Dokumenti tal-akkwist (tender document)

Id-dokumenti tal-akkwist, magħrufa fil-prattika Maltija bħala t-tender document, huma s-sett sħiħ ta' dokumenti li awtorità kontraenti tqiegħed għad-dispożizzjoni tal-impriżi biex dawn iħejju l-offerta tagħhom. Jiddeskrivu l-bżonn, ir-regoli tas-sejħa, il-kundizzjonijiet tal-eżekuzzjoni tal-kuntratt u l-mod kif iridu jiġu ppreżentati l-prezzijiet.

Kif jaħdem

Id-dokumenti jiġu ppubblikati fl-istess ħin tal-avviż tal-kuntratt. Ir-Regolamenti dwar l-Akkwist Pubbliku (S.L. 601.03) jitolbu li l-komunikazzjoni u l-iskambju ta' informazzjoni jsiru b'mezzi elettroniċi, u fil-prattika d-dossier jitniżżel b'xejn mill-pjattaforma ePPS fuq etenders.gov.mt (verified 2026-09-05). Eċċezzjonijiet limitati jeżistu, pereżempju meta jkunu meħtieġa mudelli fiżiċi jew formati ta' fajl mhux disponibbli b'mod ġenerali.

Dossier tipiku fih:

• l-istruzzjonijiet lill-offerenti, li jistabbilixxu d-data tal-għeluq, il-partijiet li għandhom jiġu ppreżentati u l-kriterji tal-għażla u tal-għoti;
• il-formola tal-offerta u l-formola tal-kuntratt, li bihom l-impriża torbot ruħha mal-offerta tagħha;
• il-kundizzjonijiet ġenerali u speċjali tal-kuntratt u l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi;
• id-dokumenti tal-prezz: skeda tar-rati, skeda ta' kwantitajiet stmati jew tqassim tal-prezz globali skont il-forma tal-prezz;
• xi kultant pjanti, rapporti, annessi jew formola ta' tweġiba għall-offerta teknika.

Għal xiri żgħir, id-dossier jieħu ftit paġni. Għal kuntratt kbir ta' xogħlijiet, spiss ikun fih għexieren ta' fajls. Fil-prattika Maltija d-dokumenti jinħarġu bl-Ingliż, anke meta l-awtorità tikkomunika bil-Malti, u l-offerta tinkiteb bl-istess lingwa tad-dossier.

Taħt il-limitu nazzjonali ta' €143,000 id-dossier jitħejja u jinħareġ mill-awtorità kontraenti nnifisha; fuq dak il-limitu, jinħareġ mid-Direttur tal-Kuntratti f'isimha, u l-mudelli standard tad-Dipartiment tal-Kuntratti jintużaw kważi dejjem.

X'ifisser għal impriża

Id-dokumenti tal-akkwist huma l-unika sors affidabbli biex tibni offerta. Niżżilhom filwaqt li tkun identifikat fuq l-ePPS u mhux b'mod anonimu: hekk biss tirċievi n-noti ta' kjarifika u t-tweġibiet għall-mistoqsijiet tal-parteċipanti l-oħra.

Aqra l-ewwel l-istruzzjonijiet lill-offerenti, imbagħad l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi. Sib il-partijiet obbligatorji, il-format mistenni tal-offerta teknika u l-kriterji tal-għoti. Niżżel id-data tal-għeluq u d-data tal-għeluq għall-mistoqsijiet, li normalment tkun jiem qabel. Offerta nieqsa minn dokument obbligatorju tista' tiġi miċħuda mingħajr eżami, anke jekk il-prezz ikun l-aħjar wieħed.

Jekk parti tkun nieqsa jew tikkontradixxi oħra, staqsi bil-miktub permezz tal-pjattaforma. It-tweġiba tinħareġ lill-parteċipanti kollha u ssir parti mid-dossier.

Eżempju

Kunsill lokali joħroġ sejħa dipartimentali għall-manutenzjoni tal-ġonna pubbliċi tiegħu, stmata €150,000 eskluża l-VAT fuq tliet snin. Id-dossier fih tmien fajls: istruzzjonijiet, formola tal-offerta, kundizzjonijiet tal-kuntratt, speċifikazzjonijiet tekniċi, skeda tar-rati, skeda ta' kwantitajiet stmati, pjanta tas-siti u formola għall-offerta teknika. Impriża tal-ġardinaġġ tinnota li l-pjanta tħalli barra żewġ siti msemmija fl-ispeċifikazzjonijiet u tistaqsi. L-awtorità toħroġ nota ta' kjarifika bil-pjanta korretta u testendi d-data tal-għeluq b'ħamest ijiem.

Mistoqsijiet frekwenti

It-tniżżil tad-dokumenti jiswa l-flus?

Le. L-aċċess huwa b'xejn u dirett mill-ePPS. Biss dokumenti kbar ħafna jew mudelli fiżiċi jistgħu jinġabru personalment.

Nista' nimmodifika d-dokumenti fl-offerta tiegħi?

Le. Id-dokumenti jorbtu lill-offerenti. Tista' biss tipproponi varjant jekk l-istruzzjonijiet lill-offerenti jippermettuh.

X'nagħmel jekk id-dokumenti jinbidlu waqt is-sejħa?

L-awtorità toħroġ nota ta' kjarifika jew emenda u, jekk il-bidla tkun importanti, testendi d-data tal-għeluq. Aċċerta ruħek dejjem li qed taħdem fuq l-aħħar verżjoni.

Termini relatati

• Istruzzjonijiet lill-offerenti
• Speċifikazzjonijiet tekniċi
• Kundizzjonijiet speċjali tal-kuntratt
• Pjattaforma tax-xerrej
• Offerta teknika

Scoutee jista' javżak hekk kif jiġi ppubblikat avviż li jaqbel mal-attività tiegħek, bid-dokumenti tiegħu.