Elektronisk upphandling
Offentlig upphandling i Sverige är elektronisk: annons, underlag, anbud och faktura går digitalt. Regler, verktyg och praktiska råd till ett mindre företag.
Uppdaterad 5 september 2026
Elektronisk upphandling, e-upphandling, innebär att hela förfarandet från annons till avtal och faktura sker digitalt i stället för på papper. I Sverige ska kommunikationen mellan upphandlande organisationer och leverantörer som huvudregel ske med elektroniska medel, via ett upphandlingssystem.
Så fungerar det
LOU kräver att upphandlingsdokumenten görs fritt och fullständigt tillgängliga elektroniskt från annonsdagen, och att ansökningar och anbud lämnas med elektroniska medel i annonserade upphandlingar. All kommunikation under förfarandet, frågor och svar, rättelser, kompletteringar och tilldelningsbeslut, går samma väg.
Systemet vilar på flera delar:
- upphandlingssystemet, som tar emot anbud och tidsstämplar dem;
- de registrerade annonsdatabaserna, där upphandlingar publiceras, och TED över tröskelvärdet (verified 2026-09-05, 10 kap. 5 a § LOU och upphandlingsförordningen 2016:1162);
- ESPD som elektronisk egenförsäkran i kvalificeringen;
- elektronisk underskrift när underskrift krävs av en handling;
- elektronisk faktura enligt den europeiska standarden, i praktiken genom Peppol-nätverket, som är obligatorisk för fakturor som följer av en offentlig upphandling.
Undantag finns, bland annat för fysiska modeller och varuprover, för säkerhetsskyddad upphandling och när verktygen inte är allmänt tillgängliga.
Vad det betyder för ett företag
Digitaliseringen gör offentliga affärer lättare att nå: inga pärmar att skicka rekommenderat, kostnadsfri och omedelbar tillgång till underlagen och möjlighet att lämna anbud till kunder långt bort.
I gengäld krävs ordning. Skapa konton i de system som era kunder använder, håll en bevakad och gemensam e-postadress för upphandlingar, namnge filer begripligt och lämna dem i efterfrågat format, håll e-legitimationen giltig och gör det till en vana att lämna anbudet dagen före sista anbudsdag i stället för samma dag.
När ni väl vunnit ett kontrakt behöver ni kunna skicka e-faktura. Ordna anslutningen till Peppol i god tid och stäm av vilka referenser kunden kräver på fakturan, annars dröjer betalningen.
Exempel
Ett arkitektkontor med fyra anställda deltar i en projekttävling för en skola med en byggbudget på 45 000 000 kronor. Ansökan lämnas i upphandlingssystemet med ESPD och referenser som PDF. De tunga tävlingsritningarna laddas upp dagen före sista anbudsdag. Ingen pappersförsändelse behövs, bortsett från en fysisk modell som tävlingsprogrammet uttryckligen begär.
Vanliga frågor
Går det fortfarande att lämna anbud på papper?
Bara i de undantagsfall lagen räknar upp, eller vid vissa direktupphandlingar. I annonserade upphandlingar är elektronisk inlämning huvudregel och ett pappersanbud skulle förkastas.
Behövs särskild programvara för att lämna anbud?
Nej, en webbläsare räcker i de flesta system. Verktyg för elektronisk underskrift behövs bara om underlaget kräver en undertecknad handling.
Vem äger de uppgifter vi lämnar?
Anbudet blir en allmän handling hos den upphandlande organisationen. Begär sekretess för det som verkligen är affärshemligheter, och motivera begäran, annars lämnas uppgifterna ut när upphandlingen avslutats.