Fictieve hoeveelhedenstaat
Een fictieve hoeveelhedenstaat zet geschatte hoeveelheden op de eenheidsprijzen om inschrijvingen te vergelijken. Rol, grenzen en strategie bij het inschrijven.
Bijgewerkt op 5 september 2026
De fictieve hoeveelhedenstaat, in de praktijk ook wel het prijzenmandje of het evaluatiemandje genoemd, is een rekenhulpmiddel bij overheidsopdrachten met eenheidsprijzen. Nederland kent er geen wettelijk voorgeschreven model voor; het is een instrument dat de aanbestedende dienst zelf opstelt. Hij zet door hem gekozen geschatte hoeveelheden op de eenheidsprijzen uit de eenheidsprijzenstaat van elke inschrijver, om zo een onderling vergelijkbaar totaalbedrag te krijgen.
Hoe het werkt
Bij een opdracht met eenheidsprijzen, zoals een raamovereenkomst met afroep, zijn de werkelijke hoeveelheden vooraf niet bekend. De aanbestedende dienst kan de prijzenstaten, die soms honderden regels tellen, dus niet rechtstreeks vergelijken. Hij stelt daarom een mandje samen dat een deel of het geheel van de regels overneemt, met hoeveelheden die representatief zijn voor een typische bestelling of voor een uitvoeringsjaar.
Elke inschrijver vult het mandje met zijn eigen eenheidsprijzen, of de aanbestedende dienst rekent het zelf uit op basis van de ingediende prijzenstaat. Het totaal vormt de basis voor de score op het prijscriterium. Het mandje is geen contractstuk: de hoeveelheden binden de aanbestedende dienst niet en de opdrachtnemer wordt uitsluitend betaald voor wat werkelijk is besteld.
De aanbestedingsleidraad vermeldt of het mandje moet worden ingediend, of het contractueel is, en hoe het meetelt in de gunningscriteria.
Wat dit betekent voor een bedrijf
Het mandje verraadt wat de aanbestedende dienst denkt te gaan bestellen. Analyseer het om te begrijpen welke regels het zwaarst wegen in de vergelijking, en richt uw scherpte daarop, terwijl u overal realistische prijzen aanhoudt.
Geef niet toe aan de verleiding om de regels uit het mandje weg te geven en de rest van de prijzenstaat op te hogen. Aanbestedende diensten kennen die praktijk, kunnen de inschrijving als ongeldig terzijde leggen of een onderzoek naar een abnormaal lage inschrijving starten, en niets garandeert dat de werkelijke hoeveelheden het mandje zullen volgen. Bij een strategische inschrijving die de rangorde verstoort, is terzijdelegging een reëel risico.
Controleer de samenhang tussen prijzenstaat en mandje: dezelfde omschrijvingen, dezelfde eenheden, dezelfde prijzen. Een invoerverschil kan uw score vertekenen of uw inschrijving dubbelzinnig maken. Meld elke onvolkomenheid met een vraag vóór de sluitingsdatum.
Voorbeeld
Een grote gemeente sluit een raamovereenkomst voor de levering van elektrotechnisch materiaal voor haar gebouwen, met een maximum van 500.000 euro exclusief btw over vier jaar. De prijzenstaat telt 300 artikelen. Het mandje neemt er 40 van over, met geschatte jaarhoeveelheden, goed voor een gesimuleerd totaal van ongeveer 90.000 euro exclusief btw. Een regionale groothandel vult de volledige prijzenstaat in, gebruikt in het mandje dezelfde prijzen en komt uit op 84.200 euro exclusief btw, het bedrag dat zijn prijsscore bepaalt. Tijdens de uitvoering wordt hij betaald op basis van de werkelijke afroepen.
Veelgestelde vragen
Bind ik mij aan de hoeveelheden in het mandje?
Nee. Alleen de eenheidsprijzen zijn contractueel. De hoeveelheden dienen uitsluitend om inschrijvingen te vergelijken.
Wat is het verschil met de inschrijvingsstaat?
Het mandje is een simulatie bij eenheidsprijzen. De inschrijvingsstaat ontleedt een werkelijke vaste aanneemsom bij een opdracht met een vaste som.
Wat doe ik als het mandje een fout bevat?
Stel er tijdens de aanbesteding een vraag over. De aanbestedende dienst publiceert zo nodig een nota van inlichtingen. Corrigeer het document niet op eigen initiatief.