Termin składania ofert

Termin składania ofert to dzień i godzina, po których zamawiający nie przyjmuje już żadnej oferty w postępowaniu. Oferta złożona po terminie — choćby o minutę — podlega odrzuceniu bez badania jej treści.

Jak to działa

Termin podaje ogłoszenie o zamówieniu i SWZ. Prawo zamówień publicznych wyznacza minimalne terminy (verified 2026-09-05). W trybie podstawowym, poniżej progów unijnych, termin nie może być krótszy niż 7 dni od zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych dla dostaw i usług oraz 14 dni dla robót budowlanych. W przetargu nieograniczonym powyżej progów unijnych minimum to 35 dni od przekazania ogłoszenia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, z możliwością skrócenia o 5 dni, gdy oferty składa się w całości elektronicznie, oraz do 15 dni w razie pilnej potrzeby lub po wcześniejszym wstępnym ogłoszeniu informacyjnym.

Przy pełnej elektronizacji rozstrzyga czas zarejestrowany przez platformę zakupową: oferta musi zostać w całości przesłana przed upływem godziny granicznej, a nie jedynie rozpoczęta. Przesłanie kilkuset megabajtów potrafi trwać.

Zamawiający przedłuża termin, gdy zmienia SWZ w sposób istotny albo gdy nie udzieli wyjaśnień w terminie. Informuje o tym wszystkich wykonawców i zmienia ogłoszenie.

Co to zmienia dla firmy

Spóźnienie to najbardziej frustrująca przyczyna odrzucenia, bo nie ma nic wspólnego z jakością oferty. Kilka zasad:

• Zanotuj dokładną datę i godzinę oraz sprawdź, czy chodzi o 9:00, czy o 12:00.
• Zapamiętaj termin na pytania: wyjaśnienia przysługują, gdy wniosek wpłynie nie później niż na 4 dni przed terminem składania ofert.
• Składaj ofertę najpóźniej dzień wcześniej. Większość platform pozwala wycofać ofertę i złożyć nową przed upływem terminu.
• Zachowaj elektroniczne potwierdzenie złożenia z datą i godziną.
• Sprawdź wymaganą formę podpisu elektronicznego kilka dni wcześniej: powyżej progów unijnych konieczny jest podpis kwalifikowany.

Jeśli złożeniu przeszkodzi zdarzenie od Ciebie niezależne, na przykład potwierdzona awaria platformy, zgłoś to zamawiającemu natychmiast i na piśmie.

Przykład

Towarzystwo budownictwa społecznego ogłasza przetarg nieograniczony na wymianę kotłów w 400 lokalach o wartości 9 200 000 zł netto. Termin składania ofert wyznaczono na 14 października, godzina 10:00. Firma instalacyjna zaczyna przesyłać ofertę z załącznikami o wielkości 300 MB o 9:40; transfer kończy się o 10:06. Oferta zostaje odrzucona jako złożona po terminie, choć złożenie jej dzień wcześniej w pełni by wystarczyło.

Najczęstsze pytania

Czy można uzyskać przedłużenie terminu?

Można o nie wnioskować na piśmie z uzasadnieniem. Zamawiający ma tu swobodę, chyba że sam zmienił dokumenty zbyt późno albo nie odpowiedział na pytania w terminie.

Co zrobić, gdy platforma nie działa w dniu składania ofert?

Zrób zrzuty ekranu z widoczną godziną, natychmiast skontaktuj się ze wsparciem platformy i z zamawiającym. Potwierdzona awaria zwykle uzasadnia przedłużenie terminu.

Czy termin na wniosek i na ofertę jest ten sam?

W trybie jednoetapowym tak. W przetargu ograniczonym i trybach negocjacyjnych najpierw upływa termin składania wniosków, a potem — dla zaproszonych — termin składania ofert.

Powiązane pojęcia

• Warunki udziału i zasady oceny ofert
• Zmiana ogłoszenia i SWZ
• Elektronizacja zamówień publicznych
• Platforma zakupowa zamawiającego
• Ogłoszenie o zamówieniu

Scoutee może przypomnieć Ci o terminie składania ofert w śledzonych postępowaniach.