Jak zorganizować monitoring przetargów, który działa

Monitoring przetargów ocenia się po dwóch rzeczach: nie przegapiasz postępowań, w których byłeś najlepiej ustawiony, i nie tracisz godziny dziennie na przeglądanie szumu. Prawie każdy improwizowany monitoring rozbija się o ten sam problem — wyszukiwanie po słowach kluczowych. Ten przewodnik opisuje metodę w sześciu krokach, którą da się wdrożyć zarówno darmowymi narzędziami, jak i płatną usługą.

Dlaczego same słowa kluczowe nie wystarczają

Wyszukiwarki publicznych systemów działają dosłownie, nie znaczeniowo. Jeśli szukasz „usług informatycznych", a ogłoszenie mówi o „utrzymaniu i rozwoju systemu dziedzinowego", nie zobaczysz go. Jeden zamawiający napisze „usługi sprzątania", drugi „utrzymanie czystości", trzeci „obsługa porządkowa obiektu" — trzy nazwy tej samej potrzeby.

Pokrycie zapewniają więc najpierw oficjalne klasyfikacje, a dopiero potem słowa. Filtr po kodzie CPV jest wart więcej niż sto synonimów, bo kod jest obowiązkowy w każdym ogłoszeniu unijnym i obecny w ogłoszeniach Biuletynu Zamówień Publicznych oraz na platformach zakupowych. Słowa kluczowe wchodzą później, do zawężania.

Krok 1: wyznacz zakres

Zanim ustawisz cokolwiek, zapisz na papierze:

• rodzaj zamówień: roboty budowlane, dostawy, usługi;
• obszar: województwa i powiaty, w których realnie działasz, łącznie z zamawiającymi krajowymi, których potrzeby są lokalne (zarządy dróg, oddziały wojewódzkie, nadleśnictwa);
• wielkość: wartość, poniżej której odpowiedź się nie opłaca, i taka, powyżej której nie wykonasz zamówienia samodzielnie;
• zamawiających docelowych: gminy i związki międzygminne, powiaty, województwa, szpitale, uczelnie i szkoły, spółki komunalne, zarządców nieruchomości, zamawiających sektorowych.

Ten zakres służy potem jako siatka selekcji. Bez niego wszystko wygląda interesująco.

Krok 2: zbuduj profil na kodach CPV

Zacznij od działu, czyli dwóch pierwszych cyfr, i schodź niżej. Najczęściej używane działy to 45 dla robót budowlanych, 48 dla oprogramowania, 50 dla napraw i konserwacji, 71 dla usług projektowych i nadzoru, 72 dla usług informatycznych, 79 dla usług dla przedsiębiorstw, 80 dla szkoleń, 85 dla ochrony zdrowia i pomocy społecznej, 90 dla środowiska, odpadów i sprzątania. Wyszukiwarki kodów CPV udostępniają portal TED, Biuletyn Zamówień Publicznych i strona Komisji Europejskiej o Wspólnym Słowniku Zamówień.

Dwie zasady z praktyki. Po pierwsze, trzymaj się poziomu działu tak długo, jak wolumen jest do opanowania: zamawiający mylą się w szczegółowym kodzie, w dziale prawie nigdy. Po drugie, dopisz kody potrzeb pokrewnych, które umiesz wykonać — często przynoszą więcej niż działalność podstawowa. Metodę opisuje przewodnik Kody CPV: jak wybrać własne.

Do kodów dołóż pozostałe filtry strukturalne dostępne w Biuletynie Zamówień Publicznych i w TED: rodzaj zamówienia, tryb, województwo, nazwę zamawiającego i rodzaj ogłoszenia. W Polsce nie ma krajowego słownika deskryptorów branżowych, więc to jedyna dostępna warstwa klasyfikacji poza CPV — tym ważniejsze jest, by ją wykorzystać w całości.

Krok 3: przygotuj warianty słownictwa

Klasyfikacje nie zakrywają wszystkiego: wiele platform zakupowych oferuje wyłącznie wyszukiwanie pełnotekstowe. Przygotuj więc raz zestaw kilkunastu sformułowań na każdy obszar działania, z żargonem urzędowym włącznie, i używaj go wszędzie. Model językowy robi to dobrze: poproś go, żeby wcielił się w polskiego zamawiającego i podał sformułowania używane w nazwie zamówienia dla Twojej działalności, pasujące kody CPV oraz terminy bliskie, które trzeba wykluczyć, żeby ograniczyć szum.

