Przetargi IT i cyfryzacja: przewodnik dla dostawców

Informatyka to branża, w której ogłoszenia trudniej znaleźć niż w budownictwie: zamawiający opisują potrzeby cyfrowe bardzo różnym słownictwem, a część zakupów idzie przez zamówienia wspólne, które nie generują osobnego ogłoszenia. Ten przewodnik wyjaśnia, co kupuje sektor publiczny, jak buduje umowy i jakie filtry ustawić, żeby nie przegapić postępowania.

Co kupują zamawiający publiczni

Urząd miasta, szpital, uczelnia, spółka komunalna czy jednostka administracji rządowej kupują — osobno albo w jednej umowie ramowej:

• Sprzęt: stacje robocze, serwery, macierze, sprzęt sieciowy, urządzenia drukujące, telefonia, monitory interaktywne dla szkół.
• Oprogramowanie i licencje: systemy dziedzinowe (finanse, kadry i płace, ewidencja ludności, gospodarka odpadami, oświata, zarządzanie majątkiem), pakiety biurowe, licencje producenta, subskrypcje.
• Wdrożenia i rozwój: budowa i rozbudowa systemów, portale dla mieszkańców, strony internetowe, aplikacje mobilne, integracje i interfejsy wymiany danych.
• Utrzymanie i eksploatacja: nadzór autorski, asysta techniczna, serwis, obsługa zgłoszeń na kilku liniach wsparcia, administracja serwerami, zarządzanie sprzętem.
• Hosting i chmura: utrzymanie aplikacji, kopie zapasowe, odtwarzanie po awarii, przetwarzanie danych medycznych.
• Cyberbezpieczeństwo: audyty, testy penetracyjne, monitorowanie, wdrażanie zabezpieczeń i procedur.
• Dane i analityka: otwieranie danych, hurtownie i raportowanie, automatyzacja procesów.
• Usługi towarzyszące: doradztwo, wsparcie zamawiającego przy przygotowaniu opisu przedmiotu zamówienia, szkolenia pracowników.

Kody CPV, które trzeba znać

Filtr po kodzie CPV to jedyny pewny sposób pokrycia branży o niestabilnym nazewnictwie.

Następnie zejdź do poziomu grupy lub klasy. Metodę opisuje przewodnik Kody CPV: jak wybrać własne. W polskich ogłoszeniach nie ma dodatkowego krajowego słownika branżowego, więc po CPV zostają już tylko rodzaj zamówienia, tryb, województwo i słowa z nazwy zamówienia.

Progi, które się stosują

Informatyka to zamówienia na dostawy i usługi.

Progi unijne obowiązują od 1 stycznia 2026 r. do 31 grudnia 2027 r. przy średnim kursie złotego do euro 4,31 zł, a krajowy próg stosowania ustawy wynosi od 1 stycznia 2026 r. 170 000 zł netto. Wartość liczy się dla całego okresu umowy razem z opcjami i wznowieniami: czteroletnia umowa na utrzymanie systemu szybko przekracza próg unijny nawet w małej gminie.

Dominujące formy umów

Zamówienia cyfrowe rzadko mają postać jednorazowej dostawy.

• Umowa ramowa ustala warunki i ceny bez natychmiastowego zamawiania.
• Zamówienia cząstkowe realizują ją na bieżąco, zwykle z określoną wartością maksymalną i minimalnym poziomem zamówień.
• Umowa ramowa z kilkoma wykonawcami oznacza, że przy każdym projekcie następuje ponowne porównanie ofert w zamówieniu wykonawczym. Sam wybór do umowy ramowej nie gwarantuje przychodu: prawdziwa konkurencja rozgrywa się przy każdym zleceniu.
• Prawo opcji i etapy obsługują projekty wieloetapowe: analiza i wdrożenie pilotażowe jako zakres podstawowy, rozszerzenie na kolejne jednostki jako opcja.
• Podział zamówienia na części rozdziela licencje, wdrożenie, hosting i wsparcie, co otwiera części dla wyspecjalizowanych firm.

