Διαγωνισμοί κατάρτισης, συμβουλευτικής και μελετών

Οι υπηρεσίες διανοητικού χαρακτήρα είναι μια παράδοξη αγορά: οι ανάγκες είναι πολλές και συχνά προσιτές σε μικρό σχήμα, αλλά οι προκηρύξεις εντοπίζονται δύσκολα, γιατί οι αναθέτουσες αρχές τις κατατάσσουν κάτω από γενικούς τίτλους. Ο οδηγός καλύπτει την κατάρτιση, τη συμβουλευτική, τις μελέτες και την τεχνική υποστήριξη φορέων: πού βρίσκονται οι προκηρύξεις, πώς δομούνται οι συμβάσεις και πώς η ποιότητα της τεχνικής προσφοράς μπορεί να επηρεάσει το αποτέλεσμα.

Τι περιλαμβάνουν οι υπηρεσίες διανοητικού χαρακτήρα

Στον όρο εντάσσονται οι παροχές χωρίς υλικό παραδοτέο: μελέτες, έλεγχοι, οργανωτική αναδιάρθρωση, υποστήριξη στη διαχείριση έργων και στην ωρίμανση επενδύσεων, αξιολόγηση δημόσιων πολιτικών, επικοινωνία, επιμόρφωση υπαλλήλων, εκπαιδευτικός σχεδιασμός, συμβουλευτική σταδιοδρομίας, εποπτεία.

Οι αγοραστές είναι δήμοι και περιφέρειες, υπουργεία και ανεξάρτητες αρχές, νοσοκομεία, πανεπιστήμια, επιμελητήρια, δημόσιοι οργανισμοί και φορείς κατάρτισης. Η ανάγκη είναι συχνά επαναλαμβανόμενη: ετήσιο πρόγραμμα επιμόρφωσης, τεχνική υποστήριξη σε πολυετές έργο, συμφωνία-πλαίσιο μελετών. Μεγάλο μέρος αυτών των συμβάσεων συγχρηματοδοτείται από το ΕΣΠΑ ή το Ταμείο Ανάκαμψης, γεγονός που προσθέτει απαιτήσεις τεκμηρίωσης και αυστηρά χρονοδιαγράμματα.

Χρήσιμοι κωδικοί CPV

Στην Ελλάδα δεν υπάρχει εθνική ταξινόμηση περιγραφικών όρων αντίστοιχη με εκείνες άλλων χωρών: η αναζήτηση στο ΚΗΜΔΗΣ και στο ΕΣΗΔΗΣ γίνεται με CPV, με είδος σύμβασης και με ελεύθερο κείμενο στο αντικείμενο. Αυτό ακριβώς κάνει τον κλάδο δύσκολο να παρακολουθηθεί: πολλές συμβάσεις συμβουλευτικής και κατάρτισης καταχωρίζονται ως «υπηρεσίες» χωρίς άλλη διευκρίνιση. Η λύση είναι ο συνδυασμός ευρέος φίλτρου CPV με ομάδες συνωνύμων που εφαρμόζονται στον τίτλο. Η μέθοδος περιγράφεται στο Πώς να στήσετε παρακολούθηση διαγωνισμών.

Τα όρια και το εφαρμοστέο καθεστώς

Πρόκειται για συμβάσεις υπηρεσιών: απευθείας ανάθεση έως 30.000 € χωρίς ΦΠΑ, διαδικασία κάτω των ορίων μέχρι τα 140.000 € για την κεντρική διοίκηση και τα 216.000 € για τους δήμους, τις περιφέρειες και τους λοιπούς φορείς, και διαδικασία άνω των ορίων με δημοσίευση στην Επίσημη Εφημερίδα της ΕΕ πάνω από αυτά. Για τις υπηρεσίες που εμπίπτουν στα άρθρα 107 έως 110 το όριο της απευθείας ανάθεσης είναι 60.000 € (άρθρο 118 ν. 4412/2016).

Μια σημαντική διάκριση: ορισμένες υπηρεσίες εκπαίδευσης, κατάρτισης και κοινωνικής μέριμνας υπάγονται στο ειδικό καθεστώς των κοινωνικών και άλλων ειδικών υπηρεσιών, όπου το ευρωπαϊκό όριο είναι 750.000 € για τις αναθέτουσες αρχές και 1.000.000 € για τους αναθέτοντες φορείς. Κάτω από το όριο αυτό η διαδικασία είναι ελαφρύτερη, ακόμη και για υψηλά ποσά. Η διακήρυξη αναφέρει το καθεστώς που επιλέχθηκε: διαβάστε το πριν συμπεράνετε ότι μια σύμβαση κατάρτισης 300.000 € έπρεπε να έχει προκηρυχθεί ως ευρωπαϊκή.

Τα κυρίαρχα συμβατικά σχήματα

• Η συμφωνία-πλαίσιο με εντολές ανάθεσης: επιλέγεστε για μια διάρκεια και τα τμήματα ή οι αποστολές παραγγέλλονται σταδιακά, με ανώτατο και ενίοτε ελάχιστο ποσό. Είναι η συνηθέστερη μορφή στην κατάρτιση.
• Η συμφωνία-πλαίσιο με περισσότερους αναδόχους και νέο διαγωνισμό: πολλοί ανάδοχοι ανά τμήμα και μία εκτελεστική σύμβαση για κάθε αποστολή, με σύντομη προσφορά κάθε φορά. Η ένταξη δεν εγγυάται τίποτε: υπολογίστε τον φόρτο των μίνι διαγωνισμών σε όλη τη διάρκεια.
• Ο χωρισμός σε τμήματα ανά θεματική (διοίκηση, ψηφιακές δεξιότητες, ασφάλεια, γλώσσες) ή ανά κοινό. Ένας εξειδικευμένος φορέας συμφέρει να στοχεύσει δύο ή τρία τμήματα και όχι το σύνολο.
• Η σύμβαση με προαιρέσεις για αποστολές σε φάσεις: διάγνωση ως βασικό αντικείμενο, υποστήριξη υλοποίησης ως δικαίωμα προαίρεσης.

