Kody CPV: jak działa Wspólny Słownik Zamówień i jak wybrać swoje

Kody CPV, czyli Wspólny Słownik Zamówień, są wspólnym językiem zamówień publicznych w całej Unii Europejskiej. Każde ogłoszenie o zamówieniu publikowane w Dzienniku Urzędowym UE i TED musi zawierać co najmniej jeden kod, a ogłoszenia krajowe w Biuletynie Zamówień Publicznych również je podają. Dobry dobór kodów to najbardziej opłacalna decyzja w monitoringu przetargów: filtr po kodzie łapie ogłoszenie niezależnie od tego, jak zamawiający nazwał swoją potrzebę, podczas gdy wyszukiwanie po słowach zawsze część z nich gubi.

Jak zbudowany jest kod CPV

Kod CPV ma osiem cyfr i cyfrę kontrolną po myślniku, na przykład 45000000-7 dla robót budowlanych. Czyta się go od lewej do prawej, od ogółu do szczegółu.

Zera po prawej stronie oznaczają poziom ogólny: 72000000 obejmuje wszystkie usługi informatyczne, 72200000 programowanie i doradztwo, 72260000 usługi w zakresie oprogramowania. Do kodu głównego można dołożyć kody ze słownika uzupełniającego, alfanumeryczne, doprecyzowujące materiał, przeznaczenie lub formę zamówienia, ale zamawiający korzystają z niego rzadko.

Działy, które warto znać

Słownik obejmuje 45 działów, od 03 (rolnictwo) do 98 (pozostałe usługi), i ponad 9 400 kodów. Dostawy zajmują działy od 03 do 44, roboty budowlane wyłącznie dział 45, usługi działy od 48 do 98. Punkty orientacyjne:

Wykaz kodów ustanawia rozporządzenie Komisji (WE) nr 213/2008; opisy kodów są dostępne we wszystkich językach Unii, także po polsku, a wyszukiwarki kodów udostępniają strona Komisji Europejskiej o Wspólnym Słowniku Zamówień, portal TED i Biuletyn Zamówień Publicznych.

Metoda wyboru kodów

1. Wyjdź od tego, co sprzedajesz, a nie od PKD

CPV opisuje to, co kupuje zamawiający, a nie to, czym zajmuje się Twoja firma. Przedsiębiorstwo utrzymania ruchu trafi do działu 50 (naprawy i konserwacja), do 45 (roboty instalacyjne) i do 71 (inżynieria), zależnie od zamawianej usługi. Wypisz swoje usługi pojedynczo i do każdej dobierz kod.

2. Schodź od działu do kategorii

Zanotuj najpierw dział, potem grupę i klasę, które opisują Twoją działalność. Zatrzymaj się na poziomie, który wciąż jest prawdziwy: firma cateringowa mieści się w 55520000 (usługi dostarczania posiłków) i rzadko potrzebuje węższej podkategorii.

3. Sprawdź na realnych ogłoszeniach

Wyszukaj w BZP i w TED ogłoszenia o wyniku postępowania dla zamówień, które mogłeś wygrać, i wypisz kody, którymi zostały opisane. Zamawiający często używają kodów ogólniejszych, niż się spodziewasz, albo kodów z sąsiedniego działu. Ogłoszenia w TED, czyli te od progów unijnych, dla samorządów od 216 000 €, czyli 930 960 zł, zawsze zawierają kod CPV, więc są najczystszym materiałem do takiej analizy. Godzina tej pracy ujawnia kody, o których byś nie pomyślał.

4. Zbuduj trzy kręgi

Ułóż listę w trzech kręgach: rdzeń (od trzech do pięciu precyzyjnych kodów, które śledzisz bez wyjątku), rozszerzenie (kody nadrzędne i sąsiednie działy, które przeglądasz z ostrzejszym filtrem) oraz wykluczenia (kody bliskie, ale poza Twoim zakresem, wypisane wprost, żeby zmniejszyć szum).

5. Uzupełnij filtrami dostępnymi w BZP i w TED

W Polsce nie ma krajowego słownika deskryptorów branżowych, który uzupełniałby CPV: wyszukiwarki BZP i TED filtrują po kodzie CPV, rodzaju zamówienia (roboty budowlane, dostawy, usługi), trybie, województwie, nazwie zamawiającego i datach. Te pola zawężają wyniki równie skutecznie, a przy zamówieniach krajowych, w których kod CPV bywa dobrany pobieżnie, filtr po rodzaju zamówienia i województwie jest cennym uzupełnieniem.

Przykłady doboru kodów według branży

To punkty wyjścia. Zweryfikuj je na ogłoszeniach ze swojego województwa, zanim uznasz listę za zamkniętą.

Typowe błędy

• Jeden kod. Monitoring oparty na pojedynczym kodzie gubi ogłoszenia opisane kodem nadrzędnym albo sąsiednim. Celuj w trzy do dziesięciu kodów.
• Zbyt duża precyzja. Zejście do ósmej cyfry odcina wszystkie ogłoszenia opisane wyżej w drzewie. Poziom klasy lub kategorii wystarcza niemal zawsze.
• Pomijanie sąsiednich działów. Informatyka rozkłada się na 72, 48, 30 i 50, budownictwo na 45, 44, 71 i 50. Firma usługowa najczęściej zapomina o dziale dostaw, który towarzyszy jej usłudze.
• Mylenie CPV z PKD. PKD opisuje Twoją firmę w rejestrze statystycznym i nie pełni żadnej roli w zamówieniach publicznych. Zamawiający nie szuka po PKD i nie oczekuje go w ofercie.
• Ufanie kodowi zamawiającego. Kod wybiera zamawiający, czasem w pośpiechu. Ważne zamówienie potrafi mieć kod ogólny w rodzaju 79000000 albo 98000000. Dlatego warto trzymać kilka szerokich kodów w kręgu rozszerzonym i dopiąć całość słowami z nazwy zamówienia.
• Brak przeglądu listy. Co pół roku przejrzyj kody na podstawie ogłoszeń przegapionych i tych, które okazały się szumem.

Checklista

• Lista Twoich usług, jedna linia na usługę.
• Jeden kod CPV na usługę, na poziomie klasy lub kategorii.
• Weryfikacja na dwudziestu niedawnych ogłoszeniach o wyniku postępowania z Twojej branży.
• Trzy kręgi zdefiniowane: rdzeń, rozszerzenie, wykluczenia.
• Dobrane filtry rodzaju zamówienia, trybu i województwa.
• Lista zapisana w alertach w BZP, w TED i na platformach zakupowych zamawiających.
• Termin przeglądu listy wyznaczony za pół roku.

Przewodnik Jak zbudować monitoring przetargów, który działa pokazuje, jak połączyć te kody z rodzajem ogłoszenia, obszarem działania i słowami kluczowymi. Scoutee z tego samego powodu opiera swoje profile wyszukiwania na kodach CPV.