Przetargi na sprzątanie i utrzymanie obiektów

Sprzątanie jest jedną z najbardziej powszechnych potrzeb sektora publicznego: urząd gminy, szkoła, szpital, muzeum, spółka komunalna czy uczelnia — każdy z nich kupuje utrzymanie czystości. To także branża, w której łatwo przeoczyć ogłoszenie, bo ta sama usługa bywa nazywana na kilkanaście sposobów. Ten przewodnik zbiera słownictwo, formy umów i punkty krytyczne wyceny.

Słownictwo zamawiających

Ta sama potrzeba pojawia się w nazwach zamówień pod bardzo różnymi określeniami:

• sprzątanie i utrzymanie czystości w pomieszczeniach, usługi porządkowe, obsługa porządkowa obiektu;
• sprzątanie i dezynfekcja w podmiotach leczniczych, utrzymanie czystości na blokach operacyjnych i w oddziałach — słownictwo szpitalne i opiekuńcze;
• mycie okien i powierzchni przeszklonych, sprzątanie po remontach, doprowadzenie pomieszczeń do stanu używalności;
• dostawa i uzupełnianie środków higienicznych, ręczników papierowych, dozowników;
• deratyzacja, dezynsekcja i dezynfekcja;
• kompleksowe utrzymanie obiektu, usługi utrzymania nieruchomości, obsługa techniczna i porządkowa;
• usługi często łączone w jednym postępowaniu lub dzielone na części: utrzymanie terenów zieleni, odśnieżanie i utrzymanie zimowe, wywóz odpadów, pralnia, ochrona osób i mienia, portiernia.

W Biuletynie Zamówień Publicznych i w TED filtruje się po kodach CPV: dział 90 obejmuje usługi środowiskowe, odpady i sprzątanie, dział 79 usługi dla przedsiębiorstw wraz z ochroną, dział 50 usługi naprawcze i konserwacyjne. Zbuduj profil na tych działach, a dopiero potem zawężaj do klasy — to jedyny sposób, by dostać ogłoszenie zamawiającego, który napisał „obsługa porządkowa", kiedy Ty szukasz słowa „sprzątanie". Metoda jest w przewodniku Kody CPV: jak wybrać własne.

Progi, które się stosuje

Sprzątanie jest zamówieniem na usługi.

Progi unijne obowiązują od 1 stycznia 2026 r. do 31 grudnia 2027 r. przy średnim kursie złotego do euro 4,31 zł (verified 2026-09-05). Wartość liczy się dla całego okresu umowy razem z opcjami. Umowa na sprzątanie za 250 000 zł rocznie zawarta na cztery lata jest zamówieniem unijnym — w tej branży kontrakty przekraczają próg szybciej, niż wynika to z rocznego budżetu obiektu.

Formy umów

Sprzątanie prawie zawsze kontraktuje się na dłuższy okres.

• Umowa na czas oznaczony z wynagrodzeniem ryczałtowym miesięcznym za usługi stałe i cenami jednostkowymi za usługi zlecane doraźnie to najczęstszy układ.
• Umowa ramowa z zamówieniami cząstkowymi pojawia się u zamawiających z wieloma obiektami: warunki i ceny ustala się raz, a poszczególne zlecenia realizuje w miarę potrzeb, zwykle z określoną wartością maksymalną.
• Prawo opcji pozwala zamawiającemu zwiększyć zakres o wskazany limit bez nowego postępowania. Sprawdź, czy opcja jest wliczona do porównania cen ofert.
• Podział zamówienia na części prowadzi się według lokalizacji, rodzaju obiektu (szkoły, hale sportowe, budynki administracyjne) albo rodzaju usługi (sprzątanie bieżące, mycie okien, sprzątanie po remontach). Zanim złożysz ofertę na wszystko, sprawdź maksymalną liczbę części przypadającą na jednego wykonawcę.