Zakupy wspólne i centralny zamawiający

Część zakupów IT nie trafia do ogłoszeń pojedynczej jednostki. Zamawiający mogą prowadzić zamówienia wspólne, powołać zamawiającego działającego w imieniu grupy albo korzystać z zakupów centralnych prowadzonych dla administracji rządowej. Polski system nie ma jednej dominującej centrali zakupowej z katalogiem obejmującym cały sektor publiczny, jak bywa w innych krajach — zakupy wspólne są rozproszone między resorty, związki jednostek samorządu i grupy zakupowe spółek komunalnych.

Dwa wnioski dla dostawcy. Po pierwsze, obserwuj postępowania prowadzone przez same podmioty koordynujące zakupy: są ogłaszane normalnie i obejmują wiele jednostek na kilka lat. Po drugie, brak ogłoszeń u konkretnego zamawiającego nie oznacza, że on nie kupuje — może zamawiać w ramach umowy zawartej przez kogoś innego.

Powtarzalne wymagania techniczne

Opis przedmiotu zamówienia w zamówieniu cyfrowym zawiera prawie zawsze te same wymagania, które warto opracować raz na zawsze:

• ochrona danych osobowych, umowa powierzenia przetwarzania, lokalizacja danych i kopii zapasowych, podpowierzenie przetwarzania;
• wymagania dotyczące przetwarzania danych medycznych u zamawiających z ochrony zdrowia;
• dostępność cyfrowa stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych, z deklaracją dostępności i zgodnością ze standardem WCAG;
• bezpieczeństwo: zarządzanie dostępem, rejestrowanie zdarzeń, kopie zapasowe, ciągłość działania, obsługa podatności i incydentów, obowiązki wynikające z krajowego systemu cyberbezpieczeństwa;
• poziomy usług: czasy reakcji i naprawy, okna serwisowe, godziny wsparcia, kary umowne powiązane z ich przekroczeniem;
• wyjście z umowy: eksport danych w uzgodnionych formatach, dokumentacja, przekazanie środowiska, prawa autorskie do kodu i dokumentacji oraz zakres licencji dla zamawiającego.

Wstępne konsultacje rynkowe i plany postępowań

Zanim ogłoszenie się pojawi, zamawiający analizuje potrzeby i wymagania, a przy zamówieniach złożonych może przeprowadzić wstępne konsultacje rynkowe — jawne, ogłaszane rozmowy z rynkiem służące przygotowaniu opisu przedmiotu zamówienia. Udział w nich jest dozwolony i nie wyklucza z późniejszego postępowania, o ile nie zakłóca konkurencji; zamawiający musi wyrównać informacje wobec pozostałych wykonawców.

Drugim sygnałem wyprzedzającym jest plan postępowań o udzielenie zamówień, publikowany przez zamawiającego w Biuletynie Zamówień Publicznych i aktualizowany w ciągu roku. Dla dostawcy IT to najtańsze źródło informacji o tym, że wymiana systemu dziedzinowego jest przewidziana na drugie półrocze.

Checklista IT

• Profil monitoringu ustawiony na CPV 72 i 48, rozszerzony o 30, 64 i 79 zależnie od oferty.
• Warianty słowne przygotowane pod wyszukiwarki literalne: utrzymanie, asysta techniczna, nadzór autorski, rozwój, wdrożenie, system dziedzinowy.
• Terminy zakończenia umów u kluczowych zamawiających wynotowane z ogłoszeń o wyniku postępowania i o wykonaniu umowy.
• Plany postępowań zamawiających docelowych przejrzane na początku roku i po aktualizacjach.
• Gotowe opisy: RODO, bezpieczeństwo, dostępność cyfrowa, wyjście z umowy, poziomy usług.
• Wykaz usług z referencjami uporządkowany według rodzaju potrzeby, z wolumenem i okresem.
• Model wyceny za osobodzień i za profil spójny z formularzem cenowym w SWZ.

Scoutee obserwuje te ogłoszenia rozproszone między Biuletynem Zamówień Publicznych, TED i platformami zakupowymi zamawiających.