Pamiętaj też o warstwie proceduralnej, wspólnej dla wszystkich branż: ogłoszenie o zamówieniu, tryb podstawowy, przetarg nieograniczony, umowa ramowa, zamówienie na usługi społeczne, plan postępowań. Służy ona do rozpoznania, że dana strona jest ogłoszeniem i w jakim jest stanie.

Krok 4: wybierz źródła

Jedna rejestracja na platformie obsługującej wielu zamawiających daje dostęp do dziesiątek jednostek — to je warto zidentyfikować na swoim terenie w pierwszej kolejności. Google natomiast nie jest narzędziem codziennego monitoringu: treści platform siedzą za formularzami wyszukiwania i sesjami, a ogłoszenia znikają szybciej, niż indeks się odświeża. Alerty wyszukiwarki służą do znajdowania źródeł, nie do śledzenia nowości.

Krok 5: ustal częstotliwość i sortuj nowości

W postępowaniach krajowych terminy bywają krótkie, więc przegląd rzadszy niż raz w tygodniu oznacza utratę części okazji; w praktyce sprawdza się przegląd codzienny w branżach o dużej liczbie ogłoszeń.

Selekcję prowadź najpierw strukturalnie, dopiero potem przez czytanie:

1. filtruj po rodzaju ogłoszenia: okazją jest ogłoszenie o zamówieniu; ogłoszenia o wyniku postępowania, o wykonaniu umowy, zmiany ogłoszenia i unieważnienia to inny strumień;
2. filtruj po dacie publikacji, żeby widzieć tylko to, co nowe od ostatniego przeglądu;
3. nałóż filtry CPV, rodzaju zamówienia, województwa i zamawiającego;
4. dopiero na końcu czytaj nazwę zamówienia i termin składania ofert.

Ogłoszenia o wyniku postępowania trzymaj na osobnej liście przeglądanej raz w miesiącu: mówią, kto wygrywa, za ile i kiedy umowa się skończy. Razem z ogłoszeniami o wykonaniu umowy dają obraz rynku, którego nie da się kupić inaczej.

Na osobne miejsce zasługują plany postępowań o udzielenie zamówień. Zamawiający publikują je po przyjęciu planu finansowego i aktualizują w ciągu roku. Przejrzenie planów dwudziestu zamawiających z własnego terenu na początku roku daje listę zamówień, które pojawią się za kilka miesięcy — to najtańsza forma wyprzedzenia konkurencji.

Krok 6: uprzemysłów selekcję

Prowadź arkusz z pozycjami: numer i nazwa postępowania, zamawiający, przedmiot, termin składania ofert, decyzja o złożeniu oferty, powód rezygnacji, wynik i punktacja. Trzy efekty pojawiają się od razu: mierzysz swój współczynnik złożonych i wygranych ofert, wykrywasz zamawiających powracających i przygotowujesz się do odnowień, notując daty zakończenia umów zdobytych przez konkurencję.

Co do sztucznej inteligencji granica jest wyraźna. Asystenci ogólnego przeznaczenia nie znajdują aktualnych ogłoszeń: mają fragmentaryczny dostęp do platform i podsuwają postępowania po terminie. Są natomiast przydatni po znalezieniu ogłoszenia — do rozszerzania słownictwa, streszczenia ogłoszenia, wyciągania kryteriów z SWZ i pomocy w redakcji. Używaj ich w tej roli, nie w roli wyszukiwarki.

Checklista wdrożenia

• Zakres spisany: rodzaj, obszar, wartości, zamawiający docelowi.
• Lista kodów CPV zatwierdzona, działy i kody szczegółowe.
• Pozostałe filtry strukturalne ustawione: rodzaj zamówienia, tryb, województwo.
• Warianty słownictwa spisane i zapisane, po polsku, a przy TED także po angielsku.
• Konta założone na platformach zakupowych obsługujących Twój teren.
• Alerty ustawione na ogłoszenia o zamówieniu i datę publikacji.
• Rytm przeglądu ustalony, co najmniej tygodniowy.
• Plany postępowań kluczowych zamawiających przejrzane i zanotowane.
• Arkusz selekcji prowadzony, z uzasadnioną decyzją przy każdej pozycji.
• Miesięczny przegląd ogłoszeń o wyniku postępowania u konkurencji.

Po źródła i ich filtry sięgnij do przewodnika Jak znaleźć zamówienia publiczne w Polsce. Scoutee automatyzuje dokładnie ten monitoring dla małych i średnich firm.