Javna naročila čiščenja in storitev upravljanja objektov

Čiščenje je ena najbolj univerzalnih potreb javnega sektorja: vsaka občina, šola, bolnišnica, stanovanjski sklad ali muzej naroča čiščenje prostorov. Je tudi panoga, v kateri obvestila zlahka spregledate, ker vsak naročnik isto storitev poimenuje drugače. Ta vodnik podaja besednjak, pogodbene oblike in točke izračuna cene, značilne za čiščenje in storitve upravljanja objektov.

Besednjak naročnikov

Ista potreba se v nazivu obvestila pojavlja pod zelo različnimi izrazi:

• čiščenje poslovnih prostorov, čiščenje prostorov, redno čiščenje, vzdrževanje čistoče, higiensko vzdrževanje;
• razkuževanje in čiščenje v zdravstvenih ter socialnovarstvenih zavodih, kjer je besednjak strožji;
• čiščenje steklenih površin, generalno čiščenje, čiščenje po gradbenih delih;
• sanitarna higiena, dobava in vgradnja sanitarne potrošnje, brisače, milo, razdelilniki;
• deratizacija, dezinsekcija, dezinfekcija;
• storitve upravljanja objektov, tehnično in higiensko vzdrževanje stavb, vzdrževalna dela na objektih;
• pogosto ločeni sklopi: odvoz in ravnanje z odpadki, urejanje zelenih površin, čiščenje javnih površin, pranje perila, varovanje.

Na Portalu javnih naročil ni nacionalnega seznama panožnih deskriptorjev: edina strukturirana klasifikacija predmeta je koda CPV. Oddelek 90 pokriva okolje, odpadke in čiščenje, oddelek 79 poslovne storitve, oddelek 50 vzdrževanje. Spremljanje zgradite na teh oddelkih in ga nato zožite na raven razreda, namesto da nizate proste besede: le tako ujamete obvestilo naročnika, ki napiše "vzdrževanje čistoče", medtem ko vi iščete "čiščenje". Metoda je v vodniku Izbira kod CPV.

Mejne vrednosti

Čiščenje je naročilo storitev.

Mejni vrednosti 40.000 in 50.000 EUR izhajata iz 21. člena ZJN-3. Vrednost se izračuna za celotno trajanje, vključno s podaljšanji. Naročilo čiščenja za 60.000 EUR letno, sklenjeno za štiri leta, je evropsko naročilo: te pogodbe hitro preidejo v postopek nad mejnimi vrednostmi EU.

Pogodbene oblike

Čiščenje se skoraj vedno naroča za daljše obdobje.

• Okvirni sporazum s cenami na enoto, izvajan z naročanjem sproti, je najpogostejša oblika: redne storitve po mesečnem pavšalu in izredne storitve, naročene po enoti.
• Običajno trajanje je od enega do štirih let, z možnostjo podaljšanja v mejah, določenih v vzorcu pogodbe. Podaljšanje je pogosto samodejno, če nobena stran ne ugovarja: vaša izvedba v prvem letu odloči o naslednjih.
• Razdelitev na sklope poteka po lokacijah, po vrsti objekta (šole, športne dvorane, uprava) ali po vrsti storitve (redno čiščenje, steklo, generalno čiščenje). Pred odločitvijo za vse sklope preverite, koliko sklopov lahko dobi isti ponudnik.

Izračun cene: površine, frekvence, normativi

Predračun z okvirnimi količinami pri čiščenju našteje lokacije, površine in frekvence; cenik na enoto določi cene izrednih storitev, najpogosteje na uro ali na kvadratni meter. Na kaj paziti:

• navedene površine preverite na ogledu lokacije, ki je skoraj vedno predviden in je včasih obvezen, sicer je ponudba nedopustna;
• frekvence pretvorite v dejanske ure po svojih normativih za posamezno vrsto prostora, in ne obratno;
• vračunajte vodenje, nadomeščanje odsotnosti, čistila in potrošni material, opremo ter obdobja zaprtja šol in športnih objektov;
• ločite mesečni pavšal od izrednih storitev, katerih količine so okvirne in niso zajamčene;
• preverite določilo o spremembi cen, ki je pri štiriletni pogodbi v panogi z visokim deležem dela odločilno.

Prenizka cena vodi v poziv k pojasnilu iz naslova neobičajno nizke ponudbe: naročnik lahko zahteva razčlenitev ur in urnih postavk ter preveri, ali ponudba spoštuje minimalno plačo in kolektivno pogodbo, ki velja za vašo dejavnost. Ponudbo, ki tega ne izkaže, mora zavrniti.

Zaposleni na objektu ob zamenjavi izvajalca

To je največja razlika v primerjavi z nekaterimi drugimi državami. Slovenija nima panožnega pravila, ki bi ob zamenjavi izvajalca čiščenja samodejno prenašalo pogodbe o zaposlitvi na novega izvajalca. Prenos zaposlenih iz delovne zakonodaje velja le, kadar gre za dejanski prenos gospodarske enote, kar pri zgolj novi pogodbi o storitvi praviloma ni izpolnjeno.

Kar to vlogo dejansko opravlja, je dokumentacija: naročnik lahko v pogodbenih pogojih zahteva, da izbrani izvajalec prevzame delavce, ki so bili razporejeni na objekt, ali da ohrani določeno raven zaposlitve in plač. Praktične posledice:

• preberite, ali dokumentacija vsebuje tako zahtevo; če jo, zahtevajte seznam delavcev z delovno dobo, delovnim časom in elementi plačila prek vprašanja na portalu pred rokom;
• če take zahteve ni, izračun postavite na svojo ekipo in svoje normative, ne na predpostavko o prevzemu;
• napovedani prihranki v tehničnem delu ponudbe morajo ostati skladni s številom ur, ki ga ponudite;
• v vsakem primeru izračunajte strošek dela po veljavni minimalni plači in dodatkih iz kolektivne pogodbe: to je izhodišče vsake presoje neobičajno nizke ponudbe.

Merila za oddajo

Cena tehta veliko, redko pa sama. Pogosta merila so tehnična kakovost, presojana po organizaciji, številu zaposlenih in normativih, načrt nadomeščanja odsotnosti, vodenje in notranji nadzor kakovosti, uporabljena čistila in oprema, nato socialna in okoljska merila. Okoljski del ni le merilo: za nekatere skupine predmetov, med njimi za čistila in storitve čiščenja, so obvezne zahteve določene v uredbi o zelenem javnem naročanju, zato jih naročnik ne postavi kot bonus, temveč kot pogoj. Tehnični del ponudbe mora biti napisan za vsako lokacijo posebej, ne splošno: prav to loči ponudbe med seboj.

Povzetek

Kontrolni seznam za čiščenje

• Spremljanje zgrajeno na oddelkih CPV, ne na eni ključni besedi.
• Ogled lokacije opravljen in površine preverjene.
• Zahteve glede prevzema zaposlenih prebrane, seznam pridobljen, če obstaja.
• Normativi in ure po lokacijah izračunani pred ceno.
• Načrt nadomeščanja odsotnosti napisan.
• Čistila, oprema in okoljske zahteve dokumentirani.
• Določilo o spremembi cen prebrano in vračunano.
• Zapisani datumi izteka pogodb vaših konkurentov, da ste pripravljeni na ponovni postopek.

Scoutee spremlja te postopke čiščenja, razpršene med Portalom javnih naročil in TED.