Kā atbildēt uz publisko iepirkumu soli pa solim

Atbilde uz publisko iepirkumu vienmēr seko vienai un tai pašai secībai neatkarīgi no nozares: lejupielādēt dokumentāciju, izlasīt nolikumu, izlemt, sagatavot atlases un piedāvājuma daļu, iesniegt elektroniski pirms termiņa. Šajā rakstā katrs solis aprakstīts pēc kārtas, kopā ar kļūdām, kuru dēļ labs uzņēmums tiek noraidīts nepareiza iemesla dēļ.

Pirmais solis: lejupielādējiet dokumentāciju, pieteicoties sistēmā

Iepirkuma dokumentācija ir pieejama bez maksas pasūtītāja profilā, Latvijā visbiežāk valsts Elektronisko iepirkumu sistēmas (EIS) e-konkursu sadaļā. Lejupielāde bieži ir iespējama arī anonīmi, taču pieteikties ir svarīgi: tikai tā pasūtītājs jūs informē par grozījumu, atbildi uz jautājumu vai termiņa pagarinājumu. Uzņēmums, kas lejupielādē bez konta, dažkārt atbild uz novecojušu dokumentācijas versiju.

Izveidojiet kontu ar uzņēmuma vispārīgo e-pasta adresi, ko lasa vairāki cilvēki, nevis ar viena darbinieka pastkasti.

Otrais solis: izlasiet nolikumu vispirms

Nolikums ir atbildes lietošanas pamācība. Tas nosaka piedāvājumu iesniegšanas termiņu, precīzu iesniedzamo dokumentu sarakstu, vērtēšanas kritērijus un to svarus, variantu pieļaujamību, sadalījumu daļās, iesniegšanas kārtību un prasības elektroniskajam parakstam. Izlasiet to pilnībā, pirms atverat tehnisko specifikāciju.

Uzreiz izrakstiet tabulā: datumu un laiku, prasītos dokumentus, kritērijus un svarus, piedāvājuma spēkā esamības termiņu, vai objekta apskate ir obligāta, līdz kuram datumam var uzdot jautājumus.

Trešais solis: izlemiet 48 stundās

Laiks ir retais resurss. Ātrs lēmums piedalīties vai nepiedalīties ietaupa nedēļu, kas citādi aizietu iepirkumam, kuru neuzvarēsiet. Uzdodiet piecus jautājumus:

• Vai vajadzība atbilst jūsu pamatdarbībai, nevelkot kompetences pāri to robežām?
• Vai jums ir prasītās atsauces un resursi vai iespēja veidot piegādātāju apvienību?
• Vai cenas svars kritērijos atstāj izredzes pret lielākiem konkurentiem?
• Vai teritorija un grafiks ir izpildāmi?
• Vai jums pietiek laika nopietnam tehniskajam piedāvājumam?

Divas noliedzošas atbildes parasti nozīmē, ka ir jāizlaiž. Rūpīgs darbs trijos labi izvēlētos iepirkumos ir vērtīgāks nekā seši sasteigti piedāvājumi.

Ceturtais solis: uzdodiet jautājumus pasūtītājam

Nolikums nosaka jautājumu termiņu, parasti aptuveni desmit dienas pirms piedāvājumu iesniegšanas. Katrs jautājums un atbilde tiek publicēta visiem pretendentiem sistēmā. Izmantojiet šo kanālu, lai novērstu neskaidrību tehniskajā specifikācijā, prasītu trūkstošu apjomu vai dokumentu. Labi uzdoti jautājumi arī parāda pasūtītājam, ka esat dokumentāciju izlasījis.

Piektais solis: sagatavojiet atlases daļu

Atlases daļa pierāda, ka jums ir tiesības un spējas piedalīties. Tajā parasti ietilpst:

• Eiropas vienotais iepirkuma procedūras dokuments, ko procedūrās virs Eiropas robežvērtībām pasūtītājs pieņem kā sākotnējo apliecinājumu; EIS tam ir sagatavota veidne;
• ziņas par pretendenta saimniecisko un finansiālo stāvokli un tehniskajām spējām: apgrozījums, darbinieku skaits, resursi, atsauces;
• apdrošināšanas polises, kvalifikācijas sertifikāti vai reģistrācijas apliecinājumi, kad tie ir prasīti;
• piegādātāju apvienībai vai piedāvājumā norādītiem apakšuzņēmējiem — attiecīgās veidlapas un apliecinājumi.

