Tilbudsfrist

Tilbudsfristen er den dato og det klokkeslæt, efter hvilket en offentlig ordregiver ikke længere tager imod tilbud i et udbud. Et tilbud, der kommer efter fristen, om så kun med et minut, afvises uden at blive læst.

Sådan fungerer det

Fristen står i udbudsbekendtgørelsen og i udbudsbetingelserne. Ved EU-udbud fastsætter udbudsloven mindstefrister mellem offentliggørelsen og tilbudsfristen. De varierer med proceduren og kan forkortes, hvis der er offentliggjort en forhåndsmeddelelse, hvis tilbud afgives elektronisk, eller ved dokumenteret hastende behov. Under tærskelværdien, ved annoncering og små indkøb, fastsætter ordregiveren selv en rimelig frist tilpasset opgavens omfang.

Med den digitale udbudsproces er det tidsstemplet i udbudssystemet, der gælder. Tilbuddet skal være fuldt uploadet før fristen, ikke blot påbegyndt. Flere hundrede megabyte tegninger tager tid at sende.

Ordregiveren kan forlænge fristen, for eksempel efter et væsentligt rettelsesblad, et sent svar på et spørgsmål eller et nedbrud i systemet. Alle tilbudsgivere skal underrettes.

Hvad det betyder for en virksomhed

En for sen aflevering er den mest ærgerlige grund til at tabe, for den siger intet om tilbuddets kvalitet. Nogle enkle forholdsregler:

• Notér dato og klokkeslæt præcist, og vær opmærksom på, om der står kl. 12 eller kl. 15, og på tidszonen ved udenlandske udbud.
• Find fristen for spørgsmål, som typisk ligger en uge eller mere før tilbudsfristen.
• Aflever senest dagen før. De fleste systemer lader dig erstatte et afleveret tilbud med en ny version indtil fristen.
• Gem den tidsstemplede kvittering fra systemet.
• Kræves der elektronisk signatur, så test dit certifikat flere dage i forvejen.

Forhindrer en hændelse uden for din kontrol dig i at aflevere, for eksempel et dokumenteret nedbrud, så meld det skriftligt til ordregiveren med det samme.

Eksempel

Et alment boligselskab i Hvidsted udbyder udskiftning af varmeanlæg i 400 boliger, anslået til 16 mio. kr. Tilbudsfristen er den 14. oktober kl. 12.00. En vvs-virksomhed begynder sin upload kl. 11.40 med tegninger på 300 MB, og afleveringen er først færdig kl. 12.06. Tilbuddet afvises som for sent, selv om en aflevering dagen før havde været nok.

Ofte stillede spørgsmål

Kan man få fristen udsat?

Du kan bede om det skriftligt og begrunde hvorfor. Ordregiveren bestemmer selv, medmindre han selv har ændret materialet væsentligt for sent.

Hvad gør jeg, hvis systemet er nede på afleveringsdagen?

Tag skærmbilleder med tidsstempel, og kontakt straks både systemets support og ordregiveren. Et dokumenteret nedbrud giver som regel en forlængelse.

Er fristen den samme for ansøgning og tilbud?

Ved offentligt udbud er der kun én frist. Ved begrænset udbud er der først en ansøgningsfrist til prækvalifikationen og derefter en tilbudsfrist for de udvalgte.

Relaterede begreber

• Udbudsbetingelser
• Rettelsesblad
• Digitalisering af udbud
• Elektroniske udbudssystemer
• Udbudsbekendtgørelse

Scoutee kan minde dig om tilbudsfristen på de udbud, du følger.