προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, ρόλος εκτελούντος την επεξεργασία, τόπος αποθήκευσης δεδομένων και αντιγράφων·
• απαιτήσεις διαλειτουργικότητας με τα κεντρικά κυβερνητικά συστήματα και τα μητρώα του Δημοσίου·
• ψηφιακή προσβασιμότητα των δημόσιων διεπαφών·
• ασφάλεια: διαχείριση προσβάσεων, καταγραφή, αντίγραφα, σχέδιο συνέχειας, δεσμεύσεις διόρθωσης ευπαθειών·
• επίπεδα υπηρεσίας: χρόνοι απόκρισης και αποκατάστασης, ώρες υποστήριξης, αντίστοιχες ποινικές ρήτρες·
• αναστρεψιμότητα: μορφότυποι εξαγωγής, τεκμηρίωση, παράδοση δεδομένων στη λήξη, τύχη του πηγαίου κώδικα και των δικαιωμάτων.

Καινοτόμες αγορές και προκαταρκτική διαβούλευση

Ο ν. 4412/2016 προβλέπει τη σύμπραξη καινοτομίας και επιτρέπει την προκαταρκτική διαβούλευση της αγοράς: η αναθέτουσα αρχή συζητά με προμηθευτές πριν από την προκήρυξη, με δημοσιότητα και χωρίς να νοθεύεται ο ανταγωνισμός. Στην πράξη, οι τεχνικές προδιαγραφές πολλών ψηφιακών έργων διαμορφώνονται εκεί. Παρακολουθείτε λοιπόν και τις προκαταρκτικές προκηρύξεις και τις δημόσιες διαβουλεύσεις τεχνικών προδιαγραφών, που ανακοινώνονται πριν από τον διαγωνισμό.

Λίστα ελέγχου για την πληροφορική

• Προφίλ παρακολούθησης σε CPV 72 και 48, διευρυμένο σε 30, 64 και 79 ανάλογα με την προσφορά σας.
• Ομάδες συνωνύμων για την αναζήτηση ελεύθερου κειμένου: υποστήριξη, συντήρηση, φιλοξενία, αναβάθμιση, ολοκληρωμένο σύστημα.
• Παρακολούθηση των συμφωνιών-πλαίσιο που λήγουν στους φορείς-στόχους σας.
• Απόφαση για τη θέση σας απέναντι στις κεντρικές αρχές αγορών του κλάδου σας.
• Επαναχρησιμοποιήσιμα κείμενα για προσωπικά δεδομένα, ασφάλεια, προσβασιμότητα, διαλειτουργικότητα, επίπεδα υπηρεσίας.
• Εμπειρίες ταξινομημένες ανά τύπο ανάγκης, με μέγεθος και διάρκεια.
• Μοντέλο κοστολόγησης ανά προφίλ και ανά ανθρωποημέρα, συμβατό με το ζητούμενο έντυπο.

Στην Κύπρο τα αντίστοιχα έργα προκηρύσσονται μέσω του eProcurement, με τα ίδια ευρωπαϊκά όρια και εθνικές διαδικασίες κατά τον ν. 73(Ι)/2016. Η Scoutee παρακολουθεί αυτές τις ψηφιακές προκηρύξεις, διάσπαρτες ανάμεσα σε ΚΗΜΔΗΣ, ΕΣΗΔΗΣ και TED.