Γιατί η τεχνική προσφορά κρίνει τα πάντα

Στις υπηρεσίες διανοητικού χαρακτήρα δεν υπάρχει δείγμα ούτε έργο για σύγκριση: η τεχνική αξία είναι το μόνο αντικειμενοποιήσιμο στοιχείο και συχνά βαραίνει περισσότερο από την τιμή στη στάθμιση των κριτηρίων ανάθεσης. Η τεχνική προσφορά πρέπει να αποδεικνύει:

• την κατανόηση του πλαισίου της αναθέτουσας αρχής, με τους δικούς της περιορισμούς, και όχι μια γενική παρουσίαση της εταιρείας σας·
• τη μεθοδολογία βήμα προς βήμα, με τα παραδοτέα και το χρονοδιάγραμμα·
• την ονομαστική ομάδα έργου: βιογραφικά των στελεχών που θα απασχοληθούν πραγματικά, με τον ρόλο και τη διαθεσιμότητά τους, στοιχείο που συχνά βαθμολογείται χωριστά·
• τον εκπαιδευτικό σχεδιασμό για την κατάρτιση: στόχοι, μέθοδοι, ενότητες, υλικό, αξιολόγηση αποτελεσμάτων, προσβασιμότητα για άτομα με αναπηρία·
• συγκρίσιμες εμπειρίες, με φορέα, μέγεθος και αποτέλεσμα·
• τον τρόπο παρακολούθησης: επιτροπή παρακολούθησης, ενδιάμεσες εκθέσεις, δείκτες, τελικός απολογισμός.

Μια τεχνική προσφορά που επαναχρησιμοποιείται αυτούσια από διαγωνισμό σε διαγωνισμό γίνεται αμέσως αντιληπτή. Ο οδηγός Πώς να γράψετε πειστική τεχνική προσφορά δίνει τη δομή.

Η τιμή και τα οικονομικά έντυπα

Η τιμή δίνεται συνήθως με τιμοκατάλογο μονάδων: κόστος ημέρας ενδοεπιχειρησιακής κατάρτισης, κόστος ανά καταρτιζόμενο, ημερήσια αμοιβή ανά προφίλ στελέχους, κατ' αποκοπή τίμημα ανά παραδοτέο. Ελέγξτε τι περιλαμβάνεται: μετακινήσεις, εκπαιδευτικό υλικό, πλατφόρμα, αναπαραγωγή εντύπων, χρόνος προετοιμασίας. Ένα έντυπο με ενδεικτικές ποσότητες χρησιμεύει για τη σύγκριση των προσφορών, χωρίς να εγγυάται παραγγελία.

Προσοχή στις πολύ χαμηλές τιμές για έμπειρα στελέχη: ενεργοποιούν αίτημα αιτιολόγησης λόγω ασυνήθιστα χαμηλής προσφοράς.

Ειδικές διοικητικές απαιτήσεις

Για την κατάρτιση, οι αναθέτουσες αρχές ζητούν συχνά την αδειοδότηση ή την πιστοποίηση του φορέα ως κέντρου διά βίου μάθησης και, ανάλογα με το αντικείμενο, την πιστοποίηση των εκπαιδευτών: η απαίτηση διατυπώνεται στη διακήρυξη κάθε διαγωνισμού. Για τη συμβουλευτική και τις μελέτες, περιμένετε ρήτρες εμπιστευτικότητας, πνευματικής ιδιοκτησίας επί των παραδοτέων και αποφυγής σύγκρουσης συμφερόντων, ιδίως όταν η αποστολή προηγείται σύμβασης στην οποία θα μπορούσατε να συμμετάσχετε. Όταν το έργο συγχρηματοδοτείται, προστίθενται υποχρεώσεις δημοσιότητας και τήρησης φακέλου για τους ελέγχους.

Λίστα ελέγχου

• Προφίλ παρακολούθησης στα τμήματα CPV 79 και 80, διευρυμένο σε 73 και 71 ανάλογα με τις αποστολές σας.
• Αναζήτηση σε ΚΗΜΔΗΣ και ΕΣΗΔΗΣ με είδος σύμβασης «υπηρεσίες» και ελεύθερο κείμενο.
• Ομάδες συνωνύμων έτοιμες: υποστήριξη, τεχνική βοήθεια, αξιολόγηση, εμπειρογνωμοσύνη, ευαισθητοποίηση.
• Βιογραφικά στελεχών ενημερωμένα, μίας σελίδας, με έμφαση στη δημόσια εμπειρία.
• Βιβλιοθήκη μεθοδολογιών ανά τύπο αποστολής, προς προσαρμογή και όχι προς αντιγραφή.
• Αδειοδοτήσεις και πιστοποιήσεις διαθέσιμες σε ψηφιακή μορφή.
• Πίνακας ημερήσιων αμοιβών ανά προφίλ, συνεπής μεταξύ διαγωνισμών.
• Φόρτος των νέων διαγωνισμών των συμφωνιών-πλαίσιο υπολογισμένος εκ των προτέρων.

Στην Κύπρο οι αντίστοιχες συμβάσεις προκηρύσσονται μέσω του eProcurement και ακολουθούν τον ν. 73(Ι)/2016, με τα ίδια ευρωπαϊκά όρια. Η Scoutee παρακολουθεί αυτούς τους διαγωνισμούς συμβουλευτικής και κατάρτισης, που συχνά κρύβονται πίσω από γενικούς τίτλους.