Aanbestedingen voor schoonmaak en gebouwgebonden diensten

Schoonmaak is een van de meest universele behoeften van de publieke sector: elke gemeente, school, zorginstelling, woningcorporatie en elk museum koopt onderhoud van de ruimten in. Het is ook een sector waarin aankondigingen makkelijk worden gemist, omdat elke opdrachtgever dezelfde dienst anders benoemt. Deze gids geeft het vocabulaire, de contractvormen en de calculatiepunten die eigen zijn aan schoonmaak en gebouwgebonden diensten in Nederland, met korte aantekeningen voor Vlaanderen en België.

Het vocabulaire van opdrachtgevers

Eén en dezelfde behoefte duikt onder heel verschillende omschrijvingen op in het onderwerp van aankondigingen:

• schoonmaakonderhoud, schoonmaakdienstverlening, interieurverzorging, reiniging van gebouwen, dagelijks onderhoud;
• ziekenhuishygiëne en desinfectie, het vocabulaire van zorg- en verpleeginstellingen;
• glasbewassing, gevelreiniging, reiniging van glasoppervlakken, opleveringsschoonmaak, bouwschoonmaak;
• sanitaire voorzieningen, levering en plaatsing van sanitaire verbruiksartikelen, handdoekautomaten, dispensers;
• ongediertebestrijding en plaagdierbeheersing;
• multiservices, gebouwgebonden diensten, facilitair beheer, integrale dienstverlening, soft services;
• vaak samen aanbestede aanverwante diensten: afvalinzameling en afvalbeheer, groenonderhoud, straatreiniging, linnenverzorging, receptie en beveiliging.

Op TenderNed zijn schoonmaak, schoonmaakonderhoud en interieurverzorging de kernwoorden. Aan de kant van de CPV-codes dekt afdeling 90 milieu, afval en reiniging, afdeling 79 de zakelijke dienstverlening en afdeling 50 het onderhoud. Bouw uw profiel op die afdelingen en verfijn daarna op klasseniveau, in plaats van losse woorden op te sommen: dat is de enige manier om de aankondiging binnen te halen van een opdrachtgever die interieurverzorging schrijft waar u schoonmaak zoekt. De methode staat in Uw CPV-codes kiezen.

De drempels die gelden

Schoonmaak is een opdracht voor diensten.

Het bedrag wordt berekend over de volledige looptijd, verlengingen inbegrepen. Een schoonmaakcontract van € 60.000 per jaar over vier jaar is een Europese opdracht: deze contracten kantelen snel naar een Europese procedure. In Vlaanderen en België gelden daarnaast nationale drempels uit de wet van 17 juni 2016; controleer de actuele bedragen op publicprocurement.be.

De contractvormen

Schoonmaak wordt bijna altijd voor langere tijd gecontracteerd.

• De raamovereenkomst met eenheidsprijzen, uitgevoerd via afroep van deelopdrachten, is de gebruikelijke vorm: het reguliere werk tegen een vast bedrag per maand, en incidenteel werk per stuk besteld.
• De typische looptijd is enkele jaren met optionele verlengingen, waarvan de grens in de contractvoorwaarden staat. Verlenging is vaak eenzijdig aan de opdrachtgever: uw prestatie in het eerste jaar bepaalt de volgende.
• Opdeling in percelen gebeurt per locatie, per gebouwtype (scholen, sportaccommodaties, kantoren) of per soort werk (dagelijks onderhoud, glasbewassing, periodiek werk). Kijk hoeveel percelen aan één inschrijver gegund kunnen worden voordat u op alles inschrijft.
• Steeds vaker wordt resultaatgericht uitgevraagd: de opdrachtgever beschrijft het gewenste kwaliteitsniveau in plaats van frequenties, en meet met een objectieve meetmethode. Dat verplaatst het risico naar u.

