Upphandlingsförfarandet
Upphandlingsförfarandet är hela konkurrensutsättningen från annons till tilldelning. Steg, dokument och praktiska råd till ett mindre företag som lämnar anbud.
Uppdaterad 5 september 2026
Med upphandlingsförfarande avses hela den konkurrensutsättning som en upphandlande organisation genomför för att välja leverantör, från annonsen till tilldelningsbeslutet. Begreppet är generellt: det omfattar lika väl en icke-direktivstyrd upphandling på några hundra tusen kronor som ett öppet förfarande över tröskelvärdet.
Så fungerar det
Ett förfarande följer samma grundsekvens oavsett storlek. Organisationen definierar sitt behov och tar fram upphandlingsdokumenten, däribland de administrativa föreskrifterna som sätter spelreglerna. Den annonserar upphandlingen i en annonsdatabas som är registrerad hos Konkurrensverket, och över tröskelvärdet dessutom i TED. Leverantörerna hämtar underlaget i upphandlingssystemet, ställer eventuella skriftliga frågor och lämnar sitt anbud före sista anbudsdag.
Därefter öppnas anbuden, kvalificeringskraven prövas, anbud som inte uppfyller kraven förkastas och de återstående utvärderas enligt de kriterier som annonserats. I förfaranden som tillåter förhandling sker den innan tilldelning. Tilldelningsbeslutet skickas till samtliga anbudsgivare med skälen för valet, och i annonserade upphandlingar löper därefter en avtalsspärr på minst tio dagar vid elektroniskt utskick, femton dagar annars, innan avtal får tecknas (verified 2026-09-05, 20 kap. 1 § LOU).
Ett förfarande kan också sluta utan avtal: upphandlingen avbryts om sakliga skäl finns.
Vad det betyder för ett företag
En annonserad upphandling är en öppen affärsmöjlighet med ett bestämt slutdatum. För ett mindre företag lönar det sig att behandla varje upphandling som ett projekt: läs hela underlaget första dagen, gör en lista över de handlingar som ska bifogas, ställ frågor tidigt, dela arbetet mellan kalkyl och kvalitetsbeskrivning och lämna anbudet i förväg.
Underskatta inte de mindre upphandlingarna som görs som direktupphandling eller genom en enkel offertförfrågan. De har färre anbudsgivare, går snabbare och ger ofta den första referensen hos en ny kund.
Exempel
Ett kommunalförbund för vatten och avlopp konkurrensutsätter leverans av vattenmätare, uppskattat till 1 400 000 kronor över två år. Värdet ligger under tröskelvärdet men klart över direktupphandlingsgränsen på 700 000 kronor, så förbundet annonserar i en registrerad annonsdatabas med tre veckors anbudstid. Fyra leverantörer lämnar anbud och ett specialiserat mindre företag vinner på konkurrenskraftigt pris och längre garanti.
Vanliga frågor
Är upphandling och öppet förfarande samma sak?
Nej. Upphandling är det generella begreppet. Öppet förfarande är ett bestämt direktivstyrt förfarande utan förhandling. Alla upphandlingar är inte öppna förfaranden.
Får man ställa frågor under pågående upphandling?
Ja, skriftligt via upphandlingssystemet fram till den dag som anges i underlaget. Svaren lämnas till samtliga leverantörer samtidigt.
Vad händer om bara ett anbud kommer in?
Organisationen får tilldela kontraktet om anbudet uppfyller kraven, eller avbryta upphandlingen på sakliga skäl och göra om den.