Upphandlingssystem och annonsdatabas

Sverige har ingen motsvarighet till den franska köparprofilen, alltså en lagreglerad webbplats per myndighet. Rollen delas i stället mellan två saker: den registrerade annonsdatabas där upphandlingen annonseras och det upphandlingssystem där myndigheten publicerar upphandlingsdokumenten, svarar på frågor och tar emot anbud. I praktiken är de ofta delar av samma tjänst.

Så fungerar det

Enligt 19 kap. 8 § i lagen om offentlig upphandling ska en upphandling under tröskelvärdena annonseras i en registrerad annonsdatabas. Över tröskelvärdena publiceras annonsen i TED och läggs normalt också ut i den annonsdatabas myndigheten använder. Att databasen är registrerad innebär att den uppfyller lagens krav och rapporterar uppgifter för den nationella upphandlingsstatistiken; den aktuella listan över registrerade databaser publiceras av Upphandlingsmyndigheten.

Kommunikationen i en upphandling ska ske med elektroniska medel. Myndigheten använder därför ett upphandlingssystem som tillhandahåller fri tillgång till dokumenten, säker inlämning av anbud, tidsstämpling, meddelandefunktion och stöd för utvärdering. Marknaden består av ett tiotal kommersiella system, som var och en har sitt eget sätt att registrera konto och lämna anbud. Många kommuner och regioner delar system genom gemensamma inköpsorganisationer.

Vad det betyder för ett företag

För att kunna lämna anbud måste du ha konto i varje system som dina tänkta kunder använder. Skapa kontona i förväg, med en e-postadress som verkligen bevakas, och inte samma dag som anbudet ska in.

Hämta alltid dokumenten inloggad, aldrig anonymt: det är förutsättningen för att få meddelanden om rättelser och svar på frågor. Ställ frågor i systemets meddelandefunktion, så finns de dokumenterade och svaren går ut till alla.

Kontrollera de tekniska förutsättningarna före inlämning: tillåtna filformat, maximal filstorlek, webbläsare och eventuellt krav på elektronisk underskrift. Lämna anbudet dagen före sista anbudsdag och spara kvittensen med tidsstämpel.

Många system erbjuder bevakning på nyckelord eller CPV-koder. Det är nyttigt, men varje system är en egen ö: en fullständig bevakning kräver att alla täcks.

Exempel

Ett rörläggeri vill arbeta åt kommunerna i sitt län. Företaget upptäcker att de flesta kommuner använder ett gemensamt upphandlingssystem medan regionen använder ett annat. Det skapar konto i båda, lägger upp bevakning på CPV-koder för VVS och hittar på så vis en upphandling på 1 100 000 kronor exklusive moms som annonserats av en kommun med 4 000 invånare.

Vanliga frågor

Kostar det något för leverantören?

Nej. Att hämta dokument och lämna anbud är kostnadsfritt. Systemen säljer ibland tilläggstjänster, till exempel utökad bevakning.

Får man lämna anbud per e-post eller på papper?

Nej, utom i snävt angivna undantagsfall. Anbud lämnas elektroniskt i det system som annonsen anvisar.

Vad gör man vid tekniskt fel under inlämningen?

Kontakta systemets support och myndigheten omedelbart och spara skärmbilder med tidsangivelse. Ett styrkt driftavbrott kan motivera en förlängd frist.

Relaterade begrepp

• Elektronisk upphandling
• Upphandlingsdokumenten
• Sista anbudsdag
• Elektronisk underskrift
• Annonsdatabaser

Scoutee samlar annonser från många annonsdatabaser och upphandlingssystem så att du slipper bevaka dem ett och ett.