Zamówienie wykonawcze na podstawie umowy ramowej

Zamówienie wykonawcze to zamówienie udzielane na podstawie zawartej wcześniej umowy ramowej, na konkretną potrzebę, która pojawia się w okresie jej obowiązywania. Jeżeli umowa ramowa została zawarta z kilkoma wykonawcami i nie określa wszystkich warunków realizacji, zamawiający udziela zamówienia wykonawczego po ponownym zaproszeniu stron umowy do składania ofert.

Jak to działa

Prawo zamówień publicznych z 11 września 2019 r. traktuje umowę ramową jako ramę: określa ona przedmiot świadczeń, maksymalną wartość, sposób ustalania cen oraz zasady konkurowania o poszczególne zlecenia. Szczegóły — ilości, harmonogram, ostateczna cena, rozwiązanie techniczne — ustala dopiero konkretne zamówienie wykonawcze.

Ustawa rozróżnia trzy sytuacje. Gdy umowa ramowa zawarta jest z jednym wykonawcą, zamawiający udziela zamówienia na warunkach w niej określonych i może wezwać wykonawcę do uzupełnienia oferty. Gdy stron jest kilka, a umowa ramowa określa wszystkie warunki, zamówienie może zostać udzielone bez ponownego konkurowania, według obiektywnych zasad opisanych w dokumentach zamówienia. Gdy umowa nie przesądza wszystkich warunków, zamawiający zaprasza do składania ofert wszystkich wykonawców zdolnych zrealizować dane zamówienie.

Ponowne konkurowanie odbywa się w zamkniętym kręgu: nie publikuje się ogłoszenia, zaproszenie idzie elektronicznie do stron umowy ramowej, z terminem wystarczającym na przygotowanie oferty. Oferty ocenia się według kryteriów oceny ofert ustalonych w umowie ramowej, w razie potrzeby doprecyzowanych dla konkretnej potrzeby. Swobodne negocjacje nie wchodzą w grę: liczy się to, co zostało złożone. Zamówienia wykonawcze nie mogą wykraczać poza maksymalną wartość umowy ramowej.

Co to zmienia dla firmy

Dla wykonawcy będącego stroną umowy ramowej każde zamówienie wykonawcze to nowa konkurencja, ale w wąskim gronie i według znanych reguł. Liczy się szybkość: terminy na odpowiedź to zwykle kilka dni lub kilka tygodni, a powtarzające się milczenie jest zauważane przez zamawiającego.

Warto zorganizować wewnętrzny monitoring zaproszeń przychodzących przez platformę zakupową lub pocztą elektroniczną, przygotować szablony odpowiedzi i prowadzić rejestr wyników, aby korygować politykę cenową. Dla firmy spoza umowy ramowej zamówienia wykonawcze są niedostępne: celem jest wejście do umowy ramowej w chwili jej zawierania, choćby na jedną część.

Przykład

Powiat lipowski ma umowę ramową na dokumentację projektową dróg z czterema biurami projektowymi, o maksymalnej wartości 4 000 000 zł netto na cztery lata. Na przebudowę skrzyżowania udziela zamówienia wykonawczego o wartości szacunkowej 250 000 zł netto: cztery biura dostają opis potrzeby, mają piętnaście dni na złożenie ofert, a wygrywa sześcioosobowe biuro dzięki metodyce i krótszemu terminowi realizacji.

Najczęstsze pytania

Czy zamówienie wykonawcze jest ogłaszane publicznie?

Nie. Zaproszenie kierowane jest wyłącznie do wykonawców będących stronami umowy ramowej, drogą elektroniczną.

Czy trzeba odpowiadać na każde zaproszenie?

Ustawa tego nie nakazuje, ale umowa ramowa może przewidywać obowiązki lub kary umowne. Warto sprawdzić jej postanowienia przed podpisaniem.

Czym różni się od zamówienia udzielanego bez ponownego konkurowania?

Przy w pełni określonych warunkach zamawiający stosuje zasady zapisane w umowie ramowej, bez zbierania ofert. Zamówienie wykonawcze po ponownym konkurowaniu dotyczy warunków pozostawionych otwartymi.

Powiązane pojęcia

• Umowa ramowa
• Zamówienia cząstkowe i zlecenia
• Negocjacje
• Kryteria oceny ofert i ich waga
• Termin składania ofert