Upphandlingsdokumenten

Upphandlingsdokumenten, i äldre svenskt språkbruk förfrågningsunderlaget, är samtliga handlingar som den upphandlande organisationen ställer till leverantörernas förfogande för att de ska kunna lämna anbud. De beskriver behovet, reglerna för upphandlingen, villkoren för att fullgöra kontraktet och hur priserna ska anges.

Så fungerar det

Upphandlingsdokumenten publiceras samtidigt som annonsen. Sedan upphandlingen blivit elektronisk hämtas de kostnadsfritt i upphandlingssystemet. LOU kräver att dokumenten ska vara fritt, direkt och fullständigt tillgängliga med elektroniska medel från den dag annonsen publiceras, med endast snäva undantag (verified 2026-09-05).

Ett vanligt underlag innehåller:

• de administrativa föreskrifterna med spelreglerna: sista anbudsdag, vilka handlingar som ska bifogas, hur anbuden utvärderas;
• ett anbudsformulär där leverantören binder sig vid sitt anbud;
• kommersiella villkor eller avtalsmall och en kravspecifikation med de tekniska kraven;
• prisbilagor: à-prislista, utvärderingsvolymer eller prisspecifikation beroende på prisform;
• ibland ritningar, undersökningar, bilagor eller en mall för kvalitetsbeskrivningen.

Vid ett litet köp ryms underlaget på några sidor. Vid en stor entreprenad rör det sig ofta om dussintals filer.

Vad det betyder för ett företag

Upphandlingsdokumenten är den enda pålitliga källan när anbudet byggs. Hämta dem inloggad i systemet i stället för anonymt: det är så ni får rättelser och svaren på de frågor som andra leverantörer ställer.

Läs de administrativa föreskrifterna först, därefter kravspecifikationen. Notera vilka handlingar som är obligatoriska, det format som kvalitetsbeskrivningen ska ha och tilldelningskriterierna. Skriv upp sista anbudsdag och sista dagen för frågor, som ofta ligger flera dagar tidigare. Ett ofullständigt anbud kan förkastas utan prövning.

Saknas en handling, eller motsäger två handlingar varandra, ställ frågan skriftligt i systemet. Svaret går ut till alla och blir en del av underlaget.

Exempel

Ett kommunalförbund annonserar skötsel av grönytor, uppskattat till 4 500 000 kronor över tre år. Underlaget består av åtta filer: administrativa föreskrifter, anbudsformulär, kommersiella villkor, kravspecifikation, à-prislista, utvärderingsvolymer, en objektskarta och en mall för kvalitetsbeskrivning. Ett trädgårdsföretag hämtar underlaget, ser att kartan saknar två objekt som nämns i kravspecifikationen och ställer frågan. Organisationen publicerar en rättelse med korrigerad karta och flyttar fram sista anbudsdag fem dagar.

Vanliga frågor

Kostar det något att hämta underlaget?

Nej. Åtkomsten ska vara kostnadsfri och direkt i upphandlingssystemet. Bara mycket omfattande material kan i undantagsfall lämnas på annat sätt.

Får man ändra i handlingarna när man lämnar anbud?

Nej. Upphandlingsdokumenten är bindande. Ni kan bara lämna ett alternativt anbud om underlaget uttryckligen tillåter det.

Vad händer om underlaget ändras under upphandlingen?

Organisationen publicerar en rättelse och förlänger anbudstiden om ändringen är väsentlig. Kontrollera alltid att ni arbetar med den senaste versionen.

Relaterade begrepp

• Administrativa föreskrifter
• Kravspecifikation
• Kommersiella villkor
• Upphandlingssystem
• Kvalitetsbeskrivning

Scoutee kan varna dig så snart en annons inom ditt område publiceras med sitt underlag.