Zmiana ogłoszenia i zmiana SWZ

Zmiana ogłoszenia i zmiana SWZ to sposób, w jaki zamawiający koryguje, uzupełnia lub modyfikuje trwające postępowanie: błąd w ogłoszeniu o zamówieniu, zaktualizowany dokument zamówienia, przesunięcie terminu składania ofert, doprecyzowanie wymagań. Zmiana wiąże wszystkich wykonawców.

Jak to działa

Jeżeli ogłoszenie zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych, zamawiający zamieszcza tam ogłoszenie o zmianie ogłoszenia. W procedurze unijnej analogiczną rolę pełni sprostowanie przekazywane do publikacji w Dzienniku Urzędowym UE i widoczne w TED. Zmieniona treść SWZ i pozostałych dokumentów trafia na stronę prowadzonego postępowania, czyli zwykle na platformę zakupową, i staje się dla wykonawców wiążąca od momentu udostępnienia.

Prawo zamówień publicznych obwarowuje tę praktykę warunkami: zmiana jest dopuszczalna przed upływem terminu składania ofert, musi być udostępniona wszystkim na równych zasadach, a jeżeli wymaga dodatkowego czasu na przygotowanie oferty, zamawiający przedłuża termin. Przy zmianie istotnej — dotyczącej przedmiotu zamówienia, warunków udziału czy kryteriów oceny — przedłużenie jest konieczne, a niekiedy trzeba unieważnić postępowanie i wszcząć nowe. Odpowiedzi na pytania wykonawców, jeśli doprecyzowują lub modyfikują dokumenty, przekazywane są wszystkim i mają taką samą moc.

Co to zmienia dla firmy

Nieprzeczytana zmiana to poważne ryzyko: oferta może opierać się na nieaktualnym opisie przedmiotu zamówienia, złym terminie albo błędnej wycenie. Żeby tego uniknąć:

• Pobieraj dokumenty po zalogowaniu i obserwuj postępowanie na platformie, aby dostawać powiadomienia.
• Sprawdzaj korespondencję i stronę postępowania aż do złożenia oferty, a ostatni raz dzień przed terminem.
• Przechowuj każdą wersję dokumentów i notuj, co się zmieniło.
• Jeżeli zmiana dotyczy ilości lub zakresu prac, przelicz wycenę od nowa.

Zmiana wprowadzona późno, wywracająca dokumenty bez przedłużenia terminu, może uzasadniać wniosek o przesunięcie terminu, a w ostateczności odwołanie do KIO.

Przykład

Powiat lipowski prowadzi przetarg nieograniczony na dostawę mebli szkolnych o wartości szacunkowej 2 000 000 zł netto na dwa lata. Dziesięć dni przed terminem jeden z wykonawców zgłasza, że formularz cenowy nie zawiera pozycji na stoły regulowane, opisane w dokumentacji technicznej. Zamawiający publikuje sprostowanie, zamieszcza poprawiony formularz na platformie i przesuwa termin składania ofert o dwanaście dni.

Najczęstsze pytania

Czy zmiana zawsze przedłuża termin składania ofert?

Nie. Przedłużenie jest konieczne tylko wtedy, gdy przygotowanie oferty wymaga dodatkowego czasu. Poprawa oczywistej omyłki go nie wymaga.

Jak sprawdzić, czy zmiana została opublikowana?

Przez powiadomienia z platformy, jeżeli pobrałeś dokumenty po zalogowaniu, oraz przez ogłoszenia o zmianie w Biuletynie Zamówień Publicznych i sprostowania w TED.

Czy zmianę można zaskarżyć?

Tak, jeżeli narusza równe traktowanie albo pozostawia zbyt mało czasu na przygotowanie oferty. Służy do tego odwołanie wniesione przed zawarciem umowy.

Powiązane pojęcia

• Ogłoszenie o zamówieniu
• Dokumenty zamówienia
• Termin składania ofert
• Platforma zakupowa
• Biuletyn Zamówień Publicznych

Scoutee sygnalizuje zmiany ogłoszeń i dokumentów w postępowaniach, które śledzisz.