Wycena: powierzchnie, częstotliwości, wydajność

Formularz cenowy zawiera zwykle wykaz obiektów, powierzchnie i częstotliwości oraz ceny jednostkowe usług dodatkowych, liczone za godzinę lub za metr kwadratowy. Punkty uwagi:

• sprawdź powierzchnie podczas wizji lokalnej; bywa ona przewidziana w SWZ, a czasem obowiązkowa;
• przelicz częstotliwości na realne roboczogodziny według własnych norm wydajności dla każdego typu pomieszczenia, a nie odwrotnie;
• uwzględnij nadzór, zastępstwa za nieobecności, koszty pracy, środki i materiały, sprzęt, odzież roboczą oraz przerwy wakacyjne i ferie w szkołach;
• oddziel ryczałt miesięczny od usług zlecanych doraźnie, których wolumeny są szacunkowe i niegwarantowane;
• przeczytaj klauzulę waloryzacji wynagrodzenia — w umowie wieloletniej, w branży o wysokim udziale kosztów pracy, to ona decyduje o rentowności; zwróć uwagę na zmiany minimalnego wynagrodzenia i składek.

Cena znacząco odbiegająca od pozostałych ofert i od szacunków zamawiającego prowadzi do wezwania do wyjaśnień w sprawie rażąco niskiej ceny. Ciężar wykazania, że cena jest realna, spoczywa na wykonawcy: trzeba pokazać godziny, stawki i koszty, a brak przekonujących wyjaśnień oznacza odrzucenie oferty.

Zatrudnienie na umowę o pracę i los pracowników

To najważniejsza specyfika branży w polskich zamówieniach. Jeżeli czynności składające się na usługę polegają na wykonywaniu pracy w rozumieniu Kodeksu pracy, zamawiający ma obowiązek wymagać, aby wykonawca i podwykonawcy zatrudniali te osoby na podstawie umowy o pracę. W sprzątaniu jest to reguła: wymóg trafia do projektowanych postanowień umowy razem ze sposobem dokumentowania zatrudnienia, uprawnieniami kontrolnymi zamawiającego i karami umownymi.

Konsekwencje praktyczne:

• wyceniaj koszt pracy pracowniczej, a nie zlecenia; kalkulacja oparta na innej formie zatrudnienia będzie niespójna z ofertą i z wyjaśnieniami ceny;
• inaczej niż w niektórych krajach, w Polsce zmiana wykonawcy usługi nie oznacza automatycznego przejęcia pracowników poprzednika — przejście zakładu pracy ocenia się indywidualnie i zwykle nie zachodzi przy samej wymianie usługodawcy, więc plan naboru i wdrożenia zespołu jest Twoim ryzykiem;
• jeżeli SWZ przewiduje przejęcie pracowników lub zatrudnienie osób dotychczas obsługujących obiekt, zażądaj przez platformę danych o liczbie osób, wymiarze etatu i stażu przed upływem terminu składania ofert;
• opisz w ofercie sposób obsadzenia obiektu od pierwszego dnia: harmonogram wdrożenia, nadzór, plan zastępstw.

Kryteria oceny ofert

Cena waży dużo, ale rzadko sama. Zamawiający publiczny może oprzeć wybór wyłącznie na cenie tylko wtedy, gdy określił w opisie przedmiotu zamówienia wymagania jakościowe, więc w praktyce w kryteriach oceny ofert pojawiają się elementy pozacenowe: organizacja pracy i obsada, plan zastępstw, kontrola jakości i częstotliwość audytów, stosowane środki i sprzęt, a także aspekty społeczne (zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami, zatrudnienie osób bezrobotnych) i środowiskowe (środki z oznaczeniem ekologicznym, ograniczenie chemii, gospodarka odpadami). Opis sposobu realizacji zamówienia musi być przygotowany obiekt po obiekcie, nie ogólnie — to właśnie różnicuje oferty.

Tabela podsumowująca

Checklista

• Monitoring zbudowany na działach CPV i rodzaju zamówienia, nie na jednym słowie.
• Wizja lokalna odbyta, powierzchnie i stan obiektów zweryfikowane.
• Roboczogodziny i obsada policzone przed ustaleniem ceny.
• Koszt pracy zgodny z wymogiem zatrudnienia na umowę o pracę.
• Plan zastępstw i harmonogram wdrożenia opisane na piśmie.
• Środki, sprzęt i oznaczenia ekologiczne udokumentowane.
• Klauzula waloryzacji wynagrodzenia przeczytana i policzona.
• Terminy zakończenia umów konkurentów wynotowane z ogłoszeń o wyniku postępowania.

Scoutee obserwuje te postępowania rozproszone między Biuletynem Zamówień Publicznych, TED i platformami zakupowymi zamawiających.