Izslēgšanas pamatus — nodokļu parādu, maksātnespēju, noteiktus sodus — pasūtītājs Latvijā pārbauda pats valsts reģistros, tāpēc izziņas parasti nav jāpievieno. Tas nemazina jūsu pienākumu tās nokārtot: parāds virs likumā noteiktā sliekšņa noved pie izslēgšanas neatkarīgi no piedāvājuma kvalitātes.

Sestais solis: sagatavojiet piedāvājumu

Piedāvājums ir tas, ko vērtē. Tam ir trīs daļas.

Cena

Atkarībā no līguma formas jūs aizpildāt vienību cenu sarakstu, tāmi ar izmaksu sadalījumu vai apjomu sarakstu. Nekad nemainiet dotās veidnes struktūru: pārkārtota tabula var padarīt piedāvājumu neatbilstošu. Pārbaudiet saskaņotību starp dokumentiem un iepriekš sagatavojieties jautājumam par nepamatoti lētu piedāvājumu, ja jūsu cena ir manāmi zem tirgus.

Tehniskais piedāvājums

Tehniskais piedāvājums atbild punkts pa punktam uz kvalitātes kritērijiem. To būvē no kritēriju tabulas, nevis no reklāmas bukleta. Raksts Kā uzrakstīt pārliecinošu tehnisko piedāvājumu dod struktūru.

Finanšu piedāvājums un pieteikums

Pieteikums un finanšu piedāvājums formalizē jūsu solījumu: summu, termiņus, iespējamo avansu, rekvizītus. Latvijā piedāvājumu parasti paraksta ar drošu elektronisko parakstu; nolikums precizē, kuri dokumenti ir jāparaksta un kam ir jābūt pārstāvības tiesībām. Pārbaudiet šo punktu jau otrajā solī.

Septītais solis: iesniedziet elektroniski

Iesniegšana ir elektroniska praktiski visos iepirkumos. Daži noteikumi novērš pēdējā brīža negadījumus:

1. Pārbaudiet sistēmu vairākas dienas iepriekš: tehniskās prasības, maksimālo failu izmēru, pieņemtos formātus, elektroniskā paraksta darbību.
2. Nosauciet failus skaidri (01_pieteikums.pdf, 02_EVIPD.pdf, 10_tehniskais_piedavajums.pdf) un ievērojiet nolikumā prasīto kārtību.
3. Iesniedziet dienu pirms termiņa vai vismaz vairākas stundas iepriekš. Noteicošais ir sistēmas fiksētais laiks, nevis jūsu nosūtīšanas brīdis. Piedāvājums, kas saņemts minūti pēc termiņa, tiek noraidīts bez izskatīšanas.
4. Saglabājiet sistēmas apstiprinājumu ar laika zīmogu un precīzu iesniegtā komplekta kopiju.

Papīra kopija mūsdienās tiek pieņemta tikai izņēmuma gadījumos, kas nolikumā ir īpaši atrunāti.

Astotais solis: pēc iesniegšanas

Iespējami trīs scenāriji. Pasūtītājs var lūgt precizējumus vai, ja tā ir 9. panta iepirkums vai konkursa procedūra ar sarunām, sākt sarunas: atbildiet ātri un rakstiski sistēmā. Ja esat izraudzīts, jūs iesniedzat trūkstošos apliecinājumus un pēc nogaidīšanas termiņa tiek slēgts līgums. Ja esat noraidīts, jūs saņemat lēmumu ar pamatojumu; pieprasiet detalizētus vērtējumus, tas ir jūsu galvenais uzlabošanās rīks. Ja uzskatāt, ka procedūra ir pārkāpusi noteikumus, iesniegumu Iepirkumu uzraudzības birojam var iesniegt likumā noteiktajā termiņā pirms līguma noslēgšanas; precīzos termiņus pārbaudiet biroja tīmekļvietnē, jo tie atšķiras atkarībā no procedūras.

Kontrolsaraksts pirms iesniegšanas

Katra atbilde papildina pastāvīgo dokumentu komplektu un tipveida tehnisko piedāvājumu, tā ka trešais iepirkums prasa uz pusi mazāk laika nekā pirmais. Scoutee palīdz maziem un vidējiem uzņēmumiem pamanīt tos iepirkumus, kas šo pūliņu ir vērti.