Fișa de date a achiziției
Fișa de date a achiziției stabilește regulile procedurii: documente, termen-limită, factori de evaluare. Cum o citiți ca să nu vă fie respinsă oferta.
Actualizat la 5 septembrie 2026
Fișa de date a achiziției este documentul din documentația de atribuire care descrie regulile procedurii: cine poate participa, ce documente trebuie prezentate, în ce formă, până la ce dată și cum vor fi evaluate ofertele. Este manualul de utilizare al răspunsului la o achiziție publică, generat în SEAP din formularul standard completat de autoritatea contractantă.
Cum funcționează
Fișa de date este redactată de autoritatea contractantă și se impune tuturor participanților. Ea precizează de regulă:
- obiectul contractului, durata, împărțirea pe loturi și procedura aleasă (procedură simplificată sau procedură peste praguri);
- termenul-limită de depunere a ofertelor și modul de depunere în SEAP;
- motivele de excludere, criteriile de calificare și modul de completare a DUAE;
- documentele ofertei: formularul de ofertă, propunerea financiară și propunerea tehnică;
- criteriul de atribuire și factorii de evaluare cu ponderile lor;
- acceptarea sau interzicerea ofertelor alternative, posibilitatea unei negocieri, condițiile de asociere și de subcontractare;
- perioada de valabilitate a ofertei, garanția de participare și regulile de solicitare a clarificărilor.
O parte dintre aceste informații apare și în anunțul de participare. În caz de contradicție, autoritatea contractantă trebuie să clarifice prin erată.
Ce înseamnă pentru o firmă
Fișa de date este primul document de citit, înaintea caietului de sarcini. O ofertă care nu respectă cerințele ei formale poate fi respinsă fără a fi evaluată pe fond: document lipsă, propunere tehnică peste numărul de pagini permis, depunere după termen, format de fișier refuzat, garanție de participare constituită greșit.
Construiți o listă de verificare pornind de la fișa de date: fiecare document cerut, formatul lui, semnătura necesară. Citiți cu atenție paragraful despre factorii de evaluare: el vă spune unde să vă concentrați efortul. Un factor tehnic ponderat cu 60 % cere o propunere tehnică îngrijită; un preț ponderat cu 70 % cere o ofertă agresivă.
Verificați și punctele care vă condiționează strategia: posibilitatea de a răspunde la un singur lot, acceptarea ofertelor alternative, subfactorii de evaluare, formularele impuse și vizitarea obligatorie a amplasamentului.
Exemplu
Spitalul Județean din Câmpu Nou lansează o licitație deschisă pentru furnizarea de hrană în sistem de catering, estimată la 4.300.000 lei fără TVA pe patru ani. Fișa de date prevede prețul cu 40 %, calitatea cu 45 % evaluată pe o propunere tehnică de maximum douăzeci de pagini și un factor de mediu cu 15 %. Interzice ofertele alternative și impune o vizită obligatorie a bucătăriilor înainte de o dată precisă. Un IMM de catering care sare peste vizită și-ar vedea oferta respinsă, indiferent de calitatea ei.
Întrebări frecvente
Fișa de date este obligatorie?
Da, pentru procedurile de atribuire derulate în SEAP: sistemul o generează pe baza informațiilor introduse de autoritatea contractantă. Pentru o achiziție directă simplă, ea poate fi înlocuită de o invitație scrisă.
Ce se întâmplă dacă oferta mea nu respectă fișa de date?
În principiu este declarată neconformă sau inacceptabilă. Autoritatea contractantă poate cere clarificări sau remedierea unor vicii de formă, dar nu este obligată și nu poate face acest lucru pentru o ofertă depusă după termen.
Fișa de date poate fi modificată în timpul procedurii?
Da, prin erată publicată pentru toți participanții, cu prelungirea termenului dacă modificarea o justifică.