Umowa ramowa
Umowa ramowa ustala warunki zamówień udzielanych przez zamawiającego przez kilka lat. Czas trwania, zamówienia wykonawcze i wskazówki dla MŚP.
Zaktualizowano 5 września 2026
Umowa ramowa to umowa, w której zamawiający ustala z jednym lub kilkoma wykonawcami warunki zamówień, jakich będzie udzielał przez określony czas: ceny lub sposób ich ustalania, opis świadczeń, zasady dostaw. Sama w sobie nie jest jeszcze zakupem. Zamówienia następują później, na jej podstawie, bez nowego ogłoszenia.
Jak to działa
Ustawa z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Pzp) czyni z umowy ramowej narzędzie do potrzeb powtarzalnych, których rozmiaru ani rytmu zamawiający nie zna dokładnie: materiały biurowe, utrzymanie i serwis, usługi doradcze, bieżące remonty. Umowę zawiera się po przeprowadzeniu postępowania: powyżej progów unijnych w przetargu nieograniczonym, ograniczonym, w negocjacjach z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnym lub partnerstwie innowacyjnym, a poniżej progów – w trybie podstawowym albo w partnerstwie innowacyjnym (art. 311 ust. 1 Pzp). Wartość szacuje się dla całego okresu i wszystkich możliwych zamówień.
Umowę ramową zawiera się na okres nie dłuższy niż 4 lata; dłuższy okres jest dopuszczalny wyłącznie ze względu na przedmiot zamówienia i szczególny interes zamawiającego (art. 311 ust. 3) (verified 2026-09-05). Ustawa zakazuje przy tym wykorzystywania umowy ramowej do ograniczania konkurencji.
Sposoby realizacji są dwa. Gdy umowę zawarto z jednym wykonawcą, zamawiający udziela zamówień bezpośrednio, na warunkach określonych w umowie ramowej (art. 313). Gdy stron jest więcej, zamawiający albo udziela zamówień bez postępowania, jeżeli w umowie określono wszystkie warunki i zasady wyboru wykonawcy, albo przeprowadza zamówienie wykonawcze, czyli ponowne postępowanie wśród stron umowy (art. 314).
Co to zmienia dla firmy
Bycie stroną umowy ramowej oznacza wejście na kilka lat do grona dostawców zamawiającego, ze stałym strumieniem zleceń i uproszczoną obsługą formalną. Odwrotna strona: umowa ramowa nie gwarantuje obrotu, a przy kilku wykonawcach nie obiecuje żadnego stałego udziału.
Przed złożeniem oferty sprawdź szacowany zakres, czas trwania i zasady podziału zamówień między wykonawców. Pomocna jest tu zasada z art. 433 pkt 4 Pzp: projektowane postanowienia umowy nie mogą przewidywać ograniczenia zakresu zamówienia bez wskazania minimalnej wartości lub wielkości świadczenia. Kalkuluj ostrożnie, bo ceny wiążą przez cztery lata – umowa dłuższa niż 6 miesięcy musi zawierać zasady waloryzacji wynagrodzenia. Zanotuj też datę wygaśnięcia: to moment, w którym potrzeba wróci na rynek.
Przykład
Związek międzygminny gospodarki odpadami zawiera czteroletnią umowę ramową na dostawę części zamiennych do floty pojazdów, o szacunkowej wartości 1 800 000 zł netto. Wartość przekracza próg unijny 216 000 € dla dostaw jednostek samorządu terytorialnego, więc postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego. Umowę zawarto z trzema wykonawcami: drobne, pilne dostawy idą bez ponownego postępowania według cennika, a większe partie sezonowe – po zamówieniu wykonawczym z udziałem całej trójki.
Najczęstsze pytania
Czy umowa ramowa gwarantuje obrót?
Nie. Gwarancją jest dopiero minimalny zakres świadczenia, jeżeli zamawiający go określił. Bez tego żadne zamówienie nie jest pewne.
Czym różni się umowa ramowa od zamówienia udzielanego na jej podstawie?
Umowa ramowa ustala warunki, a zamówienie jest właściwym zakupem – udzielanym bez postępowania albo po ponownym postępowaniu wśród stron umowy.
Czy można dołączyć do trwającej umowy ramowej?
Nie. Strony wyłania się w postępowaniu. Trzeba czekać na kolejne, po wygaśnięciu umowy.