Calculeren: oppervlakten, frequenties, normtijden

De inschrijfstaat van een schoonmaakopdracht somt locaties, oppervlakten en frequenties op; het tarievenblad legt de eenheidsprijzen voor incidenteel werk vast, meestal per uur of per vierkante meter. Aandachtspunten:

• controleer de opgegeven oppervlakten tijdens de schouw, die vrijwel altijd is voorzien en soms verplicht is op straffe van uitsluiting;
• vertaal de frequenties naar werkelijke uren, met uw eigen normtijden per ruimtetype, en niet andersom;
• neem leidinggeving, vervanging bij ziekte en verlof, middelen en verbruiksartikelen, materieel en de sluitingsperioden van scholen of accommodaties mee;
• houd het maandbedrag en het incidentele werk uit elkaar: de aantallen daarvan zijn indicatief en niet gegarandeerd;
• controleer de indexeringsclausule, doorslaggevend over vier jaar in een sector die grotendeels uit loonkosten bestaat.

Een te lage prijs leidt tot een verzoek om onderbouwing wegens een abnormaal lage inschrijving: de opdrachtgever kan de uren en tarieven opvragen en een niet onderbouwde inschrijving terzijde leggen.

Overname van personeel bij contractwisseling

Dit is de belangrijkste eigenaardigheid van de sector. De cao voor het schoonmaak- en glazenwassersbedrijf verplicht het bedrijf dat een object overneemt om de daar werkzame medewerkers onder voorwaarden een arbeidsaanbod te doen, met behoud van hun opgebouwde rechten. In België regelt het paritair comité voor de schoonmaak een vergelijkbare overname bij overdracht van een onderhoudscontract.

Praktische gevolgen:

• de aanbestedingsstukken horen een personeelslijst te bevatten met dienstjaren, functie, contractomvang en loonbestanddelen; ontbreekt die, vraag er dan schriftelijk om vóór de sluitingsdatum, zodat het antwoord in de Nota van Inlichtingen komt;
• uw calculatie moet uitgaan van die werkelijke loonsom, niet van een theoretische kostprijs;
• productiviteitswinst die u in het plan van aanpak belooft, moet verenigbaar blijven met het over te nemen personeel;
• beschrijf in uw inschrijving expliciet hoe de overname verloopt: informeren van medewerkers, overgangsplanning, extra begeleiding in de eerste weken.

Veel opdrachtgevers verwijzen daarnaast naar de Code Verantwoordelijk Marktgedrag, die vraagt om realistische aanbestedingen en werkbare contracten. Verwijs er in uw plan van aanpak naar wanneer de leidraad dat doet.

De gunningscriteria

Prijs weegt zwaar, maar zelden alleen. Nederland gunt in beginsel op de beste prijs-kwaliteitverhouding. Veelvoorkomende criteria zijn de kwaliteit van de aanpak, beoordeeld op organisatie, bezetting en normtijden, het vervangingsplan, leidinggeving en kwaliteitsborging, middelen en materieel, en daarnaast sociale en duurzame criteria: social return, milieukeurmerken, minder chemie, afvalscheiding. Het plan van aanpak moet locatie voor locatie zijn geschreven en niet algemeen: dat is wat inschrijvingen onderscheidt.

Samenvattend

Checklist schoonmaak

• Monitoring opgebouwd op CPV-afdelingen en trefwoorden, niet op één zoekwoord.
• Schouw bijgewoond en oppervlakten geverifieerd.
• Personeelslijst opgevraagd en in de calculatie verwerkt.
• Normtijden en uren per locatie berekend vóór de prijs.
• Vervangingsplan bij ziekte en verlof op papier.
• Middelen, materieel en milieukeurmerken gedocumenteerd.
• Indexeringsclausule gelezen en doorgerekend.
• Einddata van de lopende contracten van uw concurrenten genoteerd, om klaar te staan bij heraanbesteding.

Scoutee volgt deze schoonmaakopdrachten, verspreid over TenderNed, TED en de platformen van opdrachtgevers.