Udbudsmateriale

Udbudsmaterialet er de dokumenter, som en offentlig ordregiver stiller til rådighed, for at virksomhederne kan udarbejde et tilbud. Det beskriver behovet, reglerne for udbudsprocessen, vilkårene for at udføre opgaven og den måde, priserne skal opgives på.

Sådan fungerer det

Udbudsmaterialet offentliggøres samtidig med udbudsbekendtgørelsen, eller udleveres på anmodning ved de mest uformelle indkøb. Med den digitale udbudsproces hentes det gratis i ordregiverens udbudssystem. Udbudsloven kræver, at materialet er frit, direkte og fuldt elektronisk tilgængeligt fra den dag, bekendtgørelsen offentliggøres, med få undtagelser for fortrolige eller meget store filer.

Et typisk udbudsmateriale indeholder:

• udbudsbetingelserne med tilbudsfrist, krav til dokumenter og tildelingskriterier;
• tilbudsblanketten, som virksomheden udfylder og forpligter sig med;
• kontraktudkastet og de særlige betingelser samt kravspecifikationen eller arbejdsbeskrivelsen;
• prisdokumenterne: enhedsprisliste, evalueringsteknisk tilbudsliste eller tilbudsliste til en fast tilbudssum;
• ofte tegninger, rapporter, bilag eller en skabelon til løsningsbeskrivelsen.

Ved et lille indkøb fylder materialet nogle få sider. Ved et større bygge- og anlægsudbud er det ofte snesevis af filer.

Hvad det betyder for en virksomhed

Udbudsmaterialet er den eneste pålidelige kilde til dit tilbud. Hent det som registreret bruger i systemet frem for anonymt: det er sådan, du automatisk får rettelsesblade og svarene på de andres spørgsmål.

Læs udbudsbetingelserne først og derefter kravspecifikationen. Find de obligatoriske dokumenter, det forventede format for løsningsbeskrivelsen og tildelingskriterierne. Notér tilbudsfristen og fristen for spørgsmål, som ofte ligger flere dage tidligere. Et ufuldstændigt tilbud kan blive afvist uden evaluering.

Mangler et dokument, eller modsiger to dokumenter hinanden, så stil spørgsmålet skriftligt i systemet. Svaret sendes til alle og bliver en del af materialet.

Eksempel

Bakkelund Kommune annoncerer pleje af sine grønne arealer, anslået til 2,7 mio. kr. over tre år. Udbudsmaterialet består af otte filer: udbudsbetingelser, tilbudsblanket, kontraktudkast, arbejdsbeskrivelse, enhedsprisliste, evalueringsteknisk tilbudsliste, et oversigtskort og en skabelon til løsningsbeskrivelsen. En anlægsgartner henter materialet, opdager at kortet mangler to arealer, som står i arbejdsbeskrivelsen, og stiller spørgsmålet. Kommunen udsender et rettelsesblad med et rettet kort og udskyder fristen fem dage.

Ofte stillede spørgsmål

Koster det noget at hente udbudsmaterialet?

Nej. Adgangen er gratis og direkte i udbudssystemet. Kun helt særlige, meget store filer kan blive udleveret på anden vis.

Må man ændre i dokumenterne i sit tilbud?

Nej. Materialet er bindende for tilbudsgiverne. Du kan kun afgive et alternativt tilbud, hvis udbudsbetingelserne udtrykkeligt tillader det.

Hvad sker der, hvis materialet ændres undervejs?

Ordregiveren udsender et rettelsesblad og forlænger fristen, hvis ændringen er væsentlig. Kontrollér altid, at du arbejder på den nyeste version.

Relaterede begreber

• Udbudsbetingelser
• Kravspecifikation og arbejdsbeskrivelse
• Kontraktudkast og særlige betingelser
• Elektroniske udbudssystemer
• Løsningsbeskrivelse

Scoutee kan give dig besked, så snart et udbud inden for dit felt offentliggøres med sit udbudsmateriale.