Dokumentacija o nabavi (DON)

Dokumentacija o nabavi, u praksi skraćeno DON, skup je dokumenata koje naručitelj stavlja na raspolaganje gospodarskim subjektima kako bi pripremili ponudu. Opisuje predmet nabave, pravila postupka, uvjete izvršenja ugovora i način na koji se iskazuje cijena.

Kako to funkcionira

Dokumentacija se objavljuje istodobno s pozivom na nadmetanje. Zakon o javnoj nabavi propisuje neograničen, potpun i izravan elektronički pristup dokumentaciji od dana objave poziva, bez naknade i bez registracije, uz uske iznimke. U praksi se preuzima s Elektroničkog oglasnika javne nabave. I kod jednostavne nabave ispod praga primjene zakona, koja iznad 15.000 eura mora ići preko Elektroničkog oglasnika, naručitelj objavljuje barem opis predmeta, uvjete i način dostave ponude.

Uobičajena dokumentacija sadrži:

• upute ponuditeljima s rokovima, uvjetima sposobnosti, popisom dokumenata i kriterijima odabira;
• ponudbeni list, kojim ponuditelj potvrđuje svoju ponudu;
• posebne uvjete ugovora ili prijedlog ugovora i tehničke specifikacije;
• troškovnik, sa jediničnim cijenama, procijenjenim količinama ili razradom paušalne cijene, ovisno o vrsti cijene;
• po potrebi nacrte, elaborate, priloge i obrazac za tehnički dio ponude.

Za malu nabavu dokumentacija stane u nekoliko stranica. Za veliku nabavu radova broji desetke datoteka.

Što to znači za tvrtku

Dokumentacija o nabavi jedini je pouzdan izvor za izradu ponude. Preuzmite je prijavljeni na sustav, a ne anonimno: tako ćete primati obavijesti o ispravcima i odgovore na pitanja drugih ponuditelja.

Prvo pročitajte upute ponuditeljima, zatim tehničke specifikacije. Uočite obvezne priloge, traženi oblik tehničkog dijela ponude i kriterije za odabir. Zabilježite rok za dostavu ponuda i rok za pitanja, koji je uvijek raniji. Nepotpuna ponuda može biti odbijena, iako naručitelj mora zatražiti dopunu kada je riječ o dokumentima o sposobnosti.

Ako neki dokument nedostaje ili proturječi drugom, postavite pisano pitanje preko sustava. Odgovor se objavljuje svima i postaje dio dokumentacije.

Primjer

Općina u Zagorju objavljuje nabavu male vrijednosti za održavanje zelenih površina, procijenjene vrijednosti 140.000 eura na tri godine. Dokumentacija ima sedam datoteka: upute ponuditeljima, ponudbeni list, prijedlog ugovora, tehničke specifikacije, troškovnik, kartu lokacija i obrazac tehničkog dijela ponude. Vrtlarska tvrtka preuzima dokumentaciju, uočava da karta izostavlja dvije lokacije spomenute u specifikacijama i postavlja pitanje. Naručitelj objavljuje ispravak s dopunjenom kartom i produljuje rok za pet dana.

Česta pitanja

Plaća li se preuzimanje dokumentacije?

Ne. Pristup je besplatan i izravan preko Elektroničkog oglasnika javne nabave. Samo se vrlo opsežni prilozi iznimno dostavljaju na drugi način.

Smiju li se dokumenti mijenjati u ponudi?

Ne. Dokumentacija obvezuje ponuditelje. Možete jedino ponuditi alternativnu ponudu ako je upute izričito dopuštaju.

Što ako se dokumentacija promijeni tijekom postupka?

Naručitelj objavljuje ispravak i, ako je izmjena bitna, produljuje rok za dostavu ponuda. Uvijek provjerite radite li na posljednjoj verziji.

Povezani pojmovi

• Upute ponuditeljima
• Tehničke specifikacije
• Posebni uvjeti ugovora
• Platforma naručitelja
• Tehnički dio ponude

Scoutee vas može obavijestiti čim se objavi nabava koja odgovara vašoj djelatnosti, zajedno s dokumentacijom.