Digitalisering af udbud
Offentlige udbud i Danmark er digitale fra bekendtgørelse til faktura. Udbudssystemer, ESPD, elektronisk signatur og e-faktura, og hvad det kræver af en mindre virksomhed.
Opdateret den 5. september 2026
Digitaliseringen af de offentlige udbud betyder, at hele forløbet, fra bekendtgørelsen offentliggøres til kontrakten er underskrevet og fakturaen betalt, foregår elektronisk. I Danmark udveksles alt mellem ordregivere og virksomheder gennem et elektronisk udbudssystem.
Sådan fungerer det
Udbudsloven pålægger ordregiveren at gøre udbudsmaterialet gratis og fuldt tilgængeligt online og virksomhederne at aflevere ansøgninger og tilbud elektronisk i de udbud, der skal offentliggøres. Al kommunikation undervejs, spørgsmål, rettelsesblade, anmodninger om præcisering og underretning om tildeling, går samme vej.
Kæden består af flere led:
- udbudssystemet, som er en sikret platform, der tidsstempler afleveringen. På det danske marked bruges blandt andre Ethics, Mercell, EU-Supply og Comdia;
- udbud.dk, hvor bekendtgørelser og nationale annoncer samles;
- ESPD i elektronisk form som foreløbigt bevis ved ansøgningen;
- elektronisk signatur med MitID Erhverv, når et dokument skal underskrives;
- elektronisk fakturering til det offentlige, som har været obligatorisk i Danmark i mange år, i OIOUBL-format gennem NemHandel og Peppol;
- offentliggørelse af udbudsdata i åbne formater.
Der er stadig undtagelser, for eksempel fysiske modeller og vareprøver, særlige sikkerhedshensyn og de mindste indkøb under tærskelværdien, hvor et tilbud på mail er nok.
Hvad det betyder for en virksomhed
Digitaliseringen gør det lettere at komme til: intet papir i anbefalet post, gratis og øjeblikkelig adgang til materialet og mulighed for at byde på opgaver langt fra hjemadressen.
Til gengæld kræver den orden. Opret konti i de systemer, dine kunder bruger, brug en fælles og overvåget e-mailadresse frem for en personlig, navngiv filerne som krævet, hold formaterne, sørg for et gyldigt MitID Erhverv til de medarbejdere, der skal underskrive, og gør det til en vane at aflevere dagen før tilbudsfristen frem for på selve dagen.
Når du har vundet, skal du sende dine fakturaer elektronisk. Få EAN-nummeret og de rekvisitionsoplysninger, ordregiveren kræver, allerede ved kontraktindgåelsen, ellers trækker betalingen ud.
Eksempel
En tegnestue med fire ansatte deltager i en begrænset projektkonkurrence om en skole i Askholm Kommune med en anlægsramme på 33 mio. kr. Ansøgningen afleveres i kommunens udbudssystem med et ESPD og referencer i pdf. De tunge konkurrenceplancher uploades dagen før fristen. Intet sendes med posten, bortset fra en fysisk model, som konkurrenceprogrammet udtrykkeligt beder om.
Ofte stillede spørgsmål
Kan man stadig aflevere på papir?
Kun i de få tilfælde, loven tillader, og ved helt små indkøb. I de fleste udbud er elektronisk aflevering et krav, og et papirtilbud ville være ukonditionsmæssigt.
Kræver det særlig software at byde?
Nej, en browser er nok i de fleste systemer. Et signeringsværktøj er kun nødvendigt, hvis udbudsbetingelserne kræver underskrift ved aflevering.
Hvad gør jeg, hvis uploaden fejler?
Kontakt straks systemets support og ordregiveren, og gem dokumentation med tidsstempel. Derfor er det klogt at aflevere en foreløbig version i god tid og erstatte den senere.