Dokumentacija v zvezi z oddajo javnega naročila

Dokumentacija v zvezi z oddajo javnega naročila, v praksi razpisna dokumentacija, je celota gradiv, ki jih naročnik da na voljo podjetjem, da pripravijo ponudbo. Opisuje potrebo, pravila postopka, pogodbene pogoje in način, kako je treba predstaviti cene.

Kako poteka

Dokumentacija se objavi hkrati z obvestilom o javnem naročilu. Zakon o javnem naročanju (ZJN-3) zahteva, da je od dneva objave obvestila brezplačno, neomejeno in v celoti dostopna po elektronski poti, z redkimi izjemami. V Sloveniji je objavljena na Portalu javnih naročil, ponudbe pa se oddajajo v sistemu e-JN.

Običajna razpisna dokumentacija vsebuje:

• navodila ponudnikom s pravili igre: rok, zahtevana dokazila, merila za ocenjevanje;
• obrazce ponudbe, med njimi ponudbeni obrazec, s katerim se ponudnik zaveže k svoji ponudbi;
• vzorec pogodbe in posebne pogodbene pogoje ter tehnične specifikacije;
• cenovne priloge: ponudbeni predračun z enotnimi cenami, predračun z ocenjenimi količinami ali popis del za ceno na ključ;
• pogosto še načrte, elaborate, priloge ali obrazec za tehnični del ponudbe.

Pri manjšem naročilu obsega nekaj strani, pri velikem gradbenem naročilu pa pogosto več deset datotek.

Kaj to pomeni za podjetje

Razpisna dokumentacija je edini zanesljiv vir za pripravo ponudbe. Prevzemite jo prijavljeni v sistem in ne anonimno: le tako boste zanesljivo prejemali obvestila o popravkih in o odgovorih na vprašanja drugih ponudnikov.

Najprej preberite navodila ponudnikom, nato tehnične specifikacije. Izpišite obvezna dokazila, zahtevano obliko tehničnega dela ponudbe in merila za oddajo. Zabeležite rok za prejem ponudb in rok za vprašanja, ki je običajno več dni prej. Nepopolna ponudba je lahko zavrnjena, dopolnjevanje pa je zakonsko omejeno.

Če kakšna priloga manjka ali si dokumenti nasprotujejo, pisno vprašajte prek portala. Odgovor se objavi vsem in postane sestavni del dokumentacije.

Primer

Občina Zelena Loka objavi naročilo male vrednosti za vzdrževanje zelenih površin, ocenjeno na 150.000 EUR brez DDV za tri leta. Dokumentacija obsega osem datotek: navodila ponudnikom, obrazce ponudbe, vzorec pogodbe, tehnične specifikacije, predračun z enotnimi cenami, predračun z ocenjenimi količinami, načrt lokacij in obrazec tehničnega dela ponudbe. Vrtnarsko podjetje dokumentacijo prevzame in ugotovi, da načrt izpušča dve lokaciji, navedeni v tehničnih specifikacijah. Po vprašanju naročnik objavi popravek s pravilnim načrtom in rok podaljša za pet dni.

Pogosta vprašanja

Ali je prevzem dokumentacije plačljiv?

Ne. Dostop je brezplačen in neposreden. Le izjemoma obsežna gradiva naročnik izroči na drugem nosilcu ali na vpogled.

Ali smem dokumente dokumentacije spreminjati?

Ne. Priloge dokumentacije zavezujejo ponudnike. Predlagate lahko le variantno ponudbo, če jo naročnik izrecno dopušča.

Kaj, če se dokumentacija med postopkom spremeni?

Naročnik objavi popravek in ob pomembni spremembi podaljša rok za prejem ponudb. Vedno preverite, ali delate z zadnjo različico.

Povezani pojmi

• Navodila ponudnikom
• Tehnične specifikacije
• Posebni pogodbeni pogoji
• Sistem e-JN
• Tehnični del ponudbe

Scoutee vas opozori takoj, ko je objavljeno obvestilo z dokumentacijo, ki ustreza vaši dejavnosti.