Udbudsbetingelser
Udbudsbetingelserne fastlægger spillereglerne: hvilke dokumenter der skal med, hvornår der afleveres, og hvordan tilbud vurderes. Sådan læser du dem uden at blive afvist.
Opdateret den 5. september 2026
Udbudsbetingelserne er det dokument i udbudsmaterialet, der beskriver reglerne for udbuddet: hvem der kan deltage, hvilke dokumenter der skal afleveres, i hvilken form, inden hvornår, og hvordan tilbuddene vurderes. Det er brugsanvisningen til at afgive tilbud.
Sådan fungerer det
Udbudsbetingelserne skrives af ordregiveren og binder alle tilbudsgivere. De indeholder typisk:
- kontraktens genstand, dens løbetid, en eventuel opdeling i delkontrakter og den valgte procedure, det være sig under tærskelværdien eller et EU-udbud;
- tilbudsfristen og fremgangsmåden for aflevering i udbudssystemet;
- kravene til egnethed og udelukkelse samt udfyldelse af ESPD;
- tilbuddets bestanddele: tilbudsblanket, prisdokumenter og løsningsbeskrivelse;
- tildelingskriterierne, deres vægt og evalueringsmetoden;
- om alternative tilbud er tilladt, om der kan forhandles, og på hvilke vilkår et konsortium kan byde;
- vedståelsesfristen og reglerne for spørgsmål og svar.
I et EU-udbud gentages en del af oplysningerne i udbudsbekendtgørelsen. Er der modstrid, skal ordregiveren rette op med et rettelsesblad.
Hvad det betyder for en virksomhed
Udbudsbetingelserne er det første dokument, du skal læse — før kravspecifikationen. Et tilbud, der ikke overholder de formelle krav, kan blive afvist uden at blive vurderet: et manglende bilag, en løsningsbeskrivelse over det tilladte sidetal, en aflevering efter fristen eller et filformat, systemet ikke accepterer.
Lav en tjekliste ud fra betingelserne med hvert dokument, dets format og en eventuel underskrift. Læs afsnittet om kriterier grundigt. Det fortæller dig, hvor din indsats skal ligge. Et kvalitetskriterium med 60 % kræver en omhyggelig løsningsbeskrivelse; et priskriterium med 70 % kræver en skarp kalkulation.
Tjek også de punkter, der afgør din strategi: om du må byde på en enkelt delkontrakt, om alternative tilbud er åbne, hvilke delkriterier der findes, og om der er en obligatorisk besvarelsesskabelon.
Eksempel
Et sygehus i Region Nordfjord udbyder levering af kølemad til anslået 6,7 mio. kr. over fire år. Udbudsbetingelserne vægter pris med 40 %, kvalitet med 45 % vurderet på en løsningsbeskrivelse på højst tyve sider og miljø med 15 %. Alternative tilbud er udelukket, og der er obligatorisk besigtigelse af produktionskøkkenet inden en bestemt dato. En cateringvirksomhed, der springer besigtigelsen over, får sit tilbud afvist, uanset hvor godt det ellers er.
Ofte stillede spørgsmål
Er udbudsbetingelser obligatoriske?
Ikke som et selvstændigt dokument. Under tærskelværdien kan annoncen række, hvis den indeholder det væsentlige. I praksis udarbejder næsten alle ordregivere et sæt betingelser.
Hvad sker der, hvis mit tilbud ikke følger betingelserne?
Tilbuddet er som udgangspunkt ukonditionsmæssigt. Ordregiveren kan i visse tilfælde indhente en berigtigelse, men er ikke forpligtet til det og kan aldrig se bort fra en overskredet frist.
Kan betingelserne ændres undervejs?
Ja, ved et rettelsesblad, der sendes til alle, og med fristforlængelse, hvis ændringen